Để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên sau một thời gian làm việc các doanh nghiệp tiến hành lập hồ sơ nộp bảo hiểm cho các cá nhân người lao động. Dưới đây là các bước chi tiết thực hiện để tham gia bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và giải quyết các chế độ khác của người lao động.
Các bước đăng ký bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp
Hiện nay tất cả các doanh nghiệp đều tiến hành đăng ký tham gia bảo hiểm trên phần mềm. Sau đây sẽ là hướng dẫn các bước đăng ký và giải quyết chế độ đối với từng trường hợp cụ thể thực hiện trên phần mềm như sau:
| STT | THỦ TỤC | HỒ SƠ | PHƯƠNG THỨC GỬI |
| 1 | Thủ tục đăng ký lần đầu với BHXH | -Giấy ĐKKD của công ty (hiện nay gửi qua PM nên không cần gửi bản DKKD như trước) – DS D02 báo tăng lao động mớiThủ tục:- Sau khi có đủ token, phần mềm, bên Phần mềm họ sẽ hỗ trợ kê khai thông tin lần đầu (mà kê khai thông tin rất đơn giản tự có thể kê khai được)- Sau khi cắm token, cài đặt phần mềm….đăng nhập vào hệ thống và gửi hồ sơ là xong | 1/ Mua token (nếu công ty chưa có, nếu Kế toán đã có thì token dùng chung) chỉ mua thêm phần mềm BH. 2/ Khi mua PMBH sẽ có giấy chứng nhận sử dụng Phần mềm. có ID và pass để đăng nhập.Nếu chưa có token thì liên hệ với các cơ quan đặt token |
| 2 | Gia hạn thẻ BHYT hàng năm | Gửi bản đăng ký địa chỉ khám chữa bệnh ban đầu nếu có thay đổi theo DS thông tin đầy đủ.Đóng tiền BHXH đầy đủKê khai trực tuyến tại mục lựa chọn: cấp thẻ ….Trên PM bảo hiểm có sẵn các form mẫu liên quan. | |
| 3 | Chốt sổ cho người lao động nghỉ việc | Khi có lao động nghỉ việc muốn bảo giảm tháng nào thì thực hiện báo giảm trên Phần mềm từ tháng kế trước.Ví dụ báo giảm T8 thì tháng 7 báo giảm để đảm bảo không phát sinh truy thu BHYTTrường hợp báo giảm muộnMặc dù Công Văn 2533/BHXH-QLT không thu hồi thẻ BHYT của người lao động kể từ ngày 18/10/2016 nhưng thực tế, khi báo giảm trên hệ thống vẫn phải tích vào mục cam kết trả thẻ.Trên hệ thống khi giảm hẳn thì thẻ BHYT tự động không còn giá trị sử dụng nhưng viêc Bảo hiểm thu lại là đề phòng các trường hợp có thể hệ thống không cập nhật được mà người lao động vẫn sử dụng được thẻ BHYT. | -Sổ BH bản cứng gửi lên BH (nhận giấy hẹn tại 1 cửa)-Thực hiện báo giảm trên hệ thống nên không cần in bản cứng.-Quyết định chấm dứt HĐ để nếu người lao động có đủ đk thì hưởng BH thất nghiệp |
| 4 | Các cách xử lý các lỗi của Bảo hiểm như: Gộp sổ, trùng sổ, chậm báo tăng giảm, quên báo tăng giảm, sai thông tin người lao động, mất sổ, thoái thu, truy tru,… | Khi xảy ra các lỗi này, liên hệ với BHXH để được hưởng dẫn.Thông thường sẽ xử lý lỗi như sau:1. Làm thủ tục khai báo bổ sung trên phần mềm2. Làm văn bản giải trình gửi qua bưu điện tới BH3. Đối chiếu thoái thu truy thu chênh lệch bằng: ủy nhiệm chi của công ty, danh sách lao động tại phần mềm và danh sách đóng tiền theo ủy nhiệm chi. | |
| 5 | Báo giảm ngược 6 tháng | Trường hợp muốn báo giảm ngược, là rất khó khăn nhưng nếu là các công ty nhỏ, vẫn có thể trao đổi thương lượng và thỏa thuận với bhxh về vấn đề này (như công ty quá khó khăn, không có tiền đóng…. |
Phương thức đóng hàng tháng đối với doanh nghiệp
-Hằng tháng, đóng tiền bảo hiểm chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng.
-Doanh nghiệp trích tiền đóng BHXH trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc đồng thời trích từ tiền lương đóng BHXH của từng người lao động theo quy định. Chuyển hai khoản tiền này cùng một lúc vào tài khoản mở tại ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước của cơ quan BHXH.
Phương thức đóng tiền bảo hiểm theo 03 tháng hoặc 06 tháng một lần
Doanh nghiệp hoạt động, kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm hoặc khoán thì đóng theo 3 hoặc 6 tháng một lần.
Chậm nhất là đến ngày cuối tháng của phương thức đóng doanh nghiệp phải chuyển đủ tiền cho BHXH.
Địa điểm đóng BHXH
Doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký BHXH ở địa bàn tỉnh đó theo phân cấp cấp của BHXH tỉnh này.
Chi nhánh đặt ở địa bàn nào thì đăng ký BHXH ở địa bàn tỉnh đó theo phân cấp cấp của BHXH tỉnh hoặc tại địa bàn của công ty mẹ.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết các bước khi thực hiện đăng ký bảo hiểm trên phần mềm hiện nay.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
