Trong thời đại số hóa, nhu cầu ký kết hợp đồng qua nền tảng điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến. Bên cạnh hợp đồng giấy truyền thống, hợp đồng điện tử là phương thức mới giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ xử lý và nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lo lắng về tính pháp lý và quy trình thực hiện loại hợp đồng này. Bài viết sau sẽ cung cấp toàn cảnh về hợp đồng, đặc biệt là hợp đồng điện tử theo Luật mới nhất.
Hợp đồng là gì? Có những loại hợp đồng nào?
Khái niệm hợp đồng theo Bộ luật Dân sự
Theo quy định tại Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Hợp đồng có thể được thể hiện bằng lời nói, văn bản, hành vi cụ thể hoặc thông qua phương tiện điện tử có gắn chữ ký điện tử.
Việc ký kết hợp đồng là cơ sở pháp lý quan trọng để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ rõ ràng giữa các bên trong mọi lĩnh vực: lao động, thương mại, xây dựng, dịch vụ, dân sự…
Phân loại các loại hợp đồng phổ biến
Có thể chia các loại hợp đồng thành nhiều nhóm khác nhau theo tiêu chí pháp lý hoặc mục đích sử dụng, bao gồm:
- Theo hình thức: hợp đồng bằng văn bản, hợp đồng miệng, hợp đồng điện tử;
- Theo lĩnh vực: hợp đồng lao động, hợp đồng dân sự, hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán hàng hóa;
- Theo đối tượng: hợp đồng song vụ, hợp đồng đơn vụ;
- Theo mức độ bắt buộc: hợp đồng mẫu, hợp đồng có thương lượng.
Trong thời đại số, hợp đồng điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi nhờ sự thuận tiện và hiệu quả, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử và logistics.
Ý nghĩa pháp lý của hợp đồng
Hợp đồng đóng vai trò là bằng chứng pháp lý thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Nó giúp:
- Giảm thiểu rủi ro tranh chấp;
- Tạo cơ sở giải quyết nếu có vi phạm nghĩa vụ;
- Là tài liệu bắt buộc khi làm việc với cơ quan quản lý, kiểm toán, ngân hàng.
Việc ký kết hợp đồng càng rõ ràng, đầy đủ thông tin, càng tăng tính ràng buộc và bảo vệ quyền lợi cho các bên liên quan.
Những yếu tố cấu thành một hợp đồng hợp pháp
Một hợp đồng hợp pháp phải đảm bảo các điều kiện sau (theo Điều 117 BLDS):
- Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự;
- Các bên hoàn toàn tự nguyện;
- Mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Hình thức hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật (ví dụ: một số hợp đồng bắt buộc phải lập thành văn bản).
Đối với hợp đồng điện tử, yếu tố xác thực và bảo mật (như chữ ký số, chứng thư số) là điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý.
Cập nhật quy định mới nhất về hợp đồng
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ 01/07/2024):
- Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý ngang với hợp đồng giấy, nếu đảm bảo định danh và chữ ký điện tử hợp lệ;
- Hệ thống lưu trữ hợp đồng điện tử phải có khả năng kiểm tra nguồn gốc, thời điểm ký và toàn vẹn nội dung;
- Quy trình ký kết hợp đồng có thể thực hiện hoàn toàn qua nền tảng số, miễn là đáp ứng điều kiện về bảo mật và xác thực.
Những cập nhật này tạo hành lang pháp lý rõ ràng, thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi từ hợp đồng truyền thống sang hợp đồng điện tử hiệu quả hơn.
Hợp đồng điện tử là gì? Có giá trị pháp lý không?
Định nghĩa hợp đồng điện tử theo Luật Giao dịch điện tử
Theo khoản 8 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Việc ký kết hợp đồng được thực hiện thông qua chữ ký số, chữ ký điện tử hoặc các phương thức xác thực được pháp luật công nhận.
Hợp đồng điện tử có thể thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy truyền thống trong hầu hết các giao dịch dân sự và thương mại hiện nay, miễn là đảm bảo điều kiện pháp lý theo quy định.
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
Luật hiện hành khẳng định rõ: hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản nếu đáp ứng được các điều kiện sau:
- Có sự thỏa thuận tự nguyện của các bên;
- Các bên có năng lực pháp lý, hành vi dân sự;
- Thỏa thuận không vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội;
- Nội dung và hình thức phù hợp quy định, có thể xác minh được chữ ký, thời điểm và nội dung.
Nói cách khác, hợp đồng điện tử hoàn toàn có thể được sử dụng làm bằng chứng trong tranh chấp pháp lý, kiểm toán hoặc kê khai thuế nếu được ký đúng quy chuẩn.
Điểm khác biệt giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy
| Tiêu chí | Hợp đồng giấy | Hợp đồng điện tử |
| Hình thức | Văn bản in, ký tay | File PDF, XML, có chữ ký điện tử |
| Ký kết | Bút mực, dấu tròn | Chữ ký số, OTP, mã định danh |
| Lưu trữ | Hồ sơ vật lý | Hệ thống điện toán đám mây, server |
| Tốc độ xử lý | Chậm, thủ công | Nhanh, có thể ký từ xa |
| Phạm vi áp dụng | Mọi lĩnh vực | Mở rộng mạnh mẽ trong thương mại điện tử, logistics, tài chính… |
Chủ thể đặc thù trong hợp đồng điện tử
Ngoài các bên ký kết thông thường, hợp đồng điện tử còn có thể bao gồm một số chủ thể đặc biệt như:
- Tổ chức cung cấp nền tảng giao kết hợp đồng (ví dụ: VNPT, FPT.eContract, TrustSign…);
- Tổ chức chứng thực chữ ký số (CA);
- Bên trung gian lưu trữ và xác thực thông điệp dữ liệu.
Các chủ thể này đóng vai trò đảm bảo tính an toàn, toàn vẹn và xác minh tính pháp lý của hợp đồng điện tử khi xảy ra tranh chấp.
Quy định pháp luật điều chỉnh hợp đồng điện tử
Một số văn bản quan trọng quy định về hợp đồng điện tử bao gồm:
- Luật Giao dịch điện tử 2023;
- Bộ luật Dân sự 2015;
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số;
- Thông tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn giao kết hợp đồng điện tử trong lĩnh vực dân sự;
- Các văn bản nội bộ về quản lý hợp đồng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần căn cứ đúng luật để lựa chọn hình thức ký kết hợp đồng phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu pháp lý.
Quy trình ký kết hợp đồng điện tử đúng chuẩn
Thỏa thuận và tạo lập hợp đồng trên nền tảng số
Bước đầu tiên trong việc ký kết hợp đồng điện tử là soạn thảo nội dung hợp đồng và thống nhất điều khoản giữa các bên. Việc này có thể thực hiện qua email, phần mềm văn phòng hoặc trực tiếp trên nền tảng hợp đồng điện tử (ví dụ: FPT.eContract, VNPT eContract…).
Sau khi thống nhất, người khởi tạo hợp đồng sẽ:
- Tải bản hợp đồng lên hệ thống,
- Khai báo thông tin các bên tham gia,
- Thiết lập trình tự ký, thời hạn ký.
Nội dung hợp đồng điện tử phải đảm bảo đầy đủ các điều khoản như trong hợp đồng giấy: thông tin chủ thể, quyền nghĩa vụ, điều kiện thanh toán, điều khoản chấm dứt…
Ký kết bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số
Việc ký hợp đồng điện tử được thực hiện bằng các hình thức sau:
- Chữ ký số được cấp bởi tổ chức chứng thực điện tử (CA);
- Chữ ký điện tử qua OTP, mã QR, mã xác thực định danh;
- Các phương thức xác nhận điện tử hợp pháp theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
Hợp đồng sẽ chỉ được xem là có hiệu lực khi chữ ký điện tử được gắn vào tài liệu và có thể xác thực được danh tính, thời gian ký.
Lưu trữ và xác minh thông tin hợp đồng
Sau khi ký kết hoàn tất, hợp đồng điện tử sẽ được hệ thống lưu trữ dưới định dạng số như PDF, XML hoặc file mã hóa.
Doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Dữ liệu được lưu tại nơi có khả năng kiểm tra, tra cứu bất cứ lúc nào;
- Có cơ chế xác thực nguồn gốc, thời điểm, nội dung hợp đồng;
- Đảm bảo tính toàn vẹn và không thể bị sửa đổi trái phép.
Thời hạn lưu trữ hợp đồng điện tử thông thường là tối thiểu 10 năm (đối với lĩnh vực tài chính, kế toán, thuế…).
Chứng thực và cơ chế bảo mật dữ liệu
Để tăng tính pháp lý và bảo vệ trước rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên sử dụng:
- Dịch vụ chứng thực hợp đồng từ các nền tảng uy tín;
- Tích hợp mã hóa dữ liệu, xác thực nhiều lớp (OTP, eKYC…);
- Cấp quyền truy cập phân tầng, ghi lại lịch sử truy cập và thao tác.
Một số tổ chức còn cung cấp dịch vụ đóng dấu thời gian (timestamp), giúp xác minh thời điểm ký kết có hiệu lực về mặt pháp lý.
Các bước xử lý hợp đồng bị từ chối hoặc hủy bỏ
Trong trường hợp một bên không đồng ý ký hoặc muốn điều chỉnh nội dung hợp đồng:
- Nền tảng sẽ ghi nhận trạng thái từ chối hoặc tạm hoãn;
- Người khởi tạo có thể thu hồi, chỉnh sửa, tái gửi hợp đồng;
- Các hành vi hủy bỏ hoặc từ chối đều được lưu trong log hệ thống để làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Việc ký kết hợp đồng điện tử được thực hiện toàn trình trên hệ thống, giúp minh bạch và rõ ràng từng bước trong giao dịch.
Ưu điểm và rủi ro khi sử dụng hợp đồng điện tử
Lợi ích về tốc độ, chi phí, lưu trữ
So với hợp đồng giấy truyền thống, hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:
- Tiết kiệm thời gian: Việc ký kết hợp đồng có thể thực hiện trong vài phút, không cần gặp mặt trực tiếp.
- Giảm chi phí: Không tốn chi phí in ấn, gửi bưu điện hay chuyển phát nhanh.
- Lưu trữ linh hoạt: Hợp đồng được lưu trên nền tảng số, dễ tìm kiếm, truy xuất, đồng bộ với phần mềm quản lý tài liệu.
- Quản lý tập trung: Dễ kiểm soát tiến độ ký kết, cập nhật trạng thái từng bên, tích hợp báo cáo tự động.
Những ưu điểm này đặc biệt hữu ích trong môi trường kinh doanh tốc độ cao, giao dịch đa điểm như thương mại điện tử, logistics, tài chính…
Rủi ro về bảo mật, mất dữ liệu và tranh chấp
Mặc dù tiện lợi, hợp đồng điện tử cũng tiềm ẩn những rủi ro nếu doanh nghiệp không có quy trình bảo mật tốt:
- Nguy cơ rò rỉ thông tin nếu hệ thống lưu trữ không mã hóa dữ liệu;
- Mất dữ liệu do lỗi hệ thống, không có bản sao lưu định kỳ;
- Tranh chấp về tính xác thực chữ ký nếu dùng hình ảnh scan thay vì chữ ký số đúng chuẩn;
- Hợp đồng bị chỉnh sửa trái phép nếu không có cơ chế đóng dấu thời gian hoặc ghi nhận log thay đổi.
Các rủi ro này có thể khiến ký kết hợp đồng điện tử mất giá trị pháp lý, thậm chí bị tòa án bác bỏ nếu xảy ra tranh chấp.
Vai trò của bên thứ ba và đơn vị chứng thực
Một hợp đồng điện tử hợp lệ cần có sự tham gia của:
- Tổ chức cung cấp nền tảng giao kết hợp đồng (ví dụ: TrustSign, FPT.eContract, VNPT);
- Tổ chức chứng thực chữ ký số (CA): Bkav, Viettel-CA, FPT-CA…;
- Bên thứ ba lưu trữ trung gian: Đảm bảo dữ liệu được sao lưu, bảo mật, có dấu thời gian và chứng cứ pháp lý rõ ràng.
Những đơn vị này giúp đảm bảo tính minh bạch, an toàn và hợp pháp trong toàn bộ quy trình ký hợp đồng điện tử.
Những lưu ý khi giao kết hợp đồng qua mạng
Khi sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Xác định rõ danh tính và thẩm quyền người ký;
- Chọn nền tảng có tích hợp chữ ký số được pháp luật công nhận;
- Tránh sử dụng bản scan chữ ký tay – không có giá trị pháp lý trừ khi được đối chiếu;
- Ghi rõ điều khoản liên quan đến xử lý tranh chấp qua phương tiện điện tử;
- Thống nhất định dạng lưu trữ (PDF, XML, JSON) có hỗ trợ kiểm tra toàn vẹn nội dung.
Cách giảm thiểu rủi ro trong ký hợp đồng điện tử
Một số biện pháp giúp giảm rủi ro khi dùng hợp đồng điện tử:
- Sử dụng chữ ký số được cấp bởi tổ chức CA có uy tín;
- Lưu trữ hợp đồng tại hệ thống có sao lưu đa tầng, chống chỉnh sửa;
- Ghi lại toàn bộ nhật ký ký kết (log truy cập, địa chỉ IP, thời gian);
- Sử dụng dịch vụ đóng dấu thời gian (timestamp);
- Đào tạo nhân sự pháp lý – kế toán để hiểu và quản lý tốt hợp đồng điện tử.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
