Tìm hiểu chi tiết thế nào là chi phí hợp lý của Doanh nghiệp và cách áp dụng đúng quy định khi tính thuế TNDN. Thế nào là chi phí hợp lý của Doanh nghiệp? Việc xác định chi phí hợp lý, chi phí được trừ, và các quy định thuế TNDN là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tuân thủ pháp luật.
Thế nào là chi phí hợp lý của Doanh nghiệp?
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phát sinh rất nhiều chi phí khác nhau. Tuy nhiên, không phải loại chi phí nào cũng được cơ quan thuế chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Do đó, việc xác định “chi phí hợp lý” đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật về thuế, vừa tối ưu chi phí.
Các tiêu chí xác định chi phí hợp lý theo quy định thuế
1. Có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Chi phí hợp lý là những khoản chi trực tiếp phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như chi phí mua nguyên vật liệu, lương nhân viên, khấu hao Tài sản cố định, tiền thuê văn phòng, điện nước, … Tất cả phải góp phần tăng doanh thu hoặc duy trì hoạt động.
2. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định
Chi phí chỉ được coi là hợp lý khi có đầy đủ hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý, … theo quy định. Thiếu chứng từ sẽ dẫn đến việc không được ghi nhận chi phí.
3. Thanh toán đúng hình thức theo quy định pháp luật
Theo quy định, hóa đơn giá trị trên 20 triệu đồng hoặc nhiều hóa đơn của cùng 1 nhà cung cấp xuất trong cùng 1 ngày tổng giá trị trên 20 triệu bắt buộc phải thanh toán qua chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, uỷ nhiệm chi) mới được ghi nhận chi phí hợp lệ.
4. Phù hợp với mức chi tiêu bình thường và không vượt định mức
Việc phát sinh nhiều chi phí với mức rất cao như tiền lương, phí ăn uống tiếp khách, mua sắm VPP, … so với doanh thu thì chi phí sẽ bị loại bớt. Doanh nghiệp cần tuân theo tỷ lệ chi đã được quy định trong Luật thuế TNDN.
5. Được ghi nhận đúng kỳ kế toán
Chi phí có hợp lý đến mấy mà ghi nhận sai kỳ (đưa vào không đúng năm tài chính, hạch toán sai tài khoản) cũng sẽ không được ghi nhận.
Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là các khoản chi mà doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động nhưng những khoản này không đủ điều kiện để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Ví dụ: chi ngoài cho cá nhân không liên quan đến doanh nghiệp, chi không có đầy đủ chứng từ hóa đơn hợp pháp, trích khấu hao vượt mức so với quy định, những khoản tiền phạt vi phạm hành chính … Chi phí không hợp lý sẽ bị loại, làm tăng số thuế phải nộp.
Cách hạch toán và lưu trữ chứng từ chi phí hợp lý hiệu quả
Việc hạch toán và lưu trữ chứng từ một cách khoa học và đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn là bằng chứng quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra. Doanh nghiệp cần thực hiện các nguyên tắc sau:
-Ghi nhận chi phí vào đúng tài khoản kế toán và đúng kỳ kế toán phát sinh.
-Lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý… Các chứng từ này phải là bản gốc, rõ ràng, hợp pháp và có đầy đủ chữ ký, dấu (nếu cần).
-Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP để theo dõi và lưu trữ điện tử chứng từ, tránh thất lạc.
-Đào tạo nhân sự kế toán nắm rõ các quy định mới về thuế và lưu trữ hồ sơ chứng từ.
Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến Chi phí hợp lý và không hợp lý
VD1: Chi trả lương cho nhân viên – có hợp đồng lao động, người lao động ký nhận bảng lương và mức lương đúng với thỏa thuận quy chế lương/thưởng của công ty.
=> Ghi nhận chi phí hợp lý
VD2: Chi tiền thuê văn phòng hằng tháng 30 triệu VNĐ – có hợp đồng thuê nhà, có hóa đơn GTGT của bên dịch vụ cho thuê, thanh toán bằng tài khoản ngân hàng của công ty.
=> Ghi nhận chi phí hợp lý
VD3: Giám đốc mang xe hơi riêng đi bảo dưỡng, xuất hóa đơn GTGT về cho công ty yêu cầu thanh toán và ghi nhận vào chi phí.
=> Không được ghi nhận – bị loại (tài sản cá nhân, không phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh).
VD4: Mua đồ dùng văn phòng tại tiệm tạp hóa – người bán không xuất hóa đơn, chỉ có biên lai bán hàng viết tay và phiếu chi tiền mặt
=> Không được ghi nhận – bị loại (không có hóa đơn hợp pháp).
Việc hiểu và áp dụng đúng khái niệm chi phí hợp lý sẽ giúc doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí hợp lý, vừa tránh được những rủi ro trong thanh tra, quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẻ với bộ phận kế toán, tài chính và luật sư để xây dựng hệ thống chi phí minh bạch, hợp lý và hiệu quả.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
