1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo điều 3, Thông Tư 32/2011/TT-BTC khái niệm về hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
2. Các loại hóa đơn điện tử
HĐĐT gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
3. Quy định về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Quy định sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT
- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
4. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
e) Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
5. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Theo đó, thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử là ngày 01/07/2022.
Đồng thời, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.
6. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
d) Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
7.Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Tổ chức khởi tạo HĐĐT trước khi khởi tạo HĐĐT phải ra Quyết định áp dụng HĐĐT, Khởi tạo mẫu HĐĐT, Lập thông báo phát hành HĐĐT theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Hồ sơ thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:
- Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Quyết định áp dụng HĐĐT theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2019/TT-BTC)
- Tạo hóa đơn mẫu theo đúng định dạng gửi người mua, có chữ ký số
Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.
Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng HĐĐT theo thông báo phát hành. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Trên đây là toàn bộ thông tin về hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn mà các bạn cần biết. Chúc các bạn thực hiện thành công!
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Hotline (028) 3620-8140 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Dịch vụ ketoan.wacontre.com luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505.)
