Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cập nhật quy trình xử lý mới và hợp lệ. Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là nội dung quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý sai sót hóa đơn đúng quy định. Cùng tìm hiểu cách áp dụng biên bản thay thế hóa đơn điện tử, biên bản điều chỉnh hóa đơn theo chuẩn mới nhất.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót là chứng từ ghi nhận sự đồng thuận giữa bên bán và bên mua khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót và cần thay thế bằng một hóa đơn mới.
Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định: “Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu”.
Xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
1. Bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử
Trước đây, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.
Tuy nhiên, tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sẽ không hủy hóa đơn đã lập có sai sót mà thay vào đó sẽ sử dụng các phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.
2. Xử lý sai sót hóa đơn điện tử
Trường hợp sai tên công ty, địa chỉ người mua nhưng không sai Mã số thuế và không ảnh hưởng đến nghĩa vụ Thuế:
– Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hoá đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trên hệ thống Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
– Tiến hành thông báo cho người mua và không cần lập lại hóa đơn mới
Trường hợp sai Mã số thuế, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa/dịch vụ không đúng quy cách thì có thể lựa chọn lập biên bản và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
1. Mẫu biên bản xử lý hóa đơn mới nhất
Doanh nghiệp cần sử dụng mẫu biên bản phù hợp với quy định hiện hành. Mẫu biên bản cần có các nội dung chính:
-Thông tin bên bán và bên mua.
-Thông tin hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày phát hành).
-Nội dung sai sót.
-Nội dung điều chỉnh/thay thế.
-Cam kết của các bên và chữ ký xác nhận.
2. Những lưu ý quan trọng:
Bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh giữa người bán và người khi trước khi tiến hành điều chỉnh/thay thế hóa đơn (nếu là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh).
Doanh nghiệp được lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng của cùng 1 khách hàng.
Nếu hóa đơn đó đã áp dụng hình thức điều chỉnh rồi thì lần xử lý sau phải áp dụng tiếp tục hình thức ban đầu, không được chuyển sang thay thế và ngược lại.
3. Thời điểm và thời hạn lập biên bản theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Không có quy định cụ thể về thời hạn lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế sau khi phát hiện sai sót.
Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh rủi ro pháp lý, người bán nên thực hiện việc điều chỉnh hoặc thay thế trong thời gian sớm nhất sau khi phát hiện sai sót và hoàn tất biên bản thỏa thuận với người mua.
Trách nhiệm và xử phạt khi không lập biên bản đúng quy định
1. Trách nhiệm của người bán và người mua
-Người bán chịu trách nhiệm chính trong việc rà soát, phát hiện và chủ động liên hệ với người mua để lập biên bản điều chỉnh.
-Người mua có trách nhiệm phối hợp xác nhận nội dung sai sót, ký xác nhận biên bản.
–Cả hai bên phải lưu trữ chứng từ đầy đủ theo thời hạn quy định của pháp luật.
2. Các mức phạt hành chính theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Một số mức xử phạt có thể áp dụng:
-Phạt tiền từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không lập biên bản khi có sai sót hóa đơn.
-Phạt đến 10.000.000 đồng nếu sai sót gây hậu quả về thuế mà không có biên bản điều chỉnh.
-Tùy mức độ, cơ quan thuế có thể yêu cầu kê khai lại hoặc ấn định thuế.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót là công cụ pháp lý cần thiết giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời các sai sót phát sinh mà không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Nắm rõ quy định trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng thủ tục, tránh bị xử phạt và đảm bảo minh bạch trong hoạt động kế toán – tài chính.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
Nhấn đăng ký ngay để nhận mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn mới nhất
