Trong lộ trình chuyển đổi số quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước Việt Nam như Bộ Công an, Tổng cục Thuế và Cục Xuất nhập cảnh đang thực hiện chiến lược số hóa 100% quy trình hành chính công. Việc chuyển dịch này bắt buộc mọi tổ chức kinh tế phải thiết lập một bản sắc kỹ thuật số hợp pháp, chuẩn hóa.
Tuy nhiên, thực trạng hiện nay cho thấy rất nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), đặc biệt là các đơn vị có Người đại diện theo pháp luật (ĐDPL) là người nước ngoài, đang “bỏ quên” hoặc gặp vô vàn rào cản kỹ thuật khi kích hoạt tài khoản định danh điện tử tổ chức. Việc chậm định danh điện tử không đơn thuần là lỗi kỹ thuật hệ thống hay sự chậm trễ hành chính thông thường. Nó là ngòi nổ tạo ra một hiệu ứng đổ vỡ dây chuyền, trực tiếp làm tê liệt các hoạt động cốt lõi và đe dọa sự tồn tại hợp pháp của pháp nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Rủi ro Pháp lý Lao Động và Xuất Nhập Cảnh
Đóng băng thủ tục xin Thẻ tạm trú (TRC) và Thị thực (Visa)
Hiện nay, Cục Xuất nhập cảnh đã gần như đóng hoàn toàn các cửa tiếp nhận hồ sơ giấy truyền thống, chuyển dịch toàn bộ sang Cổng dịch vụ công trực tuyến. Để bảo lãnh xin Visa hoặc Thẻ tạm trú (TRC) cho chuyên gia hay lao động nước ngoài, hệ thống yêu cầu tài khoản của doanh nghiệp bảo lãnh phải hoàn tất xác thực định danh điện tử tổ chức (eKYC). Khi doanh nghiệp chậm định danh điện tử, hệ thống sẽ từ chối quyền đăng nhập và xử lý hồ sơ, khiến mọi thủ tục hồ sơ nhân sự nước ngoài bị đóng băng hoàn toàn.
Vòng lặp luẩn quẩn cho nhà điều hành mới
Đối với các doanh nghiệp FDI mới thay đổi nhân sự cấp cao, một kịch bản “bế tắc pháp lý” rất thường xuyên xảy ra:
- Sếp ngoại mới bổ nhiệm chưa thể vào Việt Nam vì chưa có Thị thực.
- Do chưa vào Việt Nam, cơ quan chức năng chưa có dữ liệu sinh trắc học để làm định danh cá nhân mức độ 2 cho vị sếp này.
- Không có định danh cá nhân của người ĐDPL, doanh nghiệp không thể kích hoạt định danh điện tử cho doanh nghiệp FDI (định danh tổ chức).
- Không có định danh tổ chức, doanh nghiệp lại không thể nộp hồ sơ trực tuyến để xin Visa/TRC bảo lãnh cho vị sếp đó nhập cảnh hợp pháp.
Vòng lặp luẩn quẩn này nếu không có sự can thiệp của chuyên gia pháp lý sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng “rắn mất đầu” kéo dài.
Nguy cơ cư trú bất hợp pháp và bị trục xuất
Hệ lụy trực tiếp của việc tắc nghẽn hệ thống định danh là các nhân sự nước ngoài hiện hữu không thể gia hạn TRC hoặc Visa đúng hạn. Khi thời hạn lưu trú ghi trên hộ chiếu kết thúc mà hồ sơ trực tuyến vẫn chưa được nộp thành công, người nước ngoài sẽ ngay lập tức rơi vào trạng thái cư trú bất hợp pháp. Doanh nghiệp và cá nhân sẽ phải đối mặt với các mức xử phạt hành chính rất nặng từ cơ quan quản lý, nghiêm trọng hơn có thể bị trục xuất hoặc đưa vào danh sách đen (Blacklist) cấm nhập cảnh của Cục Xuất nhập cảnh Việt Nam.
Xem thêm: Hướng dẫn định danh cho doanh nghiệp nước ngoài FDI: Thủ tục và quy trình đầy đủ nhất
Rủi ro hệ thống Thuế và kế toán
Nghẽn xác thực chữ ký số và hệ thống kê khai
Tổng cục Thuế đang đẩy mạnh việc đồng bộ hóa dữ liệu hóa đơn điện tử và hệ thống kê khai thuế với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu thông tin của người ĐDPL chưa được xác thực thông qua hệ thống định danh điện tử định kỳ, chữ ký số doanh nghiệp FDI sẽ bị hệ thống từ chối nhận diện hoặc đánh dấu là “không đủ độ tin cậy eKYC”. Khi đó, toàn bộ công tác ký số của doanh nghiệp trên môi trường điện tử đều không thể thực hiện.
Phạt hành chính do chậm nộp báo cáo tài chính và tờ khai
Khi hệ thống Thuế điện tử (eTax) từ chối nhận tờ khai hoặc báo cáo tài chính do lỗi chưa định danh người ĐDPL, doanh nghiệp FDI sẽ không thể hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đúng kỳ hạn. Pháp luật thuế Việt Nam không chấp nhận lý do chậm trễ xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa hoàn thành thủ tục công nghệ hành chính này. Hệ quả là doanh nghiệp phải gánh chịu các quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế với mức phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, kèm theo tiền chậm nộp tính theo từng ngày.
Rủi ro nghiêm trọng nhất: Bị cưỡng chế, đóng mã số thuế tạm thời
Khi doanh nghiệp không thể truy cập hệ thống thuế điện tử để phản hồi các thông báo từ cơ quan quản lý, hoặc không thể thực hiện các nghĩa vụ nghĩa vụ thuế do lỗi định danh kéo dài, cơ quan Thuế có quyền chuyển trạng thái hoạt động của doanh nghiệp thành: “Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.
Việc bị đóng mã số thuế tạm thời đồng nghĩa với việc toàn bộ hệ thống hóa đơn điện tử FDI (cả đầu ra và đầu vào) bị vô hiệu hóa lập tức. Mọi hoạt động mua bán, xuất nhập khẩu của công ty chính thức bị phong tỏa hoàn toàn cho đến khi khắc phục xong sự cố.
Rủi ro pháp lý Doanh nghiệp và vận hành
Đóng băng hoàn toàn tài khoản và giao dịch ngân hàng
Thực hiện nghiêm ngặt các quyết định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc siết chặt cơ chế định danh khách hàng điện tử (eKYC) nhằm phòng chống rửa tiền, các ngân hàng thương mại tại Việt Nam đã đồng loạt áp dụng quy định quét dữ liệu sinh trắc học và kiểm tra định danh người ĐDPL của tổ chức.
Nếu tài khoản định danh của công ty FDI không khớp hoặc chưa được xác thực trên cổng thông tin quốc gia, ngân hàng có quyền và bắt buộc phải tạm dừng tất cả các giao dịch thanh toán, chuyển khoản trên tài khoản của công ty. Lúc này, doanh nghiệp không thể thực hiện các lệnh chi cốt lõi như: trả lương cho người lao động, thanh toán tiền cho nhà cung cấp, hay thực hiện các nghĩa vụ thanh toán quốc tế.
Đánh mất cơ hội kinh doanh và bị treo trên sàn đấu thầu quốc gia
Trong nền kinh tế số, tốc độ là yếu tố quyết định. Nếu tài khoản định danh số của doanh nghiệp bị treo, công ty không thể tham gia ký kết các hợp đồng thương mại điện tử với đối tác quốc tế. Đối với các doanh nghiệp FDI hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, cung ứng dịch vụ công, việc thiếu định danh điện tử chuẩn hóa sẽ khiến tài khoản trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia bị vô hiệu hóa, trực tiếp tước bỏ quyền tham gia đấu thầu các dự án lớn.
Trách nhiệm pháp lý vô hạn của sếp ngoại
Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, Người đại diện theo pháp luật là người thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch. Khi các khoản phạt chậm nộp thuế, chậm đóng BHXH tích tụ hoặc các tranh chấp hợp đồng xảy ra do lỗi hệ thống vận hành từ việc chậm định danh điện tử, người ĐDPL nước ngoài phải chịu trách nhiệm cá nhân trực tiếp và vô hạn trước pháp luật Việt Nam. Điều này có thể dẫn đến các biện pháp cưỡng chế cá nhân nghiêm trọng, bao gồm cả việc bị hoãn xuất cảnh khi đang làm việc tại Việt Nam.
Xem thêm: Quy trình định danh tổ chức theo Nghị định số 69/2024/NĐ-CP
Giải pháp chiến lược cho Doanh nghiệp FDI
Để hóa giải triệt để các rủi ro hệ thống nêu trên, các chuyên gia tư vấn đầu tư tại Wacontre khuyến nghị doanh nghiệp FDI áp dụng các giải pháp chiến lược sau:
Giải pháp bổ nhiệm Người đại diện pháp luật thứ hai là người Việt Nam
Đối với các doanh nghiệp đã có sẵn nhân sự người bản địa đủ năng lực và độ tin cậy, giải pháp tối ưu và nhanh chóng nhất là tiến hành sửa đổi điều lệ công ty để bổ nhiệm thêm một Người đại diện theo pháp luật thứ hai là người Việt Nam (với chức danh Giám đốc hoặc Tổng giám đốc).
- Người ĐDPL thứ hai này sẽ sử dụng căn cước công dân gắn chíp và tài khoản VNeID cá nhân mức độ 2 để kích hoạt eKYC tổ chức cho công ty trước.
- Phương án này giúp thông suốt ngay lập tức các cổng dịch vụ công trực tuyến, gỡ nghẽn từ xa toàn bộ hệ thống Thuế, Hải quan và Bảo hiểm cho doanh nghiệp trong khi sếp ngoại chưa hoàn tất thủ tục nhập cảnh.
Quy trình gỡ nút thắt đối với doanh nghiệp chỉ có sếp ngoại
Với các mô hình công ty bắt buộc chỉ sử dụng duy nhất một người ĐDPL là người nước ngoài, quy trình xử lý cần được triển khai theo các bước chuẩn xác sau:
- Bước 1: Sử dụng phương án ủy quyền thông qua các đơn vị dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp như Wacontre để xin Thị thực điện tử (E-visa) hoặc công văn nhập cảnh ngắn hạn trước cho sếp ngoại.
- Bước 2: Ngay khi sếp ngoại đặt chân đến Việt Nam, tiến hành đăng ký số điện thoại chính chủ bằng hộ chiếu, đến cơ quan Công an có thẩm quyền để chụp ảnh, quét vân tay nhằm hoàn thiện định danh cá nhân mức độ 2.
- Bước 3: Sử dụng tài khoản định danh cá nhân đã chuẩn hóa của sếp để liên kết, kích hoạt hệ thống tài khoản công ty trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Tổng cục Thuế.
Khuyến nghị hành động khẩn cấp từ chuyên gia Wacontre
Doanh nghiệp tuyệt đối không được chủ quan, chờ đợi đến sát kỳ báo cáo thuế hoặc sát ngày hết hạn Thẻ tạm trú của nhân sự mới bắt tay vào thực hiện thủ tục. Hệ thống dịch vụ công công nghệ luôn có độ trễ về mặt phê duyệt dữ liệu. Việc chủ động rà soát và thực hiện định danh điện tử cho doanh nghiệp FDI ngay hôm nay là hành động bắt buộc để bảo vệ an toàn pháp lý cho toàn bộ chuỗi vận hành kinh doanh.
Định danh tổ chức trong kỷ nguyên số không còn là một thủ tục hành chính mang tính lựa chọn “có cũng được, không có cũng không sao”, mà đã trở thành điều kiện tiên quyết mang tính sinh tử để một doanh nghiệp tồn tại hợp pháp trên thị trường Việt Nam. Một hành động chậm trễ hoặc lơ là của bộ phận hành chính nội bộ hoàn toàn có thể phải trả giá bằng việc toàn bộ chuỗi vận hành kinh doanh của một tập đoàn FDI lớn bị đình trệ, chịu các chế tài phạt nặng nề và tổn hại danh tiếng thương hiệu nghiêm trọng.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn [email protected] để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
