Khi doanh nghiệp mới thành lập, việc kê khai và đăng ký bảo hiểm xã hội ban đầu cho người lao động là bước quan trọng và bắt buộc. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội ban đầu, giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ quy định mới nhất theo pháp luật hiện hành.
Bảo hiểm xã hội ban đầu là gì?
Định nghĩa bảo hiểm xã hội ban đầu
Bảo hiểm xã hội ban đầu là thủ tục doanh nghiệp lần đầu tiên thực hiện để đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Đây là bước quan trọng, đánh dấu sự tuân thủ pháp luật về lao động và bảo hiểm xã hội, đồng thời là nền tảng để người lao động được đảm bảo quyền lợi về lương hưu, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
Việc đăng ký BHXH ban đầu là thủ tục bắt buộc đối với tất cả các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng lao động có ký hợp đồng từ 01 tháng trở lên. Trong giai đoạn đầu hoạt động, nếu doanh nghiệp không đăng ký kịp thời, có thể bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động.
Các đối tượng cần đăng ký BHXH ban đầu
Mọi doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ chức hoặc cá nhân có thuê mướn lao động theo hợp đồng đều thuộc diện phải kê khai và đăng ký BHXH ban đầu. Đối với người lao động, bao gồm công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên. Ngoài ra, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hợp lệ cũng thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Căn cứ pháp lý hiện hành liên quan
Việc kê khai và tham gia bảo hiểm xã hội ban đầu hiện được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật sau:
- Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 (được sửa đổi, bổ sung các năm gần đây)
- Quyết định số 595/QĐ-BHXH hướng dẫn quy trình thu BHXH
- Nghị định số 115/2015/NĐ-CP và Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH
- Quyết định 888/QĐ-BHXH về biểu mẫu kê khai
Khi nào doanh nghiệp phải tham gia BHXH ban đầu?
Ngay sau khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động từ 01 tháng trở lên, doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực. Trường hợp không đăng ký đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Lợi ích của việc đăng ký BHXH ban đầu đúng hạn
- Giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt
- Tạo sự yên tâm và niềm tin cho người lao động
- Tăng uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp
- Đảm bảo quyền lợi lâu dài cho người lao động khi gặp rủi ro
- Là nền tảng để tham gia các thủ tục BHXH định kỳ, điều chỉnh hoặc chốt sổ sau này
Hồ sơ bảo hiểm xã hội ban đầu gồm những gì?
Danh sách biểu mẫu cần thiết khi kê khai BHXH
Để doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội ban đầu đúng quy định, cần chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu bắt buộc từ cơ quan BHXH. Danh sách bao gồm:
- Mẫu TK1-TS: Tờ khai cá nhân người lao động.
- Mẫu TK3-TS: Tờ khai thông tin đơn vị tham gia BHXH.
- Mẫu D01-TS: Danh sách người lao động tham gia BHXH.
- Mẫu D02-TS, D05-TS: Áp dụng khi có thay đổi về lao động.
Tờ khai cá nhân (Mẫu TK1-TS) và hướng dẫn điền
Mẫu TK1-TS yêu cầu người lao động khai báo thông tin cá nhân như: họ tên, giới tính, ngày sinh, số CMND/CCCD, nơi cư trú và mã số BHXH (nếu có). Biểu mẫu này phải được ký tên bởi người lao động và xác nhận bởi người sử dụng lao động. Doanh nghiệp cần hướng dẫn kỹ lưỡng để tránh sai sót thông tin.
Tờ khai đơn vị sử dụng lao động (Mẫu TK3-TS)
TK3-TS là mẫu biểu giúp cơ quan BHXH ghi nhận thông tin doanh nghiệp lần đầu tham gia. Nội dung bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, loại hình tổ chức và thông tin người đại diện pháp luật. Mẫu này cần đóng dấu đỏ và chữ ký của người đại diện.
Giấy tờ pháp lý doanh nghiệp cần chuẩn bị
Ngoài biểu mẫu, doanh nghiệp còn phải cung cấp các giấy tờ liên quan:
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động có hiệu lực.
- Giấy uỷ quyền nếu người đi nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật.
Mẫu danh sách lao động (D01-TS, D02-TS)
Mẫu D01-TS thể hiện danh sách tất cả người lao động sẽ tham gia BHXH ban đầu, bao gồm: họ tên, chức vụ, mã BHXH, mức lương đóng, thời điểm bắt đầu. Mẫu D02-TS dùng cho các thay đổi như tăng/giảm lao động sau đăng ký. Danh sách phải được lập rõ ràng, chính xác, có xác nhận của người đại diện doanh nghiệp.
Quy trình bảo hiểm xã hội ban đầu cho doanh nghiệp
Các bước thực hiện kê khai BHXH ban đầu
Quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội ban đầu cho doanh nghiệp bao gồm các bước cụ thể và bắt buộc để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Các bước thực hiện như sau:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn từ cơ quan BHXH, bao gồm các biểu mẫu kê khai và giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ thông qua giao dịch điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở chính.
- Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên hệ thống hoặc phản hồi từ cơ quan BHXH để bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ.
- Nhận kết quả gồm mã đơn vị tham gia BHXH, sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.
Thực hiện đúng quy trình này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hoàn tất nghĩa vụ pháp lý một cách hiệu quả, nhanh chóng.
Cách nộp hồ sơ BHXH qua cổng điện tử
Nộp hồ sơ điện tử đang trở thành phương thức phổ biến và được khuyến khích bởi cơ quan BHXH. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, sau đó sử dụng phần mềm hỗ trợ như EFY-eBHXH, TS24, IVAN, VNPT BHXH,… để kê khai, ký số và gửi hồ sơ trực tuyến. Hệ thống cho phép theo dõi tình trạng hồ sơ, nhận phản hồi, chỉnh sửa hoặc bổ sung nếu cần.
Nộp hồ sơ điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, công đi lại, đồng thời tăng độ chính xác và minh bạch trong giao dịch hành chính.
Thời hạn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Theo quy định tại Điều 99 của Luật BHXH, thời hạn tối đa để doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực là 30 ngày. Vi phạm thời hạn này sẽ bị xử phạt hành chính từ 5 triệu đến 75 triệu đồng, tùy theo mức độ chậm trễ, số lượng lao động bị ảnh hưởng và các tình tiết tăng nặng hay giảm nhẹ.
Do đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch kê khai BHXH ngay khi có người lao động đầu tiên để tránh rủi ro pháp lý không đáng có.
Cơ quan BHXH xử lý hồ sơ như thế nào?
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các biểu mẫu và giấy tờ. Nếu không có sai sót, hồ sơ được duyệt trong vòng 5 ngày làm việc. Trong trường hợp thiếu thông tin, cơ quan BHXH sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung và hướng dẫn chỉnh sửa cụ thể. Doanh nghiệp cần theo dõi thông báo qua cổng giao dịch điện tử hoặc email để kịp thời điều chỉnh.
Quy trình xử lý minh bạch, có hướng dẫn cụ thể giúp đảm bảo doanh nghiệp không gặp khó khăn trong quá trình tiếp cận và thực hiện.
Nhận kết quả: sổ BHXH và thẻ BHYT
Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị, sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động trong vòng 05 ngày làm việc. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức nhận kết quả qua:
- Giao dịch điện tử: nhận dữ liệu điện tử và bản in qua hệ thống
- Bưu chính: nhận hồ sơ giấy tại trụ sở doanh nghiệp
- Nhận trực tiếp tại cơ quan BHXH (nếu không sử dụng giao dịch điện tử)
Việc lưu giữ hồ sơ và phân phối sổ BHXH, thẻ BHYT đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp quản lý lao động hiệu quả và tạo niềm tin với nhân viên.
Kê khai bảo hiểm xã hội ban đầu cần lưu ý gì?
Thời gian kê khai để tránh bị phạt
Doanh nghiệp phải thực hiện kê khai và đăng ký BHXH ban đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực. Nếu kê khai chậm, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, với mức phạt từ 5 đến 75 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm và số lượng người lao động liên quan. Ngoài yếu tố pháp lý, việc chậm trễ còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của người lao động trong trường hợp cần khám chữa bệnh, thai sản hoặc tai nạn lao động.
Những sai sót thường gặp khi đăng ký lần đầu
Một số lỗi phổ biến doanh nghiệp thường gặp bao gồm:
- Khai sai mã số BHXH của người lao động (đặc biệt với người đã từng tham gia tại nơi khác).
- Thiếu thông tin trong mẫu TK1-TS hoặc TK3-TS.
- Gửi nhầm hồ sơ lên BHXH cấp tỉnh thay vì cấp quận/huyện.
- Thiếu dấu mộc và chữ ký người đại diện pháp luật.
Những sai sót nhỏ có thể khiến hồ sơ bị từ chối và làm chậm toàn bộ quy trình đăng ký.
Cập nhật thông tin người lao động đúng cách
Mọi thay đổi liên quan đến thông tin cá nhân (địa chỉ, CCCD, mức lương, chức vụ…) phải được cập nhật kịp thời để đồng bộ với cơ sở dữ liệu của BHXH. Doanh nghiệp cần sử dụng mẫu D07-TS hoặc C13-TS để điều chỉnh các thông tin này. Nếu không cập nhật kịp, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc thụ hưởng quyền lợi về sau.
Phân biệt mã số BHXH cá nhân và mã đơn vị
- Mã số BHXH cá nhân: là số định danh duy nhất của từng người lao động, thường trùng với số căn cước công dân.
- Mã số đơn vị: là mã do cơ quan BHXH cấp cho doanh nghiệp, dùng để khai báo, nộp hồ sơ và tra cứu. Cần lưu ý không nhầm lẫn giữa hai loại mã để tránh sai sót khi khai báo hoặc khi truy xuất hồ sơ về sau.
Tận dụng nền tảng điện tử kê khai BHXH
Sử dụng phần mềm kê khai BHXH như EFY, VNPT, TS24,… không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn hỗ trợ quản lý, lưu trữ và theo dõi trạng thái hồ sơ nhanh chóng. Ngoài ra, các nền tảng này còn có tính năng nhắc hạn nộp, giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ thời gian kê khai định kỳ.
Việc đăng ký bảo hiểm xã hội ban đầu là bước khởi đầu bắt buộc và vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh được các khoản phạt hành chính, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm với người lao động. Thông qua bài viết, bạn đã được hướng dẫn chi tiết về khái niệm, hồ sơ, quy trình và các lưu ý cần thiết khi kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu. Đừng để việc chậm trễ hoặc sai sót trong kê khai ảnh hưởng đến quyền lợi của cả doanh nghiệp và người lao động. Nếu cần thiết, hãy tìm đến các dịch vụ hỗ trợ uy tín để được tư vấn và hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác.
Xem thêm: Dịch vụ cho công ty mới thành lập
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
