Tóm tắt nhanh: Từ năm 2026, quy chế lương của doanh nghiệp cần cập nhật ít nhất 3 điểm: (1) lương tối thiểu vùng mới theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP (Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng, áp dụng từ 01/01/2026); (2) tiền lương đóng BHXH theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực 01/7/2025); (3) thuế TNCN theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 và mức giảm trừ gia cảnh mới 15,5 triệu đồng/tháng. Bài viết này thay thế bản mẫu năm 2020 trước đây.
Bài viết không đi sâu vào thủ tục khai và nộp thuế TNCN hằng tháng hay quyết toán thuế; các nội dung này có bài hướng dẫn riêng.
- 1. Văn bản pháp luật đã đối chiếu (rà soát ngày 01/10/2026)
- 2. Lương tối thiểu vùng 2026 – điểm phải sửa đầu tiên
- 3. Khoản nào đóng BHXH, khoản nào không (Luật BHXH 2024)
- 4. Thuế TNCN từ năm 2026: 2 thay đổi kế toán cần cập nhật
- 5. Cấu trúc mẫu Quy chế lương, thưởng, phụ cấp (6 chương)
- 6. Quy trình ban hành 5 bước
- 7. Năm sai sót thường gặp khi cập nhật quy chế cũ
- Câu hỏi thường gặp
1. Văn bản pháp luật đã đối chiếu (rà soát ngày 01/10/2026)
| Văn bản | Nội dung liên quan | Hiệu lực | Tình trạng tại 10/2026 |
|---|---|---|---|
| Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14) | Điều 90–104: tiền lương, thang bảng lương, thưởng, khấu trừ lương | 01/01/2021 | Còn hiệu lực |
| Nghị định 145/2020/NĐ-CP | Hướng dẫn BLLĐ về điều kiện lao động và quan hệ lao động | 01/02/2021 | Còn hiệu lực (đã được sửa đổi một phần) |
| Nghị định 293/2025/NĐ-CP | Lương tối thiểu vùng | 01/01/2026 | Còn hiệu lực; thay thế NĐ 74/2024/NĐ-CP |
| Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15) | Điều 31: tiền lương làm căn cứ đóng BHXH | 01/7/2025 | Còn hiệu lực |
| Nghị định 161/2026/NĐ-CP | Mức lương cơ sở 2.530.000 đồng (dùng tính trần đóng BHXH) | 01/7/2026 | Còn hiệu lực |
| Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 | Biểu thuế lũy tiến 5 bậc | 01/7/2026 (thu nhập từ tiền lương áp dụng cho kỳ tính thuế 2026) | Còn hiệu lực |
| Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 | Giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu/6,2 triệu đồng | Kỳ tính thuế 2026 | Còn hiệu lực |
Lưu ý: Các mức khống chế miễn thuế TNCN cho tiền ăn giữa ca, trang phục… trước đây được hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC. Khi văn bản hướng dẫn Luật Thuế TNCN 2025 được ban hành đầy đủ, doanh nghiệp cần đối chiếu lại các mức này.
2. Lương tối thiểu vùng 2026 – điểm phải sửa đầu tiên
Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP (ban hành 10/11/2025, hiệu lực 01/01/2026):
| Vùng | Mức tối thiểu tháng | Mức tối thiểu giờ | Tăng so với NĐ 74/2024 |
|---|---|---|---|
| Vùng I | 5.310.000 đ | 25.500 đ | +350.000 đ |
| Vùng II | 4.730.000 đ | 22.700 đ | +320.000 đ |
| Vùng III | 4.140.000 đ | 20.000 đ | +280.000 đ |
| Vùng IV | 3.700.000 đ | 17.800 đ | +250.000 đ |
Điều này có nghĩa là: mức lương bậc 1 thấp nhất trong thang lương của doanh nghiệp tại Vùng I phải từ 5.310.000 đồng trở lên. Nếu quy chế cũ (năm 2020, 2024) còn ghi mức thấp hơn, đây là sai phạm ngay khi bị thanh tra.
Ba nguyên tắc cần đưa vào quy chế:
- Không trả thấp hơn mức tối thiểu vùng cho công việc giản đơn nhất, trong điều kiện lao động bình thường.
- Quy đổi đúng hình thức trả lương: lương theo tuần, ngày, sản phẩm, khoán khi quy đổi ra tháng hoặc giờ không được thấp hơn mức tối thiểu.
- Giữ nguyên cam kết cũ: nếu hợp đồng, thỏa ước hoặc quy chế cũ đã cam kết trả cao hơn 7% cho lao động qua đào tạo nghề, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện, trừ khi hai bên thỏa thuận khác.
Nghị định 293/2025 phân vùng theo đơn vị hành chính cấp xã (sau sắp xếp), không còn theo cấp huyện. Bộ phận nhân sự cần kiểm tra lại vùng của trụ sở, chi nhánh và từng địa điểm làm việc.
3. Khoản nào đóng BHXH, khoản nào không (Luật BHXH 2024)
Theo khoản 1 Điều 31 Luật BHXH 2024, tiền lương đóng BHXH bắt buộc gồm: mức lương theo công việc/chức danh + phụ cấp lương + các khoản bổ sung khác được xác định mức tiền cụ thể và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.
Mức trần đóng BHXH bằng 20 lần mức tham chiếu; khi chưa có mức tham chiếu thì dùng mức lương cơ sở. Từ 01/7/2026, mức lương cơ sở là 2.530.000 đồng (NĐ 161/2026/NĐ-CP), nên trần đóng BHXH = 50.600.000 đồng/tháng.
| Khoản thu nhập | Đóng BHXH | Thuế TNCN | Ghi chú khi viết vào quy chế |
|---|---|---|---|
| Lương chính/lương chức danh | Có | Chịu thuế | Không thấp hơn lương tối thiểu vùng |
| Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, thâm niên | Có | Chịu thuế | Trả cố định, thường xuyên cùng kỳ lương |
| Phụ cấp độc hại, nguy hiểm | Có | Miễn (theo danh mục) | Cần kết quả đánh giá điều kiện lao động |
| Thưởng KPI, thưởng Tết, tháng 13 | Không | Chịu thuế | Thưởng theo Điều 104 BLLĐ không làm căn cứ đóng BHXH |
| Tiền ăn giữa ca | Không | Miễn trong giới hạn* | *Giới hạn theo hướng dẫn hiện hành — cần đối chiếu văn bản mới |
| Trang phục, điện thoại, công tác phí | Không | Miễn trong giới hạn/định mức* | Phải ghi rõ định mức và có chứng từ |
| Trợ cấp hiếu, hỷ, khó khăn | Không | Miễn | Ghi rõ đối tượng và mức chi |
Bẫy thường gặp: đặt tên là “lương KPI” hay “lương hiệu suất” nhưng trả cố định hằng tháng. Khi đó cơ quan BHXH và tòa án có thể coi đây là khoản bổ sung trả thường xuyên → phải đóng BHXH. Nếu là khoản thưởng không cố định, hãy gọi đúng là “thưởng” và ghi rõ điều kiện xét thưởng.
4. Thuế TNCN từ năm 2026: 2 thay đổi kế toán cần cập nhật
- Giảm trừ gia cảnh mới (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, áp dụng kỳ tính thuế 2026): bản thân 15.500.000 đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6.200.000 đồng/tháng.
- Biểu thuế lũy tiến 5 bậc theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 (thay cho 7 bậc): thuế suất từ 5% đến 35%; bậc 35% áp dụng cho phần thu nhập tính thuế trên 100 triệu đồng/tháng.
Điều này có nghĩa là: phần mềm tính lương và bảng lương mẫu trong quy chế (ví dụ minh họa lương net/gross) cần cập nhật lại; ví dụ cũ theo biểu 7 bậc sẽ cho kết quả sai.
5. Cấu trúc mẫu Quy chế lương, thưởng, phụ cấp (6 chương)
Chương I – Quy định chung: phạm vi, đối tượng áp dụng; nguyên tắc trả lương (theo vị trí, năng lực, kết quả công việc; trả công bằng, không phân biệt giới tính).
Chương II – Thang, bảng lương và lương chính: phương pháp xây dựng thang bảng lương; mức bậc 1 không thấp hơn lương tối thiểu vùng; điều kiện nâng bậc.
Điều khoản mẫu: “Lương chính là mức lương cố định ghi trong hợp đồng lao động, làm căn cứ trả lương cho thời gian làm việc bình thường và đóng BHXH, BHYT, BHTN. Lương chính không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định tại từng thời điểm.”
Chương III – Phụ cấp và phúc lợi: tách 2 nhóm — (a) phụ cấp tính đóng BHXH; (b) khoản hỗ trợ/phúc lợi không tính đóng BHXH, kèm định mức và chứng từ.
Chương IV – Đánh giá và tiền thưởng: căn cứ Điều 104 BLLĐ; thưởng KPI, thưởng tháng 13, thưởng lễ Tết; người có thẩm quyền quyết định.
Điều khoản mẫu: “Tiền thưởng hiệu suất là khoản không cố định, xét theo kết quả kinh doanh của Công ty và kết quả đánh giá cá nhân trong kỳ; không làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.”
Chương V – Kỳ hạn trả lương và khấu trừ: ngày trả lương; phiếu lương; khấu trừ lương chỉ trong trường hợp luật cho phép (Điều 102, 129 BLLĐ) và không quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng sau khi trích đóng BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN.
Chương VI – Điều khoản thi hành: hiệu lực; thủ tục sửa đổi có lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động và công khai trước khi áp dụng.
👉 Tải bản Word mẫu quy chế và bảng lương tại Thư viện tài liệu mẫu của Wacontre.
6. Quy trình ban hành 5 bước
- Soạn thảo và tính chi phí: nhân sự phối hợp kế toán ước tính tổng chi phí lương, BHXH, thuế.
- Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và lập biên bản.
- Phê duyệt và ký quyết định ban hành bởi người đại diện theo pháp luật.
- Công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng (bảng tin, email, phần mềm nội bộ).
- Lưu hồ sơ phục vụ thanh tra: quyết định, quy chế, thang bảng lương, biên bản lấy ý kiến, bằng chứng công khai.
Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không còn phải gửi thang lương, bảng lương lên cơ quan quản lý lao động như trước đây, nhưng vẫn phải xây dựng, tham khảo ý kiến và công khai.
7. Năm sai sót thường gặp khi cập nhật quy chế cũ
| Sai sót | Rủi ro | Cách sửa |
|---|---|---|
| Giữ mức lương bậc 1 theo vùng cũ | Trả dưới lương tối thiểu vùng | Đối chiếu NĐ 293/2025 theo địa bàn cấp xã |
| Gọi khoản trả cố định là “thưởng” | Truy thu BHXH | Phân loại theo Điều 31 Luật BHXH 2024 |
| Phạt tiền, trừ lương thay xử lý kỷ luật | Vi phạm Điều 127 BLLĐ | Áp dụng đúng hình thức kỷ luật lao động |
| Điều kiện thưởng mất quyền lợi đã phát sinh | Điều khoản có thể bị tuyên vô hiệu | Ghi rõ điều kiện, thời điểm chốt |
| Bảng tính thuế theo biểu 7 bậc và giảm trừ cũ | Khấu trừ thuế sai | Cập nhật Luật 109/2025 và NQ 110/2025 |
Câu hỏi thường gặp
Quy chế lương có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không? Không. Doanh nghiệp tự ban hành, nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
Thưởng tháng 13 có phải đóng BHXH không? Không, nếu là tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 (không cố định, xét theo kết quả). Thưởng tháng 13 vẫn chịu thuế TNCN.
Mức trần tiền lương đóng BHXH năm 2026 là bao nhiêu? Từ 01/7/2026 là 50.600.000 đồng/tháng (20 lần mức lương cơ sở 2.530.000 đồng).
Cần hỗ trợ xây dựng quy chế lương?
Wacontre hỗ trợ doanh nghiệp rà soát thang bảng lương, xây dựng quy chế lương thưởng và tính lương – BHXH hằng tháng. Xem dịch vụ quản lý lao động hoặc liên hệ tư vấn.
Biên soạn: Ban biên tập Wacontre · Rà soát văn bản: 01/10/2026 · Nội dung mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc hoặc tham vấn chuyên gia trước khi áp dụng.
Lịch sử cập nhật: 01/10/2026 — Cập nhật toàn bộ theo NĐ 293/2025/NĐ-CP, Luật BHXH 2024, Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và NQ 110/2025/UBTVQH15 (thay thế nội dung năm 2020).
