Việc thực hiện báo cáo sử dụng lao động định kỳ là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về báo cáo lao động nước ngoài và trong nước, giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định báo cáo lao động 2025 để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro hành chính không đáng có.
Báo cáo sử dụng lao động là gì?
Báo cáo sử dụng lao động (hay còn gọi là báo cáo tình hình thay đổi lao động) là một thủ tục hành chính định kỳ mà người sử dụng lao động phải thực hiện để thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước về số lượng, chất lượng và biến động nhân sự trong doanh nghiệp của mình.
Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý được quy định rõ trong Bộ luật Lao động 2019 mà còn là cơ sở dữ liệu quan trọng để Nhà nước hoạch định các chính sách về việc làm, đào tạo nghề và an sinh xã hội.
Đối với doanh nghiệp, việc thực hiện đúng và đủ các báo cáo này mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tuân thủ pháp luật: Tránh bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Thuận lợi cho thủ tục hành chính khác: Duy trì hồ sơ doanh nghiệp “sạch” là điều kiện tiên quyết khi xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài, giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội, hay tham gia đấu thầu.
- Quản trị minh bạch: Thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị nhân sự (HR).
Năm 2025, công tác quản lý lao động tiếp tục được đẩy mạnh chuyển đổi số. Do đó, bộ phận Nhân sự (HR) cần phân biệt rõ hai loại báo cáo chính: Báo cáo lao động Việt Nam và Báo cáo lao động nước ngoài để thực hiện đúng quy định.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động Việt Nam
Đây là báo cáo áp dụng cho tất cả người lao động Việt Nam đang làm việc tại doanh nghiệp. Quy định về báo cáo này chủ yếu dựa trên Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP).
1. Thời hạn và tần suất báo cáo
Người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo định kỳ 06 tháng một lần. Thời hạn cụ thể được quy định cố định hàng năm như sau:
- Kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05 tháng 6 hàng năm.
- Số liệu chốt: Tính đến thời điểm báo cáo (thường là hết ngày 30/5).
- Kỳ báo cáo hằng năm (cuối năm): Nộp trước ngày 05 tháng 12 hàng năm.
- Số liệu chốt: Tính đến thời điểm báo cáo (thường là hết ngày 30/11).
> Lưu ý: Nếu ngày 05 trùng vào ngày nghỉ cuối tuần hoặc Lễ, Tết, thời hạn được tính vào ngày làm việc tiếp theo. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chủ động nộp sớm để tránh tình trạng nghẽn mạng hệ thống vào ngày cuối.
2. Mẫu biểu quy định
Mẫu báo cáo chuẩn hiện hành là Mẫu số 01/PLI (Ban hành kèm theo Phụ lục I của Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
Nội dung chính của Mẫu 01/PLI bao gồm:
- Thông tin chung: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động.
- Số liệu tổng hợp: Tổng số lao động đầu kỳ, số tăng/giảm trong kỳ, và số lao động cuối kỳ.
- Phân loại chi tiết:
- Theo loại hợp đồng: Không xác định thời hạn, Xác định thời hạn (12-36 tháng), Dưới 1 tháng…
- Theo trình độ chuyên môn: Nhà quản lý, Chuyên môn kỹ thuật bậc cao/trung, Công nhân kỹ thuật, Lao động giản đơn…
> Mẹo cho HR: Khi điền mẫu này, cần đảm bảo số liệu khớp với bảng lương và danh sách đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) của cùng kỳ. Sự chênh lệch số liệu giữa báo cáo lao động và báo cáo đóng BHXH là lỗi thường gặp nhất khi cơ quan chức năng thực hiện thanh tra.
3. Hướng dẫn và quy trình nộp báo cáo
Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp báo cáo thông qua các phương thức sau, tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng địa phương và cơ sở hạ tầng kỹ thuật:
Phương thức 1: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (Khuyên dùng) Đây là phương thức chính thống, áp dụng toàn quốc và liên thông dữ liệu với cơ quan Bảo hiểm xã hội.
- Chuẩn bị: USB Token (Chữ ký số) của doanh nghiệp còn hạn.
- Truy cập: Website dichvucong.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản Doanh nghiệp.
- Tìm thủ tục: Gõ từ khóa “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH… và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
- Kê khai: Điền thông tin trực tuyến hoặc tải file hồ sơ lên hệ thống.
- Gửi hồ sơ: Chọn cơ quan nhận là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, ký số và nhấn gửi.
Phương thức 2: Nộp qua Google Form/Email (Áp dụng tại TP.HCM, Bình Dương…) Do số lượng doanh nghiệp lớn, các thành phố lớn thường sử dụng kênh này để giảm tải và thu thập dữ liệu nhanh.
- Theo dõi thông báo: Vào tháng 5 và tháng 11, truy cập website của Sở LĐ-TB&XH địa phương để lấy thông báo hướng dẫn.
- Truy cập Link: Click vào đường link Google Form hoặc quét mã QR Code trong thông báo.
- Nhập liệu: Điền các số liệu tương tự Mẫu 01/PLI trực tiếp trên Form.
- Đính kèm: Upload bản scan (PDF) của báo cáo đã có chữ ký giám đốc và dấu mộc đỏ.
- Lưu chứng từ: Chụp màn hình thông báo “Đã gửi thành công” để làm bằng chứng đối chiếu sau này.
Phương thức 3: Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện Dành cho các địa phương chưa áp dụng triệt để nộp online hoặc khi hệ thống gặp sự cố.
- Doanh nghiệp in 02 bản cứng, ký tên đóng dấu.
- Nộp tại bộ phận “Một cửa” của Sở LĐ-TB&XH hoặc gửi thư bảo đảm (giữ lại biên lai bưu điện).
-> Nhận mẫu báo cáo lao động Việt Nam tại đây
Báo cáo tình hình sử dụng người lao động nước ngoài
Đối với các doanh nghiệp có sử dụng lao động là người nước ngoài (Expats), ngoài báo cáo chung ở Phần 1, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thêm báo cáo chuyên biệt này theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
1. Thời hạn và tần suất báo cáo
Doanh nghiệp báo cáo định kỳ 06 tháng một lần. > Lưu ý đặc biệt: Thời hạn nộp báo cáo lao động nước ngoài TRỄ HƠN 1 THÁNG so với báo cáo lao động Việt Nam.
- Kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05 tháng 7 hàng năm.
- Số liệu chốt: Từ ngày 15 tháng 12 năm trước đến ngày 14 tháng 6 của kỳ báo cáo.
- Kỳ báo cáo hằng năm: Nộp trước ngày 05 tháng 1 của năm tiếp theo.
- Số liệu chốt: Từ ngày 15 tháng 12 năm trước đến ngày 14 tháng 12 của kỳ báo cáo.
2. Mẫu biểu quy định
Từ ngày 18/09/2023, Nghị định 70/2023/NĐ-CP có hiệu lực đã thay đổi mẫu báo cáo cũ. Mẫu mới nhất hiện nay là Mẫu số 07/PLI.
Nội dung chính của Mẫu 07/PLI:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, Quốc tịch, Số hộ chiếu.
- Thông tin pháp lý: Số Giấy phép lao động (hoặc văn bản xác nhận miễn GPLĐ), ngày cấp, ngày hết hạn.
- Vị trí công việc: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hay Lao động kỹ thuật.
- Hình thức làm việc: Thực hiện hợp đồng lao động, Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp…
> Quan trọng: Vị trí công việc (Job Title) kê khai trong báo cáo phải hoàn toàn trùng khớp với chức danh ghi trên Giấy phép lao động (Work Permit) đã được cấp.
3. Hướng dẫn và quy trình nộp báo cáo
Tương tự như báo cáo trong nước, quy trình nộp báo cáo lao động nước ngoài cũng được chia thành các phương thức sau:
Phương thức 1: Nộp qua Cổng dịch vụ công của Bộ LĐ-TB&XH (Cục Việc làm) Đây là cổng thông tin chuyên biệt quản lý lao động nước ngoài.
- Truy cập: dvc.vieclamvietnam.gov.vn
- Đăng nhập: Sử dụng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký.
- Nộp hồ sơ: Chọn mục “Báo cáo tình hình sử dụng người lao động nước ngoài”, tải lên file báo cáo (Mẫu 07/PLI) và gửi đi.
Phương thức 2: Nộp qua Cổng thông tin điện tử/Google Form của Sở địa phương Tại TP.HCM và một số tỉnh thành, Sở LĐ-TB&XH thường yêu cầu nộp qua một đường link Google Form riêng biệt, khác với link báo cáo lao động Việt Nam.
- Quy trình: Doanh nghiệp cần đọc kỹ công văn hướng dẫn của Sở mỗi kỳ báo cáo để lấy đúng đường link nộp hồ sơ cho người nước ngoài.
Phương thức 3: Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện Nộp bản cứng trực tiếp tại Sở LĐ-TB&XH hoặc gửi bảo đảm qua đường bưu điện. Doanh nghiệp cần giữ lại biên nhận hoặc dấu bưu điện xác nhận ngày gửi để chứng minh đã nộp đúng hạn.
-> Nhận mẫu báo cáo lao động nước ngoài tại đây
Chế tài xử phạt vi phạm mới nhất 2025
Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan với báo cáo này. Tuy nhiên, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt và các hệ quả đi kèm đã được quy định rất chặt chẽ.
1. Phạt tiền đối với chậm nộp hoặc không nộp báo cáo
Hành vi không báo cáo hoặc báo cáo không đúng thời hạn, không đúng nội dung quy định sẽ bị xử phạt như sau:
- Đối với Báo cáo lao động Việt Nam:
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không khai trình hoặc không báo cáo tình hình thay đổi về lao động.
- Đối với Báo cáo lao động nước ngoài:
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi không báo cáo hoặc báo cáo không đúng nội dung, thời hạn.
(Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức/doanh nghiệp bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân).
2. Các rủi ro pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động tuyển dụng
Ngoài việc bị phạt tiền, hậu quả nghiêm trọng hơn là việc doanh nghiệp bị đưa vào danh sách cảnh báo của cơ quan quản lý lao động. Điều này dẫn đến:
- Khó khăn khi xin Giấy phép lao động (Work Permit): Khi nộp hồ sơ xin cấp mới/gia hạn GPLĐ, cơ quan chức năng sẽ tra soát lịch sử chấp hành. Nếu thiếu báo cáo, hồ sơ sẽ bị ách tắc hoặc yêu cầu giải trình phức tạp.
- Tăng nguy cơ thanh tra: Doanh nghiệp dễ bị liệt vào danh sách thanh tra lao động định kỳ hoặc đột xuất.
- Ảnh hưởng uy tín: Gây khó khăn khi tham gia các gói thầu yêu cầu chứng minh năng lực tuân thủ pháp luật hoặc khi làm việc với các đối tác nước ngoài khắt khe về Compliance.
Kết luận
Việc thực hiện báo cáo sử dụng lao động (cả lao động Việt Nam và nước ngoài) trong năm 2025 đòi hỏi bộ phận Nhân sự sự tỉ mỉ và cập nhật liên tục. Không chỉ dừng lại ở việc điền mẫu, HR cần nắm vững quy trình nộp online trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc các kênh Google Form đặc thù để đảm bảo báo cáo được ghi nhận hợp lệ.
Tuân thủ đúng quy định báo cáo là cách đơn giản và hiệu quả nhất để doanh nghiệp xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu hút và quản lý nhân tài.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn [email protected] để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
