Hướng dẫn A-Z về Đăng ký Hóa đơn điện tử: Những điều Doanh nghiệp cần biết. Cập nhật thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị và cách chọn nhà cung cấp uy tín. Bắt đầu kinh doanh? Bài viết này là hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử chi tiết cho doanh nghiệp mới. Nắm rõ thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử để vận hành đúng luật ngay từ đầu và chọn đúng nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Tầm quan trọng và tính bắt buộc của hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Trong kỷ nguyên số, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức, và hộ kinh doanh tại Việt Nam. Căn cứ pháp lý quan trọng nhất cho sự chuyển đổi này chính là Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn, chứng từ. Nghị định này đã đánh dấu một bước ngoặt trong công tác quản lý thuế, hướng tới một nền tài chính minh bạch, hiện đại và hiệu quả.
Việc đăng ký và sử dụng HĐĐT đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật. Nó còn mang lại vô số lợi ích thiết thực cho chính doanh nghiệp: tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và vận chuyển; rút ngắn thời gian thanh toán và quản lý công nợ; tăng cường tính an toàn, bảo mật và giảm thiểu rủi ro làm giả hóa đơn. Do đó, việc nắm vững quy trình đăng ký và các quy định liên quan là bài học vỡ lòng cho bất kỳ ai đang và sẽ vận hành một doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt và an toàn về mặt pháp lý ngay từ những bước đầu tiên.
Quy trình Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT) lần đầu
Đây là quy trình bắt buộc dành cho tất cả các doanh nghiệp mới thành lập hoặc chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT.
- Chuẩn bị trước khi đăng ký Chữ ký số (USB Token): Đây là công cụ bắt buộc để ký và xác thực tờ khai. Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực. Nhà cung cấp dịch vụ (T-VAN): Lựa chọn một nhà cung cấp uy tín sẽ giúp quá trình đăng ký, khởi tạo và sử dụng hóa đơn sau này thuận lợi hơn rất nhiều.
- Lập và nộp Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Đây là tờ khai cốt lõi để đăng ký với Cơ quan Thuế. Doanh nghiệp có thể nộp qua nhà cung cấp T-VAN (phương thức phổ biến nhất) hoặc nộp trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Thời gian chờ và phản hồi từ Cơ quan Thuế
Sau khi nộp tờ khai, doanh nghiệp cần chú ý theo dõi email để nhận thông báo từ Cơ quan Thuế.
Thời gian xử lý: Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo kết quả trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được tờ khai hợp lệ.
- Kết quả “Chấp nhận”: Nếu nhận được Thông báo Mẫu 01/TB-ĐKĐT, doanh nghiệp đã đăng ký thành công và được phép bắt đầu xuất hóa đơn điện tử.
- Kết quả “Không chấp nhận”: Thông báo sẽ nêu rõ lý do (ví dụ: sai thông tin, chữ ký số không hợp lệ…). Doanh nghiệp cần chỉnh sửa lại tờ khai theo hướng dẫn và nộp lại từ đầu.
Hướng dẫn thay đổi thông tin đã đăng ký
Khi có sự thay đổi các thông tin đã kê khai ban đầu (như thay đổi nhà cung cấp T-VAN, thay đổi chữ ký số…), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đăng ký lại với Cơ quan Thuế.
Thủ tục: Doanh nghiệp chỉ cần lập và nộp lại Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT với các thông tin đã được cập nhật, đồng thời tích vào ô “Thay đổi thông tin”. Quy trình và thời gian chờ phản hồi tương tự như đăng ký lần đầu.
Trường hợp đặc biệt: Hóa đơn không mã & Chuyển dữ liệu trực tiếp
Đây là hình thức dành riêng cho các doanh nghiệp có quy mô rất lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đủ mạnh để kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế.
- Quy trình đăng ký và kiểm thử Doanh nghiệp vẫn sử dụng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký, nhưng cần chọn hình thức “Hóa đơn không có mã” và phương thức “Chuyển dữ liệu trực tiếp”. Sau khi đăng ký, doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với Tổng cục Thuế để kiểm thử kết nối. Quá trình này diễn ra trong vòng 10 ngày làm việc.
- Xử lý khi kết nối không thành công Nếu việc kiểm thử thất bại, hoặc doanh nghiệp không phản hồi trong vòng 05 ngày làm việc sau khi được Cơ quan Thuế mời, doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi phương thức. Khi đó, doanh nghiệp phải nộp lại Tờ khai Mẫu 01 để chuyển sang hình thức gửi dữ liệu thông qua một nhà cung cấp T-VAN.
Quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, dù đã được đơn giản hóa, vẫn đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ tuyệt đối từ phía doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các bước chuẩn bị, quy trình đăng ký, thời hạn phản hồi và cách xử lý các tình huống phát sinh như thay đổi thông tin hay đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp là chìa khóa để đảm bảo hoạt động xuất hóa đơn của doanh nghiệp luôn được thông suốt, hợp pháp. Tuân thủ đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có và tập trung nguồn lực vào hoạt động sản xuất kinh doanh cốt lõi.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505).
