Ngày nay, việc sở hữu một website không còn là đặc quyền của các doanh nghiệp lớn mà đã trở thành tiêu chuẩn với cả hộ kinh doanh và cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rằng website thương mại điện tử bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký website hoặc thông báo website với Bộ Công Thương trước khi đưa vào vận hành. Việc không thực hiện đúng quy định có thể dẫn đến xử phạt từ 10 đến 30 triệu đồng. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại website cần đăng ký/thông báo, sự khác biệt giữa hai hình thức và hướng dẫn thực hiện đúng quy trình.
Đăng ký website là gì?
Đăng ký website là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với các website thương mại điện tử có chức năng cho phép người dùng tạo gian hàng, đăng sản phẩm hoặc thực hiện giao dịch trên nền tảng số. Hình thức này khác với “thông báo website” – vốn áp dụng cho các website bán hàng thông thường. Việc đăng ký nhằm giúp Bộ Công Thương kiểm soát hoạt động thương mại điện tử, bảo vệ người tiêu dùng và đảm bảo minh bạch trong hoạt động online của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thực hiện đăng ký đúng thời hạn có thể bị xử phạt hành chính lên đến 30 triệu đồng.
Phân biệt thông báo và đăng ký website
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa việc thông báo website với Bộ Công Thương và đăng ký website. Sự khác biệt cốt lõi nằm ở chức năng của website:
- Thông báo website áp dụng cho trang web bán hàng trực tiếp do cá nhân hoặc doanh nghiệp tự lập để bán sản phẩm/dịch vụ của chính mình.
- Đăng ký website bắt buộc với sàn giao dịch thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, hoặc bất kỳ website nào cho phép người bán thứ ba tham gia (gian hàng, đăng tin, thanh toán).
Ví dụ: một công ty sở hữu website cho phép đối tác tạo tài khoản và bán hàng, dù không trực tiếp giao dịch, vẫn phải thực hiện thủ tục đăng ký website.
Website nào bắt buộc phải đăng ký?
Theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP và Thông tư 47/2014/TT-BCT, các website sau đây bắt buộc phải đăng ký với Bộ Công Thương:
- Website cung cấp dịch vụ sàn giao dịch TMĐT;
- Website khuyến mại trực tuyến;
- Website đấu giá trực tuyến;
- Website trung gian thanh toán.
Các trang thương mại điện tử thuộc dạng nền tảng cho phép nhiều người bán cùng tham gia cần đăng ký thay vì chỉ thông báo. Điều này nhằm minh bạch hóa trách nhiệm của đơn vị vận hành và tạo niềm tin cho người tiêu dùng.
Hậu quả nếu không đăng ký website
Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng bắt buộc nhưng không thực hiện đúng việc đăng ký website, sẽ bị xử phạt theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP, cụ thể:
- Phạt tiền từ 20–30 triệu đồng;
- Bị buộc gỡ bỏ website vi phạm khỏi hệ thống tìm kiếm;
- Có thể bị đình chỉ hoạt động thương mại điện tử nếu tái phạm.
Ngoài ra, việc không đăng ký cũng khiến doanh nghiệp đánh mất uy tín với khách hàng, đối tác và bị đánh giá thấp khi tham gia các dự án hoặc hoạt động liên kết online.
Lợi ích khi đăng ký đúng quy định
Việc thực hiện đăng ký website đúng quy định mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Nâng cao độ tin cậy và thương hiệu với khách hàng;
- Hạn chế rủi ro pháp lý liên quan đến thương mại điện tử;
- Hỗ trợ doanh nghiệp khi có tranh chấp với khách hàng hoặc đối tác;
- Được cấp logo xác nhận của Bộ Công Thương, tăng độ uy tín khi quảng bá.
Hơn nữa, trong bối cảnh cạnh tranh số hóa ngày càng gay gắt, một website đã đăng ký/được xác thực là yếu tố “gỡ rào cản” giúp khách hàng dễ đưa ra quyết định mua hàng.
Vai trò của Bộ Công Thương trong quản lý website
Bộ Công Thương là đơn vị được Chính phủ giao trách nhiệm giám sát, quản lý các hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam. Tất cả các hồ sơ thông báo và đăng ký website đều được gửi và xử lý thông qua Cổng thông tin online tại địa chỉ: online.gov.vn. Bộ có quyền kiểm tra, xử lý các vi phạm, yêu cầu gỡ bỏ nội dung sai phạm hoặc thu hồi quyền hoạt động với website cố tình vi phạm. Việc hợp tác tốt với Bộ Công Thương ngay từ bước đăng ký giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, lâu dài và tránh rủi ro về pháp lý.
Thông báo website Bộ Công Thương là gì?
Thông báo website Bộ Công Thương là thủ tục bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có sở hữu website bán hàng. Đây là hình thức khai báo thông tin với cơ quan quản lý nhà nước để xác nhận rằng website đang hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực thương mại điện tử. Thủ tục này khác với việc đăng ký website – vốn áp dụng cho các nền tảng cho phép bên thứ ba bán hàng. Khi thông báo đúng hạn và đúng quy định, doanh nghiệp sẽ được cấp dấu xác nhận (dấu xanh), góp phần nâng cao uy tín và giảm thiểu rủi ro xử phạt.
Đối tượng phải thông báo website
Theo Thông tư 47/2014/TT-BCT, các website có chức năng bán hàng trực tuyến cho chính doanh nghiệp đó đều phải thực hiện thông báo website với Bộ Công Thương. Cụ thể:
- Doanh nghiệp bán hàng hóa/dịch vụ thông qua website của mình;
- Các tổ chức, cá nhân kinh doanh theo mô hình thương mại điện tử không qua sàn;
- Các shop bán lẻ online có tên miền riêng (ví dụ: myshop.vn, thoitrangabc.com…).
Không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ – nếu website cho phép người mua chọn hàng, đặt hàng, thanh toán, thì bắt buộc phải thông báo.
Hướng dẫn phân biệt dấu xanh và dấu đỏ
Khi tra cứu trên hệ thống của Bộ Công Thương, bạn sẽ thấy có hai loại dấu nhận diện trên website:
- Dấu xanh: Gắn cho những website đã thông báo thành công với Bộ Công Thương – thường là các website bán hàng thông thường.
- Dấu đỏ: Gắn cho các website đã đăng ký (không phải thông báo) – áp dụng cho sàn giao dịch TMĐT, website khuyến mại trực tuyến hoặc đấu giá. Đây là loại website yêu cầu đăng ký kỹ hơn so với thông báo.
Việc có dấu xác nhận chính là minh chứng cho khách hàng rằng doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp. Với các dịch vụ kế toán hoặc thương mại trực tuyến, việc gắn dấu xanh của Bộ Công Thương giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi khi khách hàng truy cập website.
Thời điểm cần thông báo website
Doanh nghiệp cần thực hiện thông báo website Bộ Công Thương trước khi website chính thức đi vào hoạt động. Tốt nhất là thực hiện ngay khi website hoàn tất chức năng mua hàng, giỏ hàng hoặc có tích hợp thanh toán. Nếu chờ đến khi có đơn hàng đầu tiên hoặc khi bị kiểm tra mới thông báo thì đã muộn. Trong trường hợp website hoạt động lâu nhưng chưa thông báo, doanh nghiệp cần làm thủ tục bổ sung ngay để tránh bị xử phạt từ 10 – 20 triệu đồng.
Khi nào phải cập nhật lại thông báo?
Sau khi đã thông báo website, doanh nghiệp vẫn cần thường xuyên cập nhật thông tin trong các trường hợp sau:
- Thay đổi tên miền hoặc bổ sung tên miền phụ;
- Thay đổi nội dung hoặc hình thức bán hàng;
- Thay đổi thông tin liên hệ, chủ sở hữu;
- Ngừng hoạt động website, cần hủy thông báo.
Việc cập nhật giúp Bộ Công Thương nắm được thông tin kịp thời và tránh tình trạng thông tin không khớp giữa thực tế và hồ sơ khai báo. Đây cũng là điểm cộng khi doanh nghiệp làm việc với đối tác hoặc các đơn vị kiểm toán.
Mức xử phạt nếu không thông báo website
Theo quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP, nếu website thuộc diện phải thông báo mà không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt như sau:
- Phạt từ 10 – 20 triệu đồng;
- Buộc ngừng hoạt động website cho đến khi hoàn tất thủ tục;
- Bị cảnh báo công khai trên hệ thống quản lý của Bộ Công Thương;
- Trong trường hợp tái phạm, có thể bị rút giấy phép hoạt động thương mại điện tử.
Để tránh vi phạm, các doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ tình trạng hồ sơ đăng ký và thông báo website, nhất là khi có thay đổi về tên miền hoặc nội dung bán hàng.
Quy trình đăng ký website Bộ Công Thương như thế nào?
Việc đăng ký website với Bộ Công Thương là bắt buộc đối với các website thương mại điện tử có chức năng trung gian như sàn giao dịch, website đấu giá hoặc khuyến mại trực tuyến. Đây là quá trình bắt buộc và phải được hoàn tất trước khi website chính thức đi vào hoạt động. Khác với hình thức thông báo website Bộ Công Thương dành cho website bán hàng đơn thuần, việc đăng ký yêu cầu hồ sơ phức tạp hơn, quy trình xét duyệt kỹ hơn và được cấp quyền vận hành rõ ràng hơn từ phía cơ quan chức năng.
Các bước thực hiện từ A đến Z
Để thực hiện đăng ký website, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự các bước sau:
- Truy cập vào Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử: online.gov.vn;
- Tạo tài khoản đăng nhập với thông tin pháp lý của doanh nghiệp;
- Chọn mục “Đăng ký website cung cấp dịch vụ TMĐT”;
- Điền thông tin chi tiết về website: tên miền, loại hình hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, đối tượng sử dụng;
- Đính kèm hồ sơ hợp lệ (giấy phép kinh doanh, điều khoản sử dụng, chính sách bảo mật…);
- Gửi hồ sơ và chờ Bộ Công Thương phản hồi trong vòng 7–10 ngày làm việc.
Nếu được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được mã xác thực và có thể in logo đăng ký lên website.
Hồ sơ đăng ký gồm những gì?
Hồ sơ đăng ký website gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Quy chế hoạt động của website (ghi rõ vai trò của đơn vị vận hành và người sử dụng);
- Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ cho đối tác (nếu là sàn giao dịch);
- Chính sách bảo mật, điều khoản thanh toán, đổi trả;
- Văn bản đề nghị đăng ký gửi Bộ Công Thương.
Toàn bộ hồ sơ phải nộp dưới dạng bản điện tử (PDF hoặc Word) qua hệ thống. Riêng các tài liệu có chữ ký, con dấu cần scan bản gốc để đảm bảo tính pháp lý.
Thời gian xử lý và nhận kết quả
Sau khi gửi hồ sơ đăng ký website Bộ Công Thương, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo xác nhận qua email trong vòng 3–5 ngày làm việc. Trường hợp cần bổ sung thông tin hoặc tài liệu, Bộ sẽ gửi công văn yêu cầu điều chỉnh. Sau khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thời gian xét duyệt chính thức từ 7–10 ngày. Khi được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ được cấp mã xác thực và thông tin website sẽ được hiển thị công khai trên cổng thông tin online.gov.vn. Nếu bị từ chối, doanh nghiệp sẽ nhận phản hồi lý do cụ thể để hoàn thiện lại hồ sơ.
Cách nhận mã xác thực và gắn vào website
Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được đoạn mã nhúng (script) từ hệ thống Bộ Công Thương. Mã này sẽ hiển thị logo “Đã đăng ký Bộ Công Thương” khi được gắn vào phần chân trang (footer) của website. Người truy cập khi nhấp vào logo sẽ được dẫn đến trang xác minh hồ sơ đã đăng ký trên cổng thông tin. Đây là bằng chứng xác thực quan trọng, giúp doanh nghiệp tăng uy tín và được pháp luật công nhận đang hoạt động đúng quy định.
Lưu ý khi nộp hồ sơ giấy
Mặc dù phần lớn quy trình đăng ký website hiện nay đã thực hiện online, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ: xác minh bổ sung, yêu cầu từ Sở Công Thương địa phương), doanh nghiệp có thể được yêu cầu nộp bản giấy. Khi đó:
- Hồ sơ phải in rõ ràng, đầy đủ chữ ký, dấu mộc;
- Gửi đến đúng địa chỉ phòng quản lý TMĐT – Bộ Công Thương;
- Có thể gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp.
Việc chuẩn bị bản giấy sẽ giúp quy trình xử lý nhanh hơn nếu cần đối chiếu hồ sơ bản mềm và xác minh nhanh từ phía cơ quan chức năng.
Thông báo website bán hàng có cần thiết không?
Câu trả lời là: có – nếu website của bạn dùng để giới thiệu sản phẩm, cho phép khách hàng đặt hàng, gửi thông tin mua hàng hay tích hợp thanh toán, thì dù là doanh nghiệp hay cá nhân kinh doanh cũng đều bắt buộc phải thông báo website với Bộ Công Thương. Không phân biệt quy mô hay ngành nghề, tất cả website thương mại điện tử bán hàng đều phải thông báo để tránh bị xử phạt hành chính. Việc thông báo không đồng nghĩa với đăng ký website, nhưng vẫn là nghĩa vụ pháp lý cần thực hiện trước khi website chính thức đi vào hoạt động.
Website thương mại điện tử cá nhân có phải thông báo?
Ngay cả cá nhân, hộ kinh doanh cá thể có sở hữu website bán hàng riêng cũng phải thông báo website với Bộ Công Thương. Dù không phải là công ty hay doanh nghiệp có mã số thuế, cá nhân sử dụng website để bán hàng hóa, dịch vụ (dù đơn giản như đặt hàng qua form, Zalo, điện thoại…) cũng phải thực hiện thông báo. Việc này nhằm đảm bảo sự minh bạch trong thương mại điện tử và giúp cơ quan quản lý kiểm soát nguồn gốc hàng hóa, chống gian lận, trốn thuế. Trường hợp không thông báo sẽ bị phạt từ 10 – 20 triệu đồng theo quy định.
Ứng dụng di động có cần thông báo như website?
Có. Các ứng dụng di động (app) nếu có chức năng bán hàng, giới thiệu sản phẩm, đặt hàng, đặt chỗ hoặc thanh toán, cũng được xem như một website thương mại điện tử và cần thực hiện thông báo với Bộ Công Thương. Theo quy định, không phân biệt nền tảng (web, app Android hay iOS), miễn là có chức năng phục vụ giao dịch thương mại thì đều thuộc phạm vi quản lý. Do đó, nếu doanh nghiệp đang vận hành một ứng dụng có chức năng bán hàng, hãy chắc chắn rằng bạn đã thông báo đầy đủ như với một website thông thường.
Có cần thông báo lại khi thay đổi giao diện?
Có. Nếu sau khi đã hoàn tất thủ tục thông báo website Bộ Công Thương, bạn tiến hành:
- Thay đổi giao diện;
- Bổ sung tính năng đặt hàng/thanh toán;
- Thêm chức năng khuyến mãi, phiếu giảm giá;
- Chuyển sang bán thêm nhóm hàng mới…
… thì bạn bắt buộc phải cập nhật lại thông tin trên hệ thống online.gov.vn. Việc này giúp đảm bảo dữ liệu đăng ký phản ánh đúng thực tế, tránh tình trạng bị cảnh báo “khai báo sai lệch”. Nếu không cập nhật, doanh nghiệp có thể bị cảnh báo công khai hoặc bị xử phạt hành chính từ 5 – 10 triệu đồng tùy theo mức độ sai phạm.
Giao diện có đặt hàng mới được gọi là bán hàng?
Theo hướng dẫn từ Bộ Công Thương, chỉ cần website có một trong các yếu tố sau thì đã được xem là “website bán hàng”:
- Có nút “Đặt mua”, “Liên hệ mua”, “Thêm vào giỏ hàng”;
- Có form gửi yêu cầu tư vấn, báo giá hoặc đặt lịch;
- Có tích hợp công cụ thanh toán online hoặc hướng dẫn chuyển khoản;
- Có danh sách sản phẩm với mô tả, giá niêm yết.
Vì vậy, bạn không cần phải có hệ thống thanh toán hoàn chỉnh mới bị ràng buộc. Chỉ cần khách có thể gửi nhu cầu hoặc tương tác để mua hàng – là đã đủ điều kiện phải thông báo website theo đúng quy định pháp luật.
Trường hợp website chỉ quảng bá sản phẩm
Nếu website chỉ dùng để giới thiệu doanh nghiệp, liệt kê sản phẩm mà không có chức năng tương tác đặt hàng, không có giá bán hoặc không hỗ trợ giao dịch, thì có thể không cần thông báo. Tuy nhiên, ranh giới giữa “giới thiệu” và “bán hàng” rất mong manh, nên nếu bạn:
- Có hotline hoặc biểu mẫu liên hệ mua hàng;
- Có nút “Liên hệ để đặt hàng”;
- Có tích hợp Zalo hoặc Facebook để hỗ trợ tư vấn;
… thì khả năng cao sẽ bị xem là bán hàng và cần thông báo website Bộ Công Thương. Để an toàn, nên chủ động thông báo, vì thủ tục miễn phí và tránh bị xử phạt sau này.
Các câu hỏi thường gặp về đăng ký website
Khi thực hiện thủ tục đăng ký website hoặc thông báo website với Bộ Công Thương, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều thắc mắc xoay quanh hồ sơ, thời hạn, quyền lợi và nghĩa vụ sau khi đăng ký. Dưới đây là tổng hợp những câu hỏi phổ biến và phần giải đáp chi tiết giúp bạn tránh sai sót khi triển khai thực tế.
Đăng ký website có thời hạn không?
Hiện tại, việc đăng ký website hay thông báo website Bộ Công Thương không có thời hạn cụ thể. Nghĩa là bạn chỉ cần thực hiện một lần duy nhất, trừ khi có sự thay đổi về:
- Chủ thể sở hữu website;
- Nội dung, chức năng, phạm vi hoạt động;
- Tên miền website;
- Hình thức kinh doanh (từ bán hàng sang sàn TMĐT…).
Trong các trường hợp đó, bạn phải cập nhật lại hồ sơ đăng ký/thông báo trên cổng online.gov.vn. Nếu không cập nhật, website của bạn có thể bị xem là vi phạm, dẫn đến xử phạt hoặc thu hồi mã xác nhận.
Chuyển nhượng tên miền có cần đăng ký lại?
Có. Khi doanh nghiệp chuyển nhượng tên miền cho đơn vị khác, đồng nghĩa với việc thay đổi chủ sở hữu website. Khi đó, bên nhận chuyển nhượng cần:
- Thực hiện lại thủ tục thông báo hoặc đăng ký website dưới tên đơn vị mới;
- Cập nhật lại thông tin chủ thể trên online.gov.vn;
- Gắn lại mã xác thực nếu được duyệt.
Bên chuyển nhượng cần thông báo ngừng hoạt động hoặc yêu cầu xóa hồ sơ cũ. Việc không cập nhật có thể gây nhầm lẫn hoặc phát sinh tranh chấp pháp lý về sau.
Có thể tự đăng ký hay cần dịch vụ hỗ trợ?
Câu trả lời là: có thể tự đăng ký hoặc thông báo website, miễn là bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Tuy nhiên, do hệ thống quản lý của Bộ Công Thương yêu cầu đúng định dạng, văn bản rõ ràng và xử lý kỹ thuật (mã nhúng, hồ sơ điện tử…), nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ hỗ trợ để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ giúp:
- Soạn hồ sơ hợp lệ;
- Gửi đăng ký trực tuyến;
- Theo dõi xử lý phản hồi;
- Gắn mã xác thực vào website.
Dịch vụ này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp không có bộ phận pháp lý hoặc CNTT chuyên trách.
Bao lâu được cấp logo xác nhận?
Sau khi hoàn tất hồ sơ và được Bộ Công Thương duyệt, thời gian cấp mã xác nhận thường từ 5 – 7 ngày làm việc. Tuy nhiên, thời gian này có thể kéo dài nếu:
- Hồ sơ thiếu hoặc sai sót;
- Doanh nghiệp không phản hồi kịp yêu cầu bổ sung;
- Lượng hồ sơ nộp lên hệ thống quá lớn vào các đợt cao điểm.
Do đó, bạn nên chuẩn bị hồ sơ sớm và kiểm tra email thường xuyên để phản hồi nhanh nhất nếu có yêu cầu bổ sung từ Bộ Công Thương.
Cách kiểm tra website đã đăng ký hay chưa?
Để tra cứu tình trạng đăng ký hoặc thông báo website, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Truy cập website: https://online.gov.vn;
- Chọn tab “Tra cứu”;
- Nhập tên miền cần kiểm tra (không có “https://”);
- Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết: đã thông báo, đang xử lý hay chưa đăng ký.
Nếu website chưa có trong hệ thống, bạn nên chủ động thực hiện thủ tục để tránh bị xử phạt hoặc cảnh báo công khai. Logo xác nhận của Bộ Công Thương cũng có thể được kiểm tra bằng cách nhấp trực tiếp từ website đã gắn mã.
Việc đăng ký website hoặc thông báo website với Bộ Công Thương không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là hành động giúp doanh nghiệp khẳng định sự minh bạch, uy tín trong hoạt động kinh doanh online. Không thực hiện đúng quy định có thể khiến bạn bị xử phạt từ 10 đến 30 triệu đồng, ảnh hưởng đến thương hiệu và niềm tin của khách hàng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong thủ tục hoặc cần hỗ trợ tư vấn, dịch vụ kế toán và pháp lý của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành, giúp bạn thực hiện đăng ký website nhanh chóng – chính xác – đúng luật.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
