Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc thiết lập một nội quy công ty rõ ràng và hiệu lực là yếu tố then chốt để duy trì trật tự, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Không chỉ là văn bản quản trị nhân sự, nội quy lao động còn là căn cứ quan trọng để xử lý kỷ luật và giải quyết tranh chấp nội bộ. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới, việc xây dựng nội quy lao động bài bản ngay từ đầu sẽ giúp công ty tạo nền móng văn hóa làm việc bền vững. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng và áp dụng mẫu nội quy công ty mới thành lập, cập nhật đúng quy định pháp luật mới nhất.
Nội quy công ty là gì?
Khái niệm nội quy công ty theo pháp luật
Theo Điều 118 của Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động là tập hợp các quy định do người sử dụng lao động ban hành để điều chỉnh các hành vi vi phạm kỷ luật, nghĩa vụ làm việc của người lao động. Nội quy công ty không bắt buộc phải đăng ký nếu doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động, nhưng vẫn được khuyến khích ban hành để quản lý lao động hiệu quả. Nội quy phải được lập thành văn bản và phổ biến đến từng người lao động để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Đây là cơ sở quan trọng để xử lý tranh chấp lao động khi xảy ra.
Nội quy công ty có bắt buộc không?
Pháp luật không bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải có nội quy, nhưng với doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên, thì việc ban hành và đăng ký nội quy lao động là bắt buộc. Việc có hay không có nội quy sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xử lý vi phạm và kỷ luật nhân viên của công ty. Với các doanh nghiệp nhỏ, mẫu nội quy công ty mới thành lập vẫn nên được xây dựng để làm rõ các nguyên tắc, quy tắc ứng xử và tiêu chuẩn làm việc nội bộ. Điều này không chỉ giúp hạn chế rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp.
Nội quy công ty khác gì hợp đồng lao động?
Một trong những nhầm lẫn phổ biến là cho rằng nội quy công ty tương đương với hợp đồng lao động. Thực tế, đây là hai văn bản pháp lý hoàn toàn khác nhau. Hợp đồng lao động là thỏa thuận song phương giữa người sử dụng lao động và người lao động, quy định về quyền và nghĩa vụ cụ thể của mỗi bên. Trong khi đó, nội quy công ty là văn bản đơn phương do công ty ban hành, áp dụng cho toàn thể người lao động. Nội quy đóng vai trò là khung quản lý chung, hỗ trợ cho hợp đồng lao động trong việc duy trì trật tự và xử lý vi phạm một cách có căn cứ.
Trách nhiệm của người lao động với nội quy công ty
Mỗi nhân viên khi ký hợp đồng lao động đều có trách nhiệm chấp hành nội quy công ty. Việc tuân thủ các quy định này là bắt buộc và nếu vi phạm, người lao động có thể bị xử lý kỷ luật theo các hình thức được quy định rõ ràng trong nội quy như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, hoặc sa thải. Đồng thời, nội quy cũng là cơ sở giúp người lao động hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và ứng xử phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Do đó, trong giai đoạn xây dựng nội quy lao động, doanh nghiệp nên tổ chức lấy ý kiến người lao động để đảm bảo nội quy có tính thực tiễn và được chấp hành tốt.
Xây dựng nội quy công ty như thế nào?
Xây dựng nội quy công ty là quá trình thiết lập các quy tắc nội bộ để điều chỉnh hành vi, nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động trong tổ chức. Một bản nội quy đầy đủ không chỉ giúp duy trì trật tự lao động mà còn là nền tảng cho quản trị nhân sự bền vững. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc có sẵn một mẫu nội quy công ty chuẩn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về nội quy lao động.
Bố cục một bản nội quy công ty chuẩn
Một bản nội quy công ty chuẩn thường bao gồm 7 phần cơ bản: (1) Mục đích, phạm vi áp dụng; (2) Thời gian làm việc và nghỉ ngơi; (3) Quy định về trang phục và an toàn lao động; (4) Quy định về sử dụng tài sản công ty; (5) Hành vi bị nghiêm cấm; (6) Trách nhiệm và kỷ luật lao động; (7) Hiệu lực và sửa đổi nội quy. Mỗi phần nên trình bày rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu để người lao động có thể dễ dàng ghi nhớ và tuân thủ. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh bố cục theo ngành nghề, miễn là đảm bảo các yếu tố pháp lý cần thiết theo quy định của Bộ luật Lao động.
Các nguyên tắc xây dựng nội quy lao động
Để xây dựng nội quy lao động hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ ba nguyên tắc chính: hợp pháp, minh bạch và khả thi. Hợp pháp nghĩa là nội dung nội quy không được trái với quy định pháp luật hiện hành. Minh bạch giúp người lao động dễ hiểu và dễ thực hiện. Khả thi là quy định phải phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, khi xây dựng nội quy, cần đảm bảo tham khảo ý kiến của người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động (nếu có), tránh trường hợp nội quy bị khiếu nại, không thể áp dụng trên thực tế.
Những lỗi thường gặp khi xây dựng nội quy công ty
Một số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập, thường mắc các lỗi khi soạn nội quy công ty như: sao chép nội dung từ các mẫu không phù hợp, dùng ngôn ngữ quá phức tạp, hoặc đưa vào các quy định trái luật (ví dụ: phạt tiền người lao động – hành vi bị cấm theo Bộ luật Lao động). Ngoài ra, thiếu sót trong bố cục, thiếu quy trình xử lý vi phạm rõ ràng, hoặc bỏ qua việc phổ biến nội quy tới người lao động cũng khiến văn bản này mất hiệu lực thực tế. Để hạn chế các lỗi trên, doanh nghiệp nên nhờ sự hỗ trợ của chuyên viên pháp lý hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn xây dựng nội quy lao động chuyên nghiệp.
Mẫu nội quy công ty mới thành lập gồm gì?
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc sở hữu một mẫu nội quy công ty rõ ràng, dễ hiểu và đúng pháp luật là vô cùng cần thiết. Nội quy công ty không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, mà còn là căn cứ để doanh nghiệp xử lý vi phạm, duy trì kỷ luật và nâng cao hiệu suất làm việc. Một mẫu nội quy lao động cần được xây dựng khoa học, phù hợp với ngành nghề và quy mô của công ty.
Mẫu nội quy công ty cơ bản
Một mẫu nội quy công ty cơ bản thường bao gồm các nội dung nền tảng, áp dụng chung cho hầu hết loại hình doanh nghiệp. Các phần chính bao gồm: thời gian làm việc – nghỉ ngơi; nội quy về trang phục; quy tắc ứng xử; sử dụng tài sản và thiết bị công ty; an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy; chế độ khen thưởng – kỷ luật; xử lý vi phạm. Đây là mẫu phù hợp cho các công ty dưới 10 lao động, hoặc các doanh nghiệp chưa cần đăng ký nội quy với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu này như một khung cơ bản để tùy chỉnh thêm.
Mẫu nội quy công ty sản xuất, xây dựng
Với đặc thù hoạt động có yếu tố nguy hiểm và rủi ro cao, nội quy công ty sản xuất, xây dựng cần chú trọng đến các quy định về an toàn lao động, sử dụng máy móc, thiết bị bảo hộ, quy trình làm việc tại công trường hoặc nhà xưởng. Bên cạnh nội dung chung, mẫu nội quy này nên bổ sung chi tiết về ca kíp làm việc, chế độ nghỉ giữa ca, kiểm tra an toàn định kỳ, cũng như quy tắc phối hợp nhóm. Ngoài ra, cần có phần quy định rõ ràng các hành vi bị nghiêm cấm như hút thuốc nơi có chất dễ cháy, không đội mũ bảo hộ, hoặc tự ý vận hành thiết bị khi chưa được phân công.
Mẫu nội quy công ty thương mại – dịch vụ
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại – dịch vụ như siêu thị, công ty phân phối, công ty du lịch, spa, nhà hàng…, mẫu nội quy công ty cần nhấn mạnh đến thời gian làm việc, quy tắc ứng xử với khách hàng, quy định bảo mật thông tin và tác phong giao tiếp. Một số nội dung cần có như: thái độ phục vụ, quy định không sử dụng điện thoại khi đang làm việc, không tiếp khách ngoài khi chưa được phép, xử lý khiếu nại khách hàng. Bản nội quy này nên có tính linh hoạt và cập nhật thường xuyên theo đặc thù dịch vụ và phản hồi thực tế.
Lưu ý khi sử dụng mẫu nội quy có sẵn
Việc tìm và sử dụng mẫu nội quy công ty có sẵn là rất tiện lợi, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu doanh nghiệp áp dụng máy móc, sao chép nguyên văn từ nguồn không chính thống. Một số mẫu có thể không cập nhật luật mới, có điều khoản trái quy định (ví dụ: phạt tiền người lao động), hoặc không phù hợp với quy mô, văn hóa công ty. Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu như tài liệu tham khảo, sau đó điều chỉnh nội dung cho sát với thực tế. Tốt nhất nên tham vấn luật sư hoặc đơn vị chuyên về xây dựng nội quy lao động để đảm bảo đúng pháp luật và dễ áp dụng trong thực tế.
Nội quy công ty có cần đăng ký không?
Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy?
Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải lập và đăng ký nội quy công ty bằng văn bản tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động (Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp quận/huyện hoặc Sở LĐTBXH cấp tỉnh, tùy nơi đăng ký). Các doanh nghiệp dưới 10 lao động không bắt buộc đăng ký, nhưng nếu ban hành nội quy bằng văn bản thì vẫn nên thông báo và phổ biến rõ ràng đến nhân sự trong công ty. Việc không đăng ký trong trường hợp bắt buộc có thể khiến nội quy mất hiệu lực pháp lý, dẫn đến tranh chấp khó xử lý.
Hồ sơ đăng ký nội quy công ty gồm gì?
Để đăng ký nội quy công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH).
- Nội quy lao động đã ban hành, có đóng dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.
- Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có công đoàn hoặc người đại diện tập thể lao động).
Hồ sơ cần được lập thành 01 bộ và nộp trực tiếp hoặc trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công của tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Cơ quan tiếp nhận nội quy lao động
Tùy vào nơi đăng ký hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan tiếp nhận việc đăng ký nội quy lao động có thể là:
- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp quận/huyện, đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa.
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố, đối với doanh nghiệp lớn hoặc công ty có vốn đầu tư nước ngoài.
Doanh nghiệp cần liên hệ đúng cơ quan có thẩm quyền để tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc chậm xử lý. Trong thời đại chuyển đổi số, nhiều tỉnh thành hiện nay đã hỗ trợ nộp hồ sơ online giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Thời hạn và quy trình xử lý hồ sơ
Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm xử lý và phản hồi kết quả trong 07 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ thiếu sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung. Nếu đúng hạn nhưng không nhận được phản hồi, nội quy vẫn được xem là có hiệu lực và doanh nghiệp có thể áp dụng bình thường. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu trữ kỹ biên nhận hồ sơ và chứng cứ đã nộp. Lưu ý: nội quy sau khi được phê duyệt cần phổ biến rộng rãi đến toàn thể người lao động bằng các hình thức như dán tại văn phòng, gửi qua email nội bộ hoặc đăng trên hệ thống công ty.
Trường hợp bị từ chối nội quy và cách khắc phục
Trong một số trường hợp, nội quy có thể bị cơ quan chức năng từ chối phê duyệt do nội dung trái luật, thiếu minh bạch, hoặc không có đủ hồ sơ pháp lý cần thiết. Ví dụ: nội dung nội quy có quy định phạt tiền người lao động vi phạm, hay phân biệt đối xử trong xử lý kỷ luật. Khi bị từ chối, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ nội quy, chỉnh sửa theo góp ý của cơ quan thẩm quyền và nộp lại. Tốt nhất, công ty nên tham khảo ý kiến tư vấn từ chuyên gia pháp lý hoặc dịch vụ xây dựng nội quy lao động để đảm bảo văn bản có thể áp dụng hợp lệ và đúng quy định.
Lợi ích của việc ban hành nội quy công ty là gì?
Việc ban hành nội quy công ty không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý đối với một số doanh nghiệp, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quá trình vận hành và quản lý nhân sự. Một bản nội quy lao động được xây dựng rõ ràng, chặt chẽ sẽ góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp tích cực, môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồng thời giúp phòng tránh các rủi ro pháp lý. Dưới đây là 5 lợi ích quan trọng mà doanh nghiệp nhận được khi có một bản nội quy công ty bài bản.
Thiết lập môi trường làm việc kỷ luật
Một trong những lợi ích rõ rệt nhất khi ban hành nội quy công ty là tạo ra môi trường làm việc có tổ chức và kỷ luật. Nội quy giúp xác định rõ ràng các nguyên tắc về giờ giấc làm việc, tác phong, giao tiếp nội bộ và hành vi ứng xử giữa các bộ phận. Điều này giúp mọi nhân viên hiểu được kỳ vọng của doanh nghiệp và giới hạn của mình. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc áp dụng mẫu nội quy công ty giúp định hình chuẩn mực ngay từ đầu, tránh sự lộn xộn và thiếu nhất quán trong quá trình vận hành.
Giảm tranh chấp lao động nội bộ
Một bản nội quy lao động rõ ràng đóng vai trò là cơ sở pháp lý để giải quyết mọi mâu thuẫn giữa người sử dụng lao động và người lao động. Khi nội quy quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ và chế tài vi phạm, các bên sẽ có căn cứ để đối chiếu và xử lý tranh chấp một cách công bằng. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường có nhiều bộ phận và nhân sự, giúp hạn chế rủi ro về xung đột cá nhân, khiếu nại hoặc kiện tụng không cần thiết. Nội quy rõ ràng cũng giúp người lao động cảm thấy yên tâm hơn vì mọi quy định đều minh bạch.
Là căn cứ xử lý kỷ luật hợp pháp
Trong trường hợp người lao động vi phạm nghĩa vụ, nội quy công ty chính là căn cứ quan trọng để công ty đưa ra hình thức kỷ luật đúng quy định. Theo pháp luật lao động, mọi hình thức xử lý kỷ luật đều phải dựa trên các hành vi đã được quy định trước đó trong nội quy, nếu không sẽ không có giá trị pháp lý. Vì vậy, nếu không có nội quy hoặc nội quy chưa đăng ký (đối với công ty từ 10 lao động trở lên), doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi xử lý vi phạm. Do đó, xây dựng nội quy lao động đầy đủ không chỉ bảo vệ người lao động mà còn bảo vệ chính doanh nghiệp.
Nâng cao hiệu suất làm việc
Khi mọi người trong công ty đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và quy tắc hành xử trong công việc, họ sẽ dễ dàng phối hợp, tránh xung đột, từ đó nâng cao hiệu suất. Nội quy công ty còn là công cụ hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với văn hóa làm việc, giảm thời gian đào tạo lại. Các quy định rõ ràng giúp tránh tình trạng “người này làm thế này, người kia làm thế khác”, đảm bảo sự đồng bộ và thống nhất trong cách làm việc, góp phần đẩy mạnh năng suất và hiệu quả vận hành của toàn công ty.
Gắn kết văn hóa doanh nghiệp
Không chỉ đơn thuần là công cụ quản lý, nội quy công ty còn là một phần không thể thiếu của văn hóa doanh nghiệp. Khi được xây dựng đúng đắn và phù hợp với giá trị cốt lõi, nội quy sẽ giúp nhân viên hiểu được tinh thần, định hướng và thái độ làm việc mà doanh nghiệp mong muốn. Đây chính là cầu nối giữa quản lý và nhân viên, tạo ra sự đồng thuận và niềm tin trong nội bộ. Việc áp dụng nội quy minh bạch, công bằng còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp trong mắt nhân viên và đối tác.
Việc ban hành nội quy công ty không chỉ là yêu cầu pháp lý với những doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên, mà còn là bước đi chiến lược trong quản trị nhân sự lâu dài. Một nội quy lao động được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật, giải quyết tranh chấp hợp pháp và gắn kết nội bộ hiệu quả hơn. Với các mẫu nội quy công ty mới thành lập được trình bày trong bài, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp mình. Nếu bạn chưa chắc chắn về quy trình hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu trong việc xây dựng nội quy lao động, hãy liên hệ với đội ngũ tư vấn pháp lý hoặc dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng và đủ theo luật định.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
