Khi doanh nghiệp bắt đầu đưa tài sản vào sử dụng, việc đăng ký khấu hao tài sản cố định là bước quan trọng trong công tác kế toán và quyết toán thuế. Nếu không thực hiện đúng quy định, chi phí khấu hao có thể bị loại khỏi chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Do đó, việc nắm rõ thủ tục, thời điểm và hồ sơ cần thiết khi khấu hao tài sản cố định sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi về thuế và tuân thủ pháp luật. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn thực hiện đăng ký khấu hao theo đúng quy định mới nhất
Đăng ký khấu hao là gì?
Đăng ký khấu hao là thủ tục kế toán bắt buộc đối với doanh nghiệp khi bắt đầu đưa tài sản cố định vào sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần thông báo phương pháp khấu hao tài sản cố định cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để chi phí khấu hao được công nhận là hợp lệ khi tính thuế. Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch trong hạch toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận chịu thuế và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Khấu hao tài sản cố định là cách để doanh nghiệp phân bổ dần chi phí đầu tư tài sản theo thời gian sử dụng, phản ánh giá trị hao mòn của tài sản một cách hợp lý trong sổ sách kế toán. Nếu không thực hiện đăng ký khấu hao tài sản cố định đúng thời điểm và đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị loại toàn bộ chi phí khấu hao khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng chi phí thuế và các rủi ro về pháp lý khi bị thanh tra, kiểm tra.
Khái niệm khấu hao tài sản cố định
Khấu hao tài sản cố định là quá trình phân bổ giá trị ban đầu hoặc giá trị ghi sổ của tài sản cố định vào chi phí trong một khoảng thời gian nhất định, thường theo năm hoặc theo kỳ kế toán. Việc khấu hao này được thực hiện nhằm phản ánh đúng thực tế sử dụng và hao mòn của tài sản, bảo đảm tính trung thực của báo cáo tài chính. Có ba phương pháp phổ biến được phép áp dụng: khấu hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần và khấu hao theo sản lượng.
Mỗi phương pháp sẽ phù hợp với từng loại tài sản và đặc điểm ngành nghề khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp phải dựa trên tính chất sử dụng tài sản và cần được đăng ký rõ ràng với cơ quan thuế trước khi áp dụng.
Ý nghĩa của việc khấu hao tài sản cố định
Khấu hao tài sản cố định có ý nghĩa quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp:
- Ghi nhận chi phí sản xuất kinh doanh hợp lý, làm cơ sở tính toán lợi nhuận chịu thuế;
- Tái phân bổ giá trị tài sản đầu tư vào chi phí vận hành hàng kỳ;
- Hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì, thay thế tài sản định kỳ;
- Là yếu tố quan trọng khi lập báo cáo tài chính, hồ sơ vay vốn hoặc trình bày trước cổ đông.
Ngoài ra, khấu hao tài sản cố định còn là cơ sở để doanh nghiệp phản ánh đúng thực trạng tài sản trên sổ sách, từ đó nâng cao độ tin cậy trong việc kiểm toán nội bộ và kiểm tra thuế định kỳ.
Trường hợp nào phải đăng ký khấu hao?
Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, mọi tài sản cố định sử dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh phải được doanh nghiệp đăng ký khấu hao với cơ quan thuế. Cụ thể, doanh nghiệp cần:
- Gửi thông báo về phương pháp khấu hao trước khi bắt đầu trích khấu hao;
- Lập bảng danh mục tài sản cố định kèm theo;
- Đảm bảo phương pháp đã đăng ký phải được giữ ổn định trong suốt thời gian trích khấu hao, trừ khi có lý do chính đáng và được chấp thuận.
Nếu doanh nghiệp tự ý thay đổi phương pháp hoặc không đăng ký, chi phí trích khấu hao từ tài sản đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.
Khấu hao và ảnh hưởng đến thuế TNDN
Chi phí khấu hao tài sản cố định được coi là một khoản chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đảm bảo các điều kiện:
- Tài sản được sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hợp đồng mua bán hợp lệ;
- Được đăng ký phương pháp khấu hao trước thời điểm bắt đầu trích;
- Tài sản đáp ứng tiêu chuẩn về tài sản cố định theo quy định hiện hành.
Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, toàn bộ hoặc một phần chi phí khấu hao có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế, làm tăng nghĩa vụ thuế và phát sinh rủi ro kiểm tra thuế. Vì vậy, việc đăng ký khấu hao tài sản cố định là yếu tố sống còn trong công tác kế toán và quản lý thuế doanh nghiệp.
Thời điểm đăng ký khấu hao tài sản cố định là khi nào?
Việc xác định đúng thời điểm đăng ký khấu hao tài sản cố định là yếu tố then chốt để đảm bảo chi phí khấu hao được ghi nhận hợp pháp trong kỳ tính thuế. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã bị cơ quan thuế loại chi phí khấu hao chỉ vì không đăng ký đúng thời điểm hoặc không thông báo bằng văn bản rõ ràng. Do đó, nắm bắt chính xác mốc thời gian và tuân thủ đầy đủ quy trình là cách duy nhất để đảm bảo chi phí khấu hao được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Đăng ký trước hay sau khi đưa vào sử dụng?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải đăng ký khấu hao trước thời điểm bắt đầu trích khấu hao hoặc chậm nhất là trong kỳ kê khai thuế đầu tiên có phát sinh chi phí khấu hao. Tức là, việc đăng ký cần thực hiện trước hoặc đồng thời với thời điểm đưa tài sản vào sử dụng chính thức. Nếu doanh nghiệp đã đưa tài sản vào sử dụng nhưng chưa đăng ký phương pháp khấu hao, toàn bộ chi phí trích khấu hao từ thời điểm đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Do đó, tốt nhất là ngay sau khi ghi nhận tài sản cố định trên sổ sách kế toán, doanh nghiệp nên tiến hành làm hồ sơ đăng ký khấu hao để tránh lỡ hạn.
Quy định về thời hạn nộp hồ sơ khấu hao
Không có một thời hạn cứng cụ thể trong luật cho việc nộp hồ sơ đăng ký khấu hao tài sản cố định, nhưng quy tắc chung là: hồ sơ phải được nộp trước thời điểm kê khai chi phí khấu hao trên tờ khai thuế. Nghĩa là nếu bạn trích khấu hao bắt đầu từ tháng 4, thì việc đăng ký cần hoàn thành trước thời điểm nộp tờ khai thuế tháng/quý đó (thường là ngày 20 tháng sau). Trường hợp phát hiện sai sót sau khi nộp, doanh nghiệp vẫn có thể điều chỉnh, nhưng phải giải trình rõ lý do và chịu sự xem xét của cơ quan thuế.
Cơ quan tiếp nhận đăng ký khấu hao
Hồ sơ đăng ký khấu hao tài sản cố định sẽ được nộp đến Chi cục thuế quản lý trực tiếp nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Một số tỉnh/thành phố đã triển khai hệ thống tiếp nhận trực tuyến qua Cổng dịch vụ công ngành thuế, cho phép doanh nghiệp nộp hồ sơ online thay vì trực tiếp. Doanh nghiệp cần lưu ý giữ lại biên nhận điện tử hoặc xác nhận đã nộp để làm căn cứ pháp lý trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc bị thanh tra, kiểm tra sau này.
Hậu quả nếu không đăng ký khấu hao đúng hạn
Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục đăng ký khấu hao tài sản cố định, cơ quan thuế hoàn toàn có quyền loại toàn bộ phần chi phí khấu hao ra khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này sẽ làm tăng lợi nhuận chịu thuế, kéo theo việc tăng số thuế phải nộp. Ngoài ra, nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp đã trích khấu hao không đăng ký trong nhiều kỳ, sẽ có khả năng bị truy thu thuế, tính lãi phạt chậm nộp và thậm chí xử lý vi phạm hành chính về thuế.
Vì vậy, việc đăng ký khấu hao đúng thời điểm không chỉ là trách nhiệm kế toán mà còn là biện pháp bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro tài chính, pháp lý về sau.
Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định là gì?
Sau khi đăng ký khấu hao tài sản cố định, doanh nghiệp cần xác định rõ phương pháp trích khấu hao áp dụng cho từng loại tài sản. Phương pháp khấu hao không chỉ ảnh hưởng đến giá trị chi phí hàng kỳ mà còn tác động đến kết quả kinh doanh, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp cần đảm bảo đúng quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và không được thay đổi tùy tiện trong quá trình sử dụng nếu không có lý do chính đáng.
Phương pháp khấu hao đường thẳng
Đây là phương pháp phổ biến và đơn giản nhất trong kế toán. Theo đó, chi phí khấu hao được phân bổ đều trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định. Doanh nghiệp tính chi phí khấu hao hàng tháng bằng cách lấy nguyên giá chia cho số năm sử dụng theo khung quy định của Bộ Tài chính. Phương pháp này được đa số doanh nghiệp lựa chọn khi đăng ký khấu hao vì tính ổn định, dễ hạch toán và phù hợp với các tài sản có mức độ sử dụng đồng đều qua các kỳ.
Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần
Phương pháp này cho phép khấu hao nhiều hơn vào các năm đầu, sau đó giảm dần theo thời gian. Đây là lựa chọn phù hợp cho các tài sản có mức độ hao mòn cao trong giai đoạn đầu sử dụng như thiết bị công nghệ, máy móc chuyên dụng. Tuy nhiên, không phải tất cả tài sản đều được phép áp dụng phương pháp này. Doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ và đăng ký cụ thể với cơ quan thuế khi thực hiện đăng ký khấu hao tài sản cố định theo phương pháp số dư giảm dần để tránh bị từ chối chi phí khi quyết toán thuế.
Phương pháp khấu hao theo sản lượng
Phương pháp này được áp dụng cho tài sản mà mức độ hao mòn gắn liền với sản lượng sản xuất, ví dụ như máy móc trong ngành chế biến hoặc sản xuất hàng loạt. Theo đó, chi phí khấu hao sẽ được phân bổ theo số lượng sản phẩm làm ra trong kỳ. Công thức khấu hao dựa trên tổng sản lượng dự kiến và sản lượng thực tế. Doanh nghiệp cần có số liệu chi tiết và minh bạch để thuyết minh cho cơ quan thuế khi lựa chọn phương pháp này
Nguyên tắc thay đổi phương pháp khấu hao
Một khi đã thực hiện đăng ký phương pháp khấu hao, doanh nghiệp phải giữ nguyên phương pháp đó trong suốt vòng đời tài sản. Việc thay đổi phương pháp chỉ được phép nếu có lý do chính đáng như thay đổi mục đích sử dụng, quy mô sản xuất, hoặc có hướng dẫn bổ sung từ cơ quan nhà nước. Trường hợp doanh nghiệp tự ý thay đổi phương pháp mà không đăng ký lại hoặc không có căn cứ hợp lệ, toàn bộ chi phí khấu hao có thể bị loại khi tính thuế. Vì vậy, cần cân nhắc kỹ trước khi đăng ký và thực hiện việc trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp phù hợp.
Lưu ý: Mỗi phương pháp có ưu – nhược điểm riêng và chỉ phù hợp với một số loại tài sản nhất định. Doanh nghiệp cần đánh giá cẩn trọng và nên tham khảo tư vấn từ kế toán trưởng hoặc dịch vụ kế toán để lựa chọn đúng ngay từ bước đăng ký khấu hao ban đầu, tránh phát sinh rủi ro về sau.
Hồ sơ đăng ký khấu hao tài sản cố định gồm gì?
Để thực hiện đăng ký khấu hao tài sản cố định hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo đúng hướng dẫn tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC. Việc chuẩn bị chính xác từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ, đồng thời đảm bảo rằng chi phí khấu hao được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Sau đây là các thành phần cơ bản trong hồ sơ đăng ký khấu hao.
Văn bản thông báo đăng ký khấu hao
Văn bản này là tài liệu bắt buộc đầu tiên trong hồ sơ. Nội dung cần ghi rõ:
- Danh sách các tài sản cố định cần trích khấu hao;
- Phương pháp khấu hao dự kiến áp dụng (đường thẳng, số dư giảm dần, theo sản lượng);
- Ngày bắt đầu trích khấu hao;
- Lý do chọn phương pháp nếu không phải là đường thẳng.
Doanh nghiệp cần ghi rõ mã số thuế, thông tin liên hệ và người đại diện pháp luật để cơ quan thuế tiện liên lạc trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ hoặc xác minh thông tin.
Danh sách tài sản cố định
Danh sách này là bảng tổng hợp thông tin chi tiết của từng tài sản cố định cần khấu hao, bao gồm:
- Tên tài sản;
- Số hiệu, mã hiệu, nguồn gốc hình thành (mua, góp vốn, tự sản xuất…);
- Nguyên giá, ngày bắt đầu sử dụng, thời gian khấu hao dự kiến;
- Bộ phận sử dụng và vị trí lắp đặt.
Danh sách nên kèm theo bản mô tả ngắn gọn về chức năng sử dụng để chứng minh rằng tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh. Đây là cơ sở để cơ quan thuế đánh giá tính hợp lý của việc trích khấu hao.
Quyết định ban hành nội bộ về trích khấu hao
Doanh nghiệp cần ban hành quyết định nội bộ do Giám đốc hoặc người đại diện pháp luật ký, thể hiện rõ:
- Chấp thuận danh sách tài sản cố định đưa vào khấu hao;
- Phương pháp khấu hao từng loại tài sản;
- Thời điểm bắt đầu khấu hao;
- Phòng ban, cá nhân chịu trách nhiệm giám sát quá trình trích khấu hao.
Quyết định này giúp tăng tính minh bạch và chứng minh rằng việc đăng ký khấu hao tài sản cố định là chủ động, có tổ chức.
Các biểu mẫu và tài liệu bổ sung
Ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Hóa đơn mua tài sản, hợp đồng mua bán hoặc biên bản bàn giao;
- Biên bản nghiệm thu, đưa tài sản vào sử dụng;
- Biên bản kiểm kê, định giá nếu là tài sản góp vốn hoặc được điều chuyển;
- Các tài liệu kỹ thuật liên quan (nếu cần): hướng dẫn sử dụng, tài liệu về công suất – sản lượng (đối với phương pháp khấu hao theo sản lượng).
Tất cả các tài liệu này phải được lưu trữ cùng hồ sơ và xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế.
Gợi ý: Hồ sơ đăng ký khấu hao nên được gửi kèm theo kỳ khai báo thuế đầu tiên có phát sinh chi phí khấu hao. Ngoài ra, doanh nghiệp nên scan và lưu trữ bản mềm trên hệ thống để tiện tra cứu và đối chiếu trong các kỳ kiểm tra thuế.
5. Chi phí khấu hao có được trừ khi tính thuế không?
Chi phí khấu hao tài sản cố định là một trong những chi phí quan trọng được đưa vào xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi khoản khấu hao đều được tính vào chi phí hợp lý. Chỉ khi doanh nghiệp đăng ký khấu hao đúng quy định và trích khấu hao theo đúng phương pháp, thời gian, thì chi phí này mới được cơ quan thuế chấp nhận là khoản được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Việc hiểu và tuân thủ các điều kiện này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tránh rủi ro bị truy thu, phạt về thuế.
Điều kiện để được trừ chi phí khấu hao
Để chi phí khấu hao tài sản cố định được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Tài sản cố định phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp về quyền sở hữu, giá trị, nguồn gốc tài sản;
- Được ghi nhận vào sổ sách kế toán theo quy định;
- Đã đăng ký phương pháp khấu hao với cơ quan thuế đúng thời điểm;
- Thời gian trích khấu hao phù hợp khung quy định của Bộ Tài chính (không ngắn hoặc dài hơn khung cho phép nếu không có lý do chính đáng).
Nếu vi phạm một trong các điều kiện này, phần khấu hao tương ứng sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thuế phải nộp.
Các khoản khấu hao không hợp lệ
Một số trường hợp khấu hao tài sản cố định không được tính vào chi phí hợp lý:
- Tài sản chưa đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định (ví dụ: giá trị dưới 30 triệu đồng);
- Tài sản không phục vụ cho hoạt động kinh doanh (ví dụ: xe ô tô dùng cho cá nhân);
- Tài sản đã hết thời gian khấu hao nhưng vẫn tiếp tục trích;
- Trường hợp không thực hiện đúng thủ tục đăng ký khấu hao, không thông báo phương pháp, hoặc thay đổi phương pháp khấu hao mà không có lý do hợp lệ;
- Tài sản có nguồn gốc tài trợ, viện trợ, được cấp miễn phí (trừ khi có quy định khác).
Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát danh mục tài sản cố định và thời gian khấu hao để tránh trích sai, ghi sai, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và báo cáo thuế.
Một số lưu ý khi hạch toán khấu hao
Khi hạch toán chi phí khấu hao, kế toán cần bảo đảm:
- Đúng kỳ, đúng đối tượng tài sản;
- Phân bổ chi phí khấu hao cho đúng bộ phận sử dụng;
- Ghi nhận khấu hao vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh (thường là tài khoản 627, 641 hoặc 642);
- Đối với các tài sản có sử dụng chung cho nhiều hoạt động, cần có nguyên tắc phân bổ khấu hao cụ thể và hợp lý;
- Phần mềm kế toán cần cập nhật đầy đủ thời gian khấu hao, phương pháp và nguyên giá để tránh sai lệch.
Hạch toán sai sẽ khiến doanh nghiệp bị loại chi phí hoặc truy thu thuế khi bị kiểm tra, thanh tra thuế.
Cách kiểm tra cơ quan thuế đã ghi nhận khấu hao
Sau khi đăng ký khấu hao, doanh nghiệp nên lưu lại biên nhận hồ sơ (bản cứng hoặc bản điện tử nếu nộp online). Ngoài ra, có thể chủ động liên hệ với cán bộ thuế quản lý trực tiếp để xác nhận việc đã ghi nhận. Trong một số phần mềm hỗ trợ khai thuế hoặc trên Cổng thông tin thuế, doanh nghiệp cũng có thể theo dõi trạng thái hồ sơ. Nếu có nghi ngờ việc đăng ký chưa được cập nhật, doanh nghiệp nên gửi công văn xác nhận lại, tránh tình trạng bị loại chi phí trong quyết toán thuế mà không có cơ hội giải trình.
Việc đăng ký khấu hao tài sản cố định đúng thời điểm, đúng phương pháp và đúng hồ sơ không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là cách doanh nghiệp bảo vệ chi phí hợp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Trích khấu hao đúng quy định giúp tăng tính minh bạch trong báo cáo tài chính, giảm rủi ro khi thanh – kiểm tra thuế, đồng thời phản ánh chính xác giá trị tài sản doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc đăng ký hoặc lập hồ sơ trích khấu hao đúng quy định, hãy liên hệ ngay với đội ngũ kế toán chuyên nghiệp để được tư vấn và triển khai nhanh chóng, chính xác.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
