企業にとって労働使用状況報告書の定期的な提出は必須の義務です。本記事では、外国人労働者報告および国内労働者に関する手続き詳細を解説し、企業が2025年の最新規定を把握し、法的リスクを回避できるよう支援します。
労働使用状況報告書とは
労働使用状況報告書とは、使用者が国家管理機関に対し、企業内の人員の数、質、および変動状況を通知するために定期的に行わなければならない行政手続きです。
これは2019年労働法で明確に規定された法的義務であるだけでなく、国が雇用、職業訓練、社会保障に関する政策を策定するための重要なデータベースでもあります。
企業にとって、これらの報告を正確かつ完全に行うことは、実務上の多くのメリットをもたらします。
- 法令遵守:行政処分の回避。
- 行政手続きの円滑化:外国人の労働許可証(ワークパーミット)の申請、社会保険給付の手続き、入札参加などの際、企業のコンプライアンス記録が「クリーン」であることが必須条件となります。
- 透明性のある管理:人事(HR)管理における専門性と透明性を示します。
2025年も引き続き、労働管理のデジタルトランスフォーメーション(DX)が推進されます。したがって、人事担当者(HR)は規定を遵守するために、**「ベトナム人労働者報告」と「外国人労働者報告」**の2つの主要な報告を明確に区別する必要があります。
ベトナム人労働者の使用状況報告
本報告は、企業で働くすべてのベトナム人労働者に適用されます。主に関連規定に基づき規定されています。
1. 報告期限と頻度
使用者は6ヶ月に1回、定期報告を行う必要があります。具体的な期限は毎年固定されています。
- 上半期報告(6ヶ月):毎年6月5日までに提出。
- データ基準日:報告時点まで(通常は5月30日終了時点)。
- 年次報告(下半期・年末):毎年12月5日までに提出。
- データ基準日:報告時点まで(通常は11月30日終了時点)。
>留意点:5日が週末や祝日に重なる場合、期限は翌営業日に繰り越されます。ただし、最終日はシステムが混雑する可能性があるため、早めの提出を推奨します。
2. 規定の書式(フォーム)
現在適用されている標準書式は、フォーム01/PLIです。
フォーム01/PLIの主な内容:
- 一般情報:企業名、税コード、住所、事業分野。
- 集計データ:期首の労働者総数、期中の増減数、期末の労働者数。
- 詳細分類:
- 契約種類別:無期契約、有期契約(12～36ヶ月)、1ヶ月未満など。
- 専門資格別:管理職、上級/中級技術専門家、技術労働者、単純労働者など。
>HRへのアドバイス:記入の際、データが同期間の給与台帳および社会保険納付リストと一致していることを確認してください。労働報告と社会保険報告のデータの不一致は、当局の監査で最も指摘されやすい誤りです。
3. 提出方法と手順
現在、企業は地域の規定やインフラ状況に応じて、以下の方法で提出することができます。
方法1:国家公共サービスポータル経由のオンライン提出(推奨)これは全国的に適用される公式な方法であり、社会保険機関のデータと連携しています。
- 準備:有効な企業の電子署名(USBトークン)。
- アクセス:dichvucong.gov.vnにアクセスし、企業アカウントでログイン。
- 検索:キーワード「労働使用状況報告と社会保険調整登録の連携」を検索。
- 申告:オンラインで情報を入力するか、ファイルをアップロード。
- 送信:受付機関として本社所在地の労働傷病兵社会局(DOLISA)を選択し、電子署名を行って送信。
方法2:Googleフォーム/メール経由(ホーチミン市、ビンズオン省などで適用)企業数が多いため、大都市では負荷軽減と迅速なデータ収集のためにこの方法を採用することがよくあります。
- 通知確認:5月と11月に、現地のDOLISAウェブサイトで案内を確認。
- リンクへのアクセス:案内にあるGoogleフォームのリンクをクリックするか、QRコードをスキャン。
- データ入力:フォーム01/PLIと同様の数値をフォームに直接入力。
- 添付:社長署名と赤印が押された報告書のスキャンデータ(PDF)をアップロード。
- 証跡保存:「送信完了」画面のスクリーンショットを保存し、後の照合用に保管。
方法3:直接提出または郵送オンライン提出が完全に導入されていない地域、またはシステム障害時向け。
- ハードコピーを2部印刷し、署名・捺印。
- DOLISAの「ワンストップ」窓口に提出するか、書留郵便で送付(郵便受領証を保管)。
-> ベトナム労働報告書テンプレートはこちら:こちらから
外国人労働者の使用状況報告
外国人労働者(駐在員・現地採用外国人)を雇用している企業は、第1部の一般報告に加え、この専門報告を行う義務があります。
1. 報告期限と頻度
企業は6ヶ月に1回、定期報告を行います。>特別留意点:外国人労働者報告の期限は、ベトナム人労働者報告よりも1ヶ月遅い設定となっています。
- 上半期報告(6ヶ月):毎年7月5日までに提出。
- データ基準期間:前年12月15日から報告期間の6月14日まで。
- 年次報告:翌年の1月5日までに提出。
- データ基準期間:前年12月15日から報告期間の12月14日まで。
2. 規定の書式(フォーム)
2023年9月18日より施行された規定に伴い、書式が変更されました。最新の標準書式はフォーム07/PLIです。
フォーム07/PLIの主な内容:
- 個人情報:氏名、国籍、パスポート番号。
- 法的情報:労働許可証番号(または免除確認書)、発行日、有効期限。
- 職位:管理者、執行役員、専門家、または技術労働者。
- 勤務形態:労働契約の履行、企業内転勤など。
>重要:報告書に記載する職位(Job Title)は、発行済みの労働許可証に記載されている職名と完全に一致していなければなりません。
3. 提出方法と手順
国内報告と同様に、外国人労働者報告のプロセスも以下の方法に分かれます。
方法1:労働傷病兵社会省(雇用局)の公共サービスポータル経由外国人労働者管理に特化したポータルサイトです。
- アクセス:dvc.vieclamvietnam.gov.vn
- ログイン:登録済みの企業アカウントを使用。
- 提出:「外国人労働者使用状況報告」を選択し、ファイル(フォーム07/PLI)をアップロードして送信。
方法2:現地の局ポータル/Googleフォーム経由ホーチミン市や一部の省では、ベトナム人労働者報告とは別のGoogleフォームリンクを通じて提出を求めることが一般的です。
- 手順:企業は報告時期ごとにDOLISAの公文書をよく読み、正しい提出用リンクを取得する必要があります。
方法3:直接提出または郵送DOLISAにハードコピーを直接提出するか、書留郵便で送付します。期限内に提出したことを証明するために、受領証または発送日の消印を必ず保管してください。
-> 外国人労働者報告書のフォームはこちら:こちらから
2025年の違反に対する最新の罰則
多くの企業がこの報告を軽視しがちです。しかし、厳格な罰金およびそれに伴う不利益が規定されています。
1. 提出遅延または未提出に対する罰金
報告を行わない、または期限通り・規定内容通りに報告しない行為は、以下の通り処罰されます。
- ベトナム人労働者報告の場合:
- 労働使用の申告または労働変動状況の報告を行わなかった使用者に対し、5,000,000 VND～10,000,000 VNDの罰金。
- 外国人労働者報告の場合:
- 外国人労働者の使用状況について報告しない、または内容・期限を遵守せずに報告した場合、1,000,000 VND～3,000,000 VNDの罰金。
(注:上記の罰金額は個人に対するものです。組織・企業に対する罰金額は個人の2倍となります)。
2. 採用活動に影響する法的リスク
金銭的な罰金以上に深刻な結果は、労働当局の警告リストに掲載されることです。これにより以下の問題が生じます。
- 労働許可証(ワークパーミット)申請への支障:新規または更新の申請時、当局はコンプライアンス履歴を照会します。報告が欠落している場合、申請が却下されたり、複雑な説明を求められたりして手続きが停滞します。
- 監査リスクの増大:定期または抜き打ちの労働監査の対象リストに入りやすくなります。
- 社会的信用の低下:法令遵守能力の証明が必要な入札案件や、コンプライアンスに厳しい外国パートナーとの取引において不利になります。
結論
2025年の労働使用状況報告(ベトナム人および外国人の双方)の実施には、人事部門の細心の注意と情報の継続的なアップデートが求められます。単にフォームに記入するだけでなく、国家公共サービスポータルや特定のGoogleフォームでのオンライン提出プロセスを熟知し、報告が有効に受理されるようにする必要があります。
報告規定の遵守は、企業が強固な法的基盤を築き、優秀な人材の獲得と管理を円滑に進めるための最もシンプルかつ効果的な方法です。
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