Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên phải giao tiếp với các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, sở kế hoạch đầu tư, hay các đơn vị quản lý hành chính khác. Để đảm bảo các yêu cầu, đề nghị, hay giải trình được thực hiện đúng quy định, việc sử dụng các mẫu công văn chuẩn là điều bắt buộc.
Công văn thường là loại văn bản hành chính mang tính trao đổi, đề nghị, thông báo, giải trình, báo cáo hoặc trả lời một vấn đề cụ thể cho cơ quan nhà nước và được ban hành theo đúng thể thức văn bản hành chính quy định bởi pháp luật. Việc soạn thảo đúng chuẩn giúp doanh nghiệp:
- Tránh bị trả hồ sơ, yêu cầu bổ sung hoặc bị xử phạt hành chính.
- Tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục.
- Thể hiện tính chuyên nghiệp và tôn trọng cơ quan quản lý.
Tổng Hợp 5 Mẫu Công Văn Quan Trọng
1. Công văn xin hủy tờ khai thuế
Mẫu công văn này thường được sử dụng khi doanh nghiệp đã nộp tờ khai thuế điện tử bị sai (như kê khai nhầm kỳ tính thuế, sai loại tờ khai, hoặc nộp trùng).
Khi phát hiện sai sót, kế toán cần nhanh chóng làm công văn xin hủy tờ khai thuế gửi Chi cục Thuế quản lý trực tiếp để tiến hành hủy tờ khai trên hệ thống sớm nhất, tránh để phát sinh hoặc ghi nhận số liệu thuế nhầm lẫn.
Nội dung công văn cần nêu rõ:
- Thông tin doanh nghiệp, mã số thuế.
- Loại tờ khai cần hủy (GTGT, TNCN, TNDN…).
- Lý do xin hủy và thời điểm nộp tờ khai sai.
- Cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Xem chi tiết: Mẫu công văn xin hủy tờ khai thuế đã nộp chuẩn mới nhất
2. Công văn giải trình hệ số K
“Hệ số K” là chỉ số xác định tỷ lệ doanh thu – chi phí – lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi có sự chênh lệch giữa báo cáo tài chính và hồ sơ thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình hệ số K.
Công văn cần nêu rõ: Số liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận từng kỳ, căn cứ giải thích cho sự chênh lệch số liệu, cam kết tính trung thực, …
Xem chi tiết: Hệ số K trong quản lý rủi ro hóa đơn điện tử: Cập nhật mới nhất và hướng dẫn chi tiết
Ấn để tải ngay bộ mẫu công văn mới nhất năm 2025: Nhấn đăng ký ngay
3. Công văn đề nghị khôi phục mã số thuế (MST)
Doanh nghiệp bị khóa mã số thuế thường do ngừng hoạt động quá thời hạn, vi phạm kê khai thuế hoặc không nộp báo cáo tài chính. Khi muốn hoạt động trở lại, cần gửi công văn đề nghị khôi phục MST. Sau khi gửi công văn, doanh nghiệp cần bổ sung các hồ sơ kèm theo như quyết định khôi phục hoạt động kinh doanh, báo cáo thuế còn thiếu, và bản xác nhận không nợ thuế nếu có.
Xem chi tiết: Mẫu số: 25/ĐK-TCT – Hướng dẫn chi tiết thủ tục khôi phục mã số thuế cho doanh nghiệp
4. Công văn xin gộp báo cáo tài chính (BCTC)
Doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian ngắn trước khi kết thúc năm tài chính được lựa chọn hợp nhất báo cáo tài chính của năm thành lập sang năm tài chính tiếp theo.
Quy định này không bắt buộc nhưng là một lựa chọn hợp lý nhằm giảm tải công việc kế toán, tiết kiệm chi phí và phù hợp với quy trình vận hành ban đầu của doanh nghiệp.
Xem chi tiết: Doanh nghiệp mới thành lập trong 90 ngày: Khi nào được gộp báo cáo tài chính ?
5. Công văn cam kết thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Công văn cam kết TNCN thường được lập khi người lao động có thu nhập thấp hoặc chỉ làm việc dưới 3 tháng tại doanh nghiệp, mục đích để doanh nghiệp tạm thời không khấu trừ thuế TNCN, tránh nộp thừa hoặc hoàn thuế sau này.
Doanh nghiệp nên lưu trữ bản gốc công văn cam kết của từng nhân viên kèm hợp đồng lao động để đảm bảo hồ sơ hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Xem chi tiết: Mẫu 08/CK-TNCN: Hướng dẫn cam kết miễn thuế TNCN
Việc chuẩn bị bộ mẫu công văn cần thiết cho doanh nghiệp không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán, hành chính.
Bộ sưu tập này là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi tình huống – từ xử lý hồ sơ thuế, hoàn thuế, khôi phục mã số thuế cho đến cam kết TNCN.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
