Hướng dẫn tra soát khi nộp sai tiểu mục thuế, giúp doanh nghiệp xử lý đúng quy trình và tránh bị xử phạt. Nộp sai tiểu mục thuế là lỗi thường gặp trong quá trình kê khai thuế. Bài viết hướng dẫn tra soát tiểu mục thuế, xử lý khi nộp sai nhằm giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Nộp sai tiểu mục thuế là gì?
Trong hệ thống ngân sách nhà nước, mỗi khoản thuế, phí được quy định bằng một mã tiểu mục cụ thể nhằm giúp cơ quan thuế dễ dàng phân loại, thống kê và ghi nhận các khoản thu. Nộp sai tiểu mục thuế có nghĩa là doanh nghiệp hoặc cá nhân đã chuyển tiền vào ngân sách nhà nước nhưng chọn sai mã tiểu mục tương ứng với khoản thuế cần nộp. Mặc dù số tiền đã vào ngân sách, nhưng nếu mã tiểu mục bị sai, khoản tiền này sẽ không được ghi nhận đúng nghĩa vụ thuế của người nộp.
Việc nộp sai có thể xảy ra ở nhiều loại thuế như: thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế môn bài,… Do đó, việc hiểu rõ về tiểu mục và quy trình tra soát, điều chỉnh là rất quan trọng với bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
Nguyên nhân thường gặp dẫn đến nộp sai tiểu mục thuế
1. Nhập sai số tiền hoặc sai mã tiểu mục thuế
Trong quá trình nộp thuế điện tử hoặc điền thông tin thanh toán, kế toán có thể nhập sai số tiền hoặc chọn nhầm mã tiểu mục thuế.
Việc này thường xuất phát từ sự thiếu kiểm tra hoặc nhầm lẫn do không hiểu rõ cấu trúc các tiểu mục thuế..
2. Nhân viên kế toán chưa nắm rõ cách phân loại
Nhân sự mới hoặc chưa được đào tạo bài bản về các loại tiểu mục thường dễ nhầm lẫn giữa các loại thuế hoặc giữa tiểu mục thuế và phí khác nhau. Điều này dẫn đến việc chọn sai mã khi nộp thuế.
3. Không kiểm tra kỹ trước khi nộp
Nhiều doanh nghiệp có quy trình kiểm soát chưa chặt chẽ, không có bước rà soát lại thông tin trước khi xác nhận giao dịch nộp thuế, dẫn đến việc sai sót không được phát hiện kịp thời.
Hậu quả khi nộp sai tiểu mục thuế
1. Ảnh hưởng đến việc ghi nhận nghĩa vụ thuế
Dù đã nộp tiền vào ngân sách, nhưng nếu tiểu mục bị sai, nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp vẫn được xem là chưa hoàn thành. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc cấp giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.
2. Dễ bị xử phạt hành chính, tiền chậm nộp
Khi cơ quan thuế không ghi nhận đúng khoản nộp, hệ thống sẽ tính đó là khoản thiếu và bắt đầu tính tiền chậm nộp. Nếu doanh nghiệp không kịp tra soát và điều chỉnh, có thể bị phạt hành chính và bị truy thu lãi.
Mẫu công văn và thủ tục tra soát tiểu mục thuế
1. Mẫu công văn tra soát mới nhất (01/TS)
Mẫu thư tra soát mới nhất (01/TS) ban hành theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính giúp doanh nghiệp thực hiện yêu cầu điều chỉnh thông tin nộp thuế sai, bao gồm: thông tin người nộp thuế, nội dung sai sót, số tiền, thời điểm nộp, tài khoản kho bạc, tiểu mục nộp thuế về đúng.
2. Hình thức nộp: qua mạng, trực tiếp hoặc bưu điện
Doanh nghiệp có thể nộp công văn tra soát trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý, gửi qua hệ thống thuế điện tử (etax), hoặc gửi bằng đường bưu điện có xác nhận. Việc nộp qua mạng được khuyến khích vì tiết kiệm thời gian và dễ theo dõi trạng thái xử lý.
Hướng dẫn tra soát và xử lý khi nộp sai tiểu mục thuế
1. Xác định sai sót thông qua chứng từ và cổng thông tin thuế
Doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu sao kê ngân hàng, giấy nộp tiền và hệ thống etax để kịp thời phát hiện các khoản nộp sai mã. Nếu phát hiện sai, cần xác định rõ thông tin liên quan để chuẩn bị công văn tra soát.
2. Chuẩn bị hồ sơ tra soát theo mẫu quy định
Hồ sơ gồm: công văn mẫu 01/TS, bản sao giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, sao kê chuyển khoản (nếu có), các giấy tờ khác tùy theo yêu cầu từng Chi cục Thuế. Tất cả nên đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp.
3. Gửi công văn đề nghị điều chỉnh sai sót
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp gửi công văn đến cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận, rà soát và nếu đủ điều kiện sẽ ra thông báo điều chỉnh khoản nộp sai.
4. Theo dõi phản hồi và kết quả xử lý từ cơ quan thuế
Thời gian xử lý thường từ 5-10 ngày làm việc. Doanh nghiệp cần theo dõi email, thông báo trên etax hoặc liên hệ trực tiếp với cán bộ thuế để nắm được tiến độ xử lý.
Kết luận
1. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi nộp
Việc kiểm tra kỹ các thông tin như mã tiểu mục, tên khoản thu, tài khoản ngân sách cần được thực hiện nghiêm túc trước khi nộp tiền để tránh sai sót không đáng có.
2. Lưu trữ hồ sơ và cập nhật quy định mới thường xuyên
Mọi hồ sơ nộp thuế cần được lưu trữ đầy đủ. Đồng thời, kế toán nên theo dõi cập nhật mới từ Tổng cục Thuế để nắm rõ các biểu mẫu và quy trình mới nhất.
3. Đào tạo kế toán nội bộ về phân loại tiểu mục thuế
Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo hoặc cập nhật định kỳ cho bộ phận kế toán để nâng cao kỹ năng nhận diện và phân loại đúng mã tiểu mục thuế, tránh gây sai sót sau này.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
Nhấn đăng ký ngay để nhận form tại đây
