Tóm tắt nhanh: Từ 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai thực hiện theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15). Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC hết hiệu lực. Khi hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế; nếu người mua là tổ chức hoặc hộ, cá nhân kinh doanh thì phải lập văn bản thỏa thuận (biên bản) trước khi điều chỉnh/thay thế.
Bài viết tập trung vào hóa đơn điện tử lập sai và biên bản điều chỉnh/thay thế. Các trường hợp đặc thù (chiết khấu thương mại, trả lại hàng, quyết toán dự án…) chỉ được nêu tóm tắt.
- 1. Văn bản pháp luật áp dụng (rà soát ngày 02/10/2026)
- 2. Xác định loại sai sót: có phải lập lại hóa đơn không?
- 3. Khi nào bắt buộc lập biên bản (văn bản thỏa thuận)?
- 4. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử (tham khảo)
- 5. Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: dòng chữ bắt buộc
- 6. Mẫu 04/SS-HĐĐT và thông báo của cơ quan thuế
- 7. Hóa đơn lập trước 01/7/2026, phát hiện sai sau 01/7/2026
- 8. Ví dụ xử lý
- 9. Lỗi thường gặp
- Câu hỏi thường gặp
1. Văn bản pháp luật áp dụng (rà soát ngày 02/10/2026)
| Văn bản | Nội dung liên quan | Hiệu lực | Tình trạng tại 10/2026 |
|---|---|---|---|
| Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 | Khung quy định về hóa đơn, chứng từ | 01/7/2026 | Còn hiệu lực |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP (30/6/2026) | Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử; giao Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết | 01/7/2026 | Còn hiệu lực; thay thế NĐ 123/2020 và NĐ 70/2025 |
| Thông tư 91/2026/TT-BTC (30/6/2026) | Điều 10: Xử lý hóa đơn điện tử đã lập; Mẫu 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT (Phụ lục III) | 01/7/2026 | Còn hiệu lực; thay thế TT 32/2025/TT-BTC |
| NĐ 123/2020, NĐ 70/2025, TT 32/2025 | Quy định cũ (Điều 19 NĐ 123 sửa đổi) | — | Hết hiệu lực từ 01/7/2026 |
Điều này có nghĩa là: các bài viết, biểu mẫu biên bản còn trích “khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020 sửa đổi bởi Nghị định 70/2025” là căn cứ cũ. Từ 01/7/2026, căn cứ ghi trên biên bản nên là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2. Xác định loại sai sót: có phải lập lại hóa đơn không?
| Loại sai sót | Cách xử lý | Có cần biên bản? | Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT? |
|---|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác — không sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Thông báo cho người mua; không phải lập lại hóa đơn | Không | Có |
| Sai mã số thuế; tên hàng/quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế; nội dung bắt buộc khác | Chọn điều chỉnh hoặc thay thế | Có (nếu người mua là tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh) | Theo quy trình điều chỉnh/thay thế trên hệ thống |
| Hóa đơn từ máy tính tiền, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng (ô tô, xe máy…) | Chỉ được thay thế | Có (nếu người mua là tổ chức/kinh doanh) | — |
| Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn | Chỉ được điều chỉnh | — | — |
| Hóa đơn đã gửi theo Bảng tổng hợp dữ liệu (Mẫu 01/TH-HĐĐT) | Điều chỉnh/thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp kỳ sau | Không bắt buộc | Không gửi 04/SS-HĐĐT |
Căn cứ: điểm a, b, c, đ khoản 1 và điểm b khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
3. Khi nào bắt buộc lập biên bản (văn bản thỏa thuận)?
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn lập sai:
- Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
- Người mua là cá nhân (không kinh doanh): người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có) — không bắt buộc biên bản có chữ ký.
- Không bắt buộc văn bản thỏa thuận khi: chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch (điểm a.1, a.2 khoản 3 Điều 16 NĐ 254/2026); mua bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.
Người bán lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Văn bản thỏa thuận không phải gửi kèm cho cơ quan thuế.
4. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử (tham khảo)
Pháp luật không ban hành mẫu biên bản bắt buộc; doanh nghiệp tự lập nhưng phải ghi rõ nội dung sai. Gợi ý nội dung:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-----------------
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
(Số: …/BBĐC)
Căn cứ Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính;
Căn cứ hợp đồng/đơn hàng số … ngày …;
Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…, tại …, chúng tôi gồm:
BÊN BÁN (Bên A): Tên …; MST …; Địa chỉ …; Người đại diện … Chức vụ …
BÊN MUA (Bên B): Tên …; MST …; Địa chỉ …; Người đại diện … Chức vụ …
Hai bên thống nhất hóa đơn điện tử Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …
(mã CQT: … nếu có) đã lập sai như sau:
- Nội dung đã ghi: …
- Nội dung đúng: …
- Lý do sai: …
Bên A sẽ lập hóa đơn điện tử ĐIỀU CHỈNH (tăng/giảm) cho hóa đơn trên với nội dung: …
(Số tiền điều chỉnh: …; thuế suất: …; tiền thuế điều chỉnh: …)
Biên bản lập thành … bản / ký số điện tử, mỗi bên giữ … bản, có giá trị như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)Biên bản thay thế: dùng cùng bố cục, đổi tiêu đề thành “BIÊN BẢN THAY THẾ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” và câu cam kết thành “Bên A sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn trên”.
👉 Tải mẫu Word tại Thư viện tài liệu mẫu của Wacontre.
5. Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: dòng chữ bắt buộc
| Hình thức | Dòng chữ bắt buộc trên hóa đơn mới | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hóa đơn điều chỉnh | “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” | Điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm đúng thực tế |
| Hóa đơn thay thế | “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” | Ghi đầy đủ, đúng toàn bộ nội dung |
- Người bán ký số hóa đơn mới rồi gửi người mua (hóa đơn không mã) hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã (hóa đơn có mã).
- Nhiều hóa đơn sai cùng người mua trong cùng tháng (cùng thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất): được lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
- Sai tiếp lần sau: tiếp tục xử lý theo hình thức đã chọn lần đầu (đã điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh; đã thay thế thì tiếp tục thay thế) — điểm a khoản 6 Điều 10.
6. Mẫu 04/SS-HĐĐT và thông báo của cơ quan thuế
| Mẫu | Ai lập | Khi nào |
|---|---|---|
| 04/SS-HĐĐT (Phụ lục III TT 91/2026) | Người bán | Hóa đơn sai tên, địa chỉ hoặc nội dung không trọng yếu (điểm a khoản 1 Điều 10) |
| 01/TB-SSĐT (Phụ lục IV) | Hệ thống của cơ quan thuế | Tự động thông báo đã tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT |
| 01/TB-RSĐT (Phụ lục IV) | Cơ quan thuế | Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn lập sai; người bán phải rà soát và điều chỉnh/thay thế theo khoản 1 Điều 10 |
Lưu ý: Điều 10 không có thủ tục “hủy” hóa đơn đã lập sai để làm lại; hóa đơn sai được xử lý bằng thông báo (điểm a), điều chỉnh hoặc thay thế (điểm b).
7. Hóa đơn lập trước 01/7/2026, phát hiện sai sau 01/7/2026
Theo khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC:
- Hóa đơn lập theo NĐ 123/2020, NĐ 70/2025, TT 32/2025 mà phát hiện sai → điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định hiện hành (Điều 10 TT 91/2026).
- Hóa đơn lập theo NĐ 51/2010, NĐ 04/2014 (hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử thế hệ cũ) mà phát hiện sai → hai bên lập văn bản thỏa thuận và người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế với dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
8. Ví dụ xử lý
| Tình huống (tháng 10/2026) | Cách xử lý đúng |
|---|---|
| Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B, sai địa chỉ B, MST và số tiền đúng | Thông báo cho B; gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT; không lập lại hóa đơn, không cần biên bản |
| Hóa đơn ghi sai MST của B | Lập biên bản với B → lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế có dòng chữ bắt buộc |
| Hóa đơn ghi 100 triệu, thực tế 80 triệu | Lập biên bản → hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm (-20 triệu và tiền thuế tương ứng), hoặc hóa đơn thay thế ghi đúng 80 triệu |
| Hóa đơn bán xe ô tô sai số khung | Lập biên bản → chỉ được lập hóa đơn thay thế |
| Bán lẻ cho người tiêu dùng cá nhân sai đơn giá | Thông báo cho người mua (hoặc trên website) → điều chỉnh hoặc thay thế; không bắt buộc biên bản có chữ ký |
9. Lỗi thường gặp
- Ghi căn cứ cũ (Điều 19 NĐ 123/2020, NĐ 70/2025) trên biên bản lập sau 01/7/2026.
- Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế trước khi có biên bản với người mua là doanh nghiệp.
- Biên bản không ghi rõ nội dung sai (chỉ ghi chung “sai sót”) — không đáp ứng yêu cầu “ghi rõ nội dung sai”.
- Lần đầu điều chỉnh, lần sau lại thay thế — trái điểm a khoản 6 Điều 10.
- Điều chỉnh giảm nhưng ghi số dương — phải ghi số âm.
- Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn máy tính tiền — trường hợp này chỉ được thay thế.
- Gửi 04/SS-HĐĐT cho hóa đơn đã gửi theo Bảng tổng hợp — trường hợp này xử lý trên Bảng tổng hợp kỳ sau.
Câu hỏi thường gặp
Từ 01/7/2026 còn áp dụng Nghị định 70/2025 để xử lý hóa đơn sai không? Không. NĐ 123/2020, NĐ 70/2025 và TT 32/2025 hết hiệu lực từ 01/7/2026; áp dụng Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Sai tên công ty người mua có phải lập biên bản không? Không, nếu MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa đều đúng. Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Biên bản điều chỉnh có cần nộp cho cơ quan thuế không? Không. Người bán lưu tại đơn vị và xuất trình khi được yêu cầu.
Cần hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử sai sót?
Wacontre hỗ trợ rà soát hóa đơn, lập biên bản và xử lý điều chỉnh/thay thế đúng quy định. Xem dịch vụ kế toán thuế hoặc liên hệ tư vấn.
Biên soạn: Ban biên tập Wacontre · Rà soát văn bản: 02/10/2026 · Nội dung tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc hoặc tham vấn chuyên gia trước khi áp dụng.
Lịch sử cập nhật: 02/10/2026 — Cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC (thay NĐ 123/2020, NĐ 70/2025, TT 32/2025).
