5 Bước Đưa Chi Phí Quảng Cáo Facebook, Google Vào Chi Phí Hợp Lệ Doanh Nghiệp

Hướng dẫn cách đưa chi phí quảng cáo Facebook, Google vào chi phí hợp lệ giúp doanh nghiệp tối ưu thuế.
Đưa chi phí quảng cáo Facebook, Google vào chi phí hợp lệ là yêu cầu quan trọng để doanh nghiệp giảm nghĩa vụ thuế. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ cách hạch toán và chuẩn bị hồ sơ cần thiết.

Cách đưa chi phí quảng cáo Facebook, Google vào chi phí hợp lệ là gì? 

Chi phí quảng cáo Facebook, Google được xem là chi phí hợp lệ khi được hạch toán đúng quy định của Luật thuế và Đại lý thuế. Việc đưa những khoản chi này vào chi phí hợp lệ giúc doanh nghiệp giảm số thuế phải nộp khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được công nhận, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ về chứng từ, hóa đơn và sự hợp lý trong giao dịch. 

Điều kiện để chi phí quảng cáo được tính vào chi phí hợp lệ 

1. Hóa đơn chứng từ hợp lệ 

Doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng (invoice) do Facebook hoặc Google cung cấp. Trong trường hợp dịch vụ do các đối tác nước ngoài cung cấp, doanh nghiệp cần dịch và chứng thực hóa đơn nếu cần thiết. 

2. Phương thức thanh toán hợp lý 

Chi phí quảng cáo cần được thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, tuyệt đối không sử dụng tiền mặt hoặc tài khoản cá nhân để tránh bị loại khỏi chi phí hợp lệ. 

3. Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh 

Khoản chi phí quảng cáo phải phục vụ hoặc liên quan trực tiếp đến việc tiên doanh sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Nếu quá chung chung hoặc không rõ ràng về mục đích, chi phí dễ bị cắt trừ khi quyết toán. 

4. Có hợp đồng dịch vụ rõ ràng 

Hợp đồng quảng cáo giữa doanh nghiệp và Facebook/Google hoặc đối tác trung gian cần được lập thành văn bản, ghi rõ thời gian, nội dung dịch vụ, chi phí, cách thức thanh toán và nghĩa vụ các bên. 

5. Giới hạn mức chi theo quy định pháp luật 

Theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12, chi phí quảng cáo không bị khống chế mức chi nếu doanh nghiệp đang áp dụng ưu đãi thuế hoặc trong các chương trình miễn, giảm thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên phân bổ chi phí hợp lý vì cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ các khoản chi vượt quá thông lệ hoặc không có căn cứ rõ ràng. 

Các lưu ý quan trọng để chi phí được công nhận hợp lệ 

Ngoài các điều kiện chính đã nêu, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các yếu tố sau để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí quảng cáo: 

• Tên đơn vị trên hóa đơn và chứng từ phải trùng khớp với doanh nghiệp nộp thuế: Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường để nhân viên hoặc cá nhân thanh toán chi phí quảng cáo rồi hoàn ứng. Đây là sai lầm nghiêm trọng dẫn đến việc chi phí không đủ điều kiện hạch toán. Tên trên hóa đơn của Facebook/Google hoặc đại lý dịch vụ phải khớp với mã số thuế và tên doanh nghiệp. 
• Chi phí phải phát sinh trong kỳ tính thuế: Mọi khoản chi phí quảng cáo chỉ được ghi nhận trong kỳ kế toán mà nó phát sinh. Không được ghi nhận chi phí của năm trước vào năm sau hoặc ngược lại, trừ trường hợp được phép phân bổ theo quy định. 
• Quảng cáo cho mặt hàng, dịch vụ đang hoạt động thực tế: Nếu doanh nghiệp chi tiền cho quảng cáo một sản phẩm chưa triển khai hoặc đã ngừng kinh doanh, cơ quan thuế có thể nghi ngờ tính thực tế và hợp lý của khoản chi. 
• Tránh sử dụng bên trung gian không có tư cách pháp lý rõ ràng: Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thông qua bên thứ ba để chạy quảng cáo mà không có hợp đồng rõ ràng, hóa đơn đầy đủ hoặc tài khoản thanh toán minh bạch. Điều này khiến toàn bộ chi phí không được công nhận hợp lệ khi quyết toán. 

Các bước hạch toán chi phí quảng cáo Facebook, Google 

1. Chuẩn bị hợp đồng và tài liệu chứng minh 

Doanh nghiệp cần lập hợp đồng với Facebook/Google hoặc đối tác cung cấp dịch vụ quảng cáo. Các tài liệu bao gồm: hợp đồng, email trao đổi, nội dung quảng cáo, file chi tiết chi phí. 

2. Xuất hóa đơn theo quy định 

Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ thông qua đại lý tại Việt Nam, yêu cầu bên cung cấp xuất hóa đơn đầy đủ. Nếu thanh toán trực tiếp cho Facebook/Google thì lưu hóa đơn điện tử từ hệ thống và dịch thuật nếu cần. 

3. Ghi nhận kế toán theo đúng tài khoản 

Chi phí quảng cáo cần được định khoản vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng) hoặc tài khoản phù hợp khác. Việc ghi nhận sai tài khoản có thể làm sai lệch báo cáo tài chính. 

4. Lưu trữ chứng từ đầy đủ để quyết toán thuế 

Tất cả chứng từ liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Bao gồm: hóa đơn, sao kê ngân hàng, hợp đồng, biên bản nghiệm thu (nếu có), email xác nhận dịch vụ. 

5. Theo dõi chi phí trong phần mềm kế toán 

Doanh nghiệp nên nhập liệu định kỳ và đối chiếu ngân sách quảng cáo qua phần mềm kế toán để kiểm soát chi phí và đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán với cơ quan thuế. 

Những lỗi phổ biến khiến chi phí không được chấp nhận 

1. Thanh toán tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân 

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất vì cơ quan thuế không công nhận các khoản chi không qua tài khoản doanh nghiệp. Điều này khiến chi phí quảng cáo dễ bị loại trừ. 

2. Không có hóa đơn/chứng từ đầy đủ 

Việc không lưu giữ hóa đơn điện tử, không có sao kê ngân hàng hoặc hợp đồng hợp lệ khiến chi phí mất tính pháp lý khi bị kiểm tra. 

3. Không chứng minh được sự liên quan đến hoạt động kinh doanh 

Nếu nội dung quảng cáo không phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế, khoản chi đó có thể bị xem là chi phí không cần thiết và bị loại. 

4. Hợp đồng quảng cáo không hợp lệ 

Hợp đồng thiếu chữ ký, không ghi rõ nội dung, thời gian, giá trị hoặc không có xác nhận của hai bên dễ dẫn đến việc chi phí không được công nhận. 

5. Không tuân thủ giới hạn chi phí quảng cáo 

Trong một số trường hợp, nếu doanh nghiệp không thuộc đối tượng ưu đãi mà chi tiêu quảng cáo vượt mức hợp lý so với quy mô doanh thu thì chi phí vẫn có thể bị loại khi quyết toán thuế. 

Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp hạch toán chi phí quảng cáo 

1. Dịch vụ kế toán hỗ trợ xử lý chi phí quảng cáo 

Các công ty kế toán chuyên nghiệp tại Việt Nam có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra tính hợp lệ của các khoản chi quảng cáo, đảm bảo hồ sơ, chứng từ đầy đủ và hỗ trợ lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế minh bạch. 

2. Tư vấn thuế để tránh sai sót khi quyết toán 

Đội ngũ tư vấn thuế chuyên sâu có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích, đánh giá chi phí quảng cáo có đủ điều kiện được tính vào chi phí hợp lệ không, đồng thời hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ hợp lý để tránh rủi ro pháp lý và thuế. 

Chi phí quảng cáo Facebook, Google là một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, để đưa khoản chi này vào chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định về chứng từ, thanh toán và chứng minh tính hợp lý trong hoạt động kinh doanh. Việc chủ động tìm hiểu, áp dụng quy trình hạch toán chính xác và sử dụng sự hỗ trợ từ chuyên gia kế toán – thuế sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp pháp, minh bạch và hiệu quả hơn trong quản lý tài chính.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505).