Hướng dẫn sử dụng mẫu đơn báo mất bảo hiểm xã hội đúng quy định mới nhất giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng, chính xác.
Hướng dẫn sử dụng mẫu đơn báo mất bảo hiểm xã hội là điều cần thiết khi người lao động làm mất sổ BHXH. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết các bước và thủ tục khai báo mẫu đơn báo mất bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành.
Hướng dẫn sử dụng mẫu đơn báo mất bảo hiểm xã hội
Mẫu đơn báo mất bảo hiểm xã hội là văn bản hành chính do cá nhân hoặc tổ chức lập ra khi xảy ra tình huống mất sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Đây là một phần quan trọng trong quy trình thông báo và xin cấp lại sổ BHXH từ cơ quan có thẩm quyền. Việc sử dụng đúng mẫu đơn, điền đầy đủ thông tin và nộp hồ sơ đúng nơi, đúng thủ tục sẽ giúp người lao động rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo quyền lợi của mình.
Việc mất sổ BHXH có thể xảy ra do nhiều lý do khác nhau, và mẫu đơn này giúp cơ quan bảo hiểm xác minh, ghi nhận và tiến hành các thủ tục cần thiết để cấp lại. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách điền mẫu đơn và quy trình nộp hồ sơ chi tiết nhất.
Các trường hợp cần nộp mẫu đơn báo mất bảo hiểm xã hội
Việc nộp mẫu đơn báo mất sổ BHXH là bước cần thiết trong nhiều tình huống khác nhau mà người lao động hoặc đơn vị sử dụng lao động có thể gặp phải. Hiểu rõ các trường hợp áp dụng sẽ giúp bạn xác định đúng quy trình xử lý, tránh sai sót và rút ngắn thời gian cấp lại sổ.
1. Mất sổ BHXH do thất lạc cá nhân
Trường hợp phổ biến nhất là người lao động để thất lạc sổ trong quá trình sinh sống và làm việc. Điều này có thể xảy ra khi chuyển chỗ ở, di chuyển xa, gửi nhờ người khác giữ hộ nhưng quên lấy lại, hoặc đơn giản là cất giữ không đúng cách dẫn đến thất lạc. Trong trường hợp này, người lao động có thể trực tiếp khai báo mất và không cần xác nhận từ cơ quan công an.
2. Mất do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự cố bất khả kháng
Nếu người lao động sinh sống trong khu vực bị thiên tai như lũ lụt, sạt lở, hỏa hoạn hoặc các tình huống khẩn cấp khiến toàn bộ giấy tờ bị phá hủy, bao gồm cả sổ BHXH, thì việc báo mất sẽ yêu cầu bổ sung giấy xác nhận từ chính quyền địa phương hoặc công an cấp xã/phường nơi xảy ra sự việc. Những xác nhận này giúp chứng minh lý do mất hợp lệ và hợp pháp.
3. Bị trộm cắp hoặc đánh rơi khi di chuyển
Khi người lao động bị mất cắp tài sản cá nhân (trong đó có sổ BHXH), hoặc đánh rơi túi xách, balo… chứa giấy tờ quan trọng thì bắt buộc phải có xác nhận từ công an về việc mất giấy tờ. Đây là bằng chứng cần thiết để nộp hồ sơ cấp lại sổ BHXH theo quy định.
4. Mất do đơn vị sử dụng lao động làm thất lạc
Trong một số doanh nghiệp, sổ BHXH được giao lại cho bộ phận nhân sự giữ để tiện theo dõi và làm thủ tục. Tuy nhiên, trong quá trình bảo quản hoặc chuyển đổi nhân sự, đơn vị có thể làm mất sổ của người lao động. Khi đó, doanh nghiệp phải lập văn bản xác nhận về việc làm mất sổ và cam kết chịu trách nhiệm, đồng thời hỗ trợ người lao động làm lại sổ theo quy định.
Nội dung và cách điền mẫu đơn báo mất bảo hiểm xã hội
Để báo mất và xin cấp lại sổ BHXH, người lao động cần điền mẫu TK1-TS – là mẫu tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành.
📥 Bạn có thể tải mẫu mới nhất tại đây:
👉 Tải mẫu TK1-TS tại đây
Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu TK1-TS trong trường hợp báo mất sổ BHXH:
1. Thông tin người tham gia (Mục I)
- Họ và tên: Ghi đầy đủ, in hoa, có dấu.
- Ngày sinh/Giới tính/Quốc tịch: Ghi đúng theo giấy khai sinh/CMND/CCCD.
- Mã số BHXH: Nếu nhớ rõ, hãy ghi đúng; nếu không nhớ có thể bỏ trống.
- Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Ghi chính xác để đối chiếu.
- Địa chỉ cư trú: Ghi theo địa chỉ thường trú/tạm trú hiện tại.
2. Nội dung đề nghị (Mục II)
- Tích chọn vào mục “Cấp lại sổ BHXH do: Mất sổ”
- Không chọn mục thay đổi thông tin nếu bạn chỉ báo mất.
3. Thông tin thay đổi, bổ sung (Mục III)
- Bỏ trống nếu bạn không điều chỉnh thông tin cá nhân nào khác ngoài việc xin cấp lại sổ.
4. Hồ sơ kèm theo (Mục IV)
- Ghi rõ những giấy tờ nộp kèm theo như: bản sao CCCD, giấy xác nhận mất của công an (nếu có), xác nhận từ công ty (nếu đơn vị làm mất)…
5. Ký tên và ghi rõ họ tên
- Người lao động ký tên ở cuối trang.
- Nếu đơn vị nộp thay thì cần đóng dấu và ký xác nhận của người sử dụng lao động.
Thủ tục nộp mẫu đơn và hồ sơ kèm theo
1. Nộp tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương
Người lao động cần mang hồ sơ đến BHXH quận/huyện nơi cư trú hoặc nơi đang tham gia BHXH để nộp. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra và ghi phiếu hẹn trả kết quả.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ gồm:
- Mẫu đơn TK1-TS đã điền đầy đủ thông tin.
- CMND/CCCD bản sao (kèm bản chính đối chiếu).
- Giấy xác nhận mất của công an (nếu cần).
- Công văn xác nhận mất của đơn vị (nếu do công ty làm mất).
3. Thời gian xử lý hồ sơ
Thông thường, thời gian giải quyết hồ sơ cấp lại sổ BHXH là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
4. Các lưu ý khi nộp hồ sơ
- Đảm bảo mọi thông tin trong đơn là chính xác.
- Nếu đã từng cấp lại sổ, cần ghi rõ trong đơn.
- Không nên nhờ người khác đi nộp thay nếu không có giấy ủy quyền hợp lệ.
Xử lý và cấp lại sổ BHXH sau khi báo mất
1. Quy trình cấp lại sổ BHXH
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tra cứu dữ liệu cá nhân, đối chiếu với hồ sơ gốc và thực hiện in lại sổ mới. Thông tin cũ vẫn được giữ nguyên.
2. Lệ phí (nếu có)
Theo quy định hiện hành, việc cấp lại sổ BHXH do mất không thu phí. Tuy nhiên, nếu có yêu cầu chuyển phát nhanh hoặc giao tận nơi thì có thể mất thêm phí dịch vụ.
3. Thời hạn nhận sổ mới
Người lao động sẽ nhận sổ BHXH mới sau khoảng 10 ngày làm việc. Có thể kiểm tra trạng thái xử lý trên cổng thông tin BHXH Việt Nam.
4. Tra cứu tình trạng cấp lại
Truy cập vào website: https://baohiemxahoi.gov.vn, vào mục “Tra cứu hồ sơ” để theo dõi tình trạng hồ sơ cấp lại sổ BHXH.
Việc mất sổ BHXH là điều không ai mong muốn, tuy nhiên nếu chẳng may xảy ra, người lao động cần nắm rõ quy trình và sử dụng đúng mẫu đơn báo mất bảo hiểm xã hội để tránh kéo dài thời gian xử lý. Bài viết trên đã hướng dẫn bạn chi tiết cách điền mẫu đơn, hồ sơ kèm theo và thủ tục xin cấp lại sổ. Nếu bạn còn vướng mắc, hãy liên hệ cơ quan BHXH địa phương hoặc đơn vị kế toán chuyên nghiệp để được hỗ trợ.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505).
