Quy trình định danh tổ chức là một phần quan trọng trong việc tuân thủ quy định về quản lý và bảo mật dữ liệu tại Việt Nam. Quy trình này không chỉ giúp tổ chức xác thực thông tin mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch điện tử và thủ tục hành chính online. Dưới đây là ba bước cơ bản trong quy trình định danh tổ chức mà bạn cần nắm rõ.
Bước 1: Định Danh Chủ Doanh Nghiệp (VNeID)
Quá trình đầu tiên trong việc định danh tổ chức là định danh chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện pháp lý của tổ chức. Để làm điều này, bạn sẽ cần phải sử dụng ứng dụng VNeID để thực hiện các quy trình định danh. Cụ thể có hai quy trình định danh:
1.1 Người Việt Nam
1.1.1 Mức độ 1:
Định danh mức độ 1 là bước xác thực thông tin cơ bản của người đại diện pháp lý, chủ doanh nghiệp.
- Quy trình này yêu cầu người đăng ký cung cấp thông tin cá nhân như CMND/CCCD hoặc các giấy tờ chứng minh nhân thân hợp pháp khác.
- Sau khi hoàn tất, người dùng sẽ có thể truy cập các dịch vụ hành chính trực tuyến, đăng ký doanh nghiệp và thực hiện giao dịch điện tử.
1.1.2 Định Danh Mức Độ 2 (Cho Người Việt Nam)
Định danh mức độ 2 là bước xác minh nâng cao, giúp tăng cường bảo mật và xác nhận thông tin quan trọng hơn. Quy trình này yêu cầu xác minh qua các phương tiện như chứng thực chữ ký số hoặc qua các hệ thống liên quan đến ngân hàng, chứng minh tài chính của chủ doanh nghiệp.
- Sau khi định danh, chủ doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản định danh điện tử để thực hiện các giao dịch hành chính và ký hợp đồng trực tuyến.
1.2. Người Nước Ngoài
Đối với các chủ doanh nghiệp là người nước ngoài, quy trình định danh sẽ yêu cầu các giấy tờ tương ứng, ví dụ như hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân khác của quốc gia gốc. Người nước ngoài chỉ cần một bước xác minh duy nhất, chủ yếu dựa trên hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp của quốc gia gốc và các xác thực liên quan từ cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.
1.2.1 Hồ sơ cần chuẩn bị.
- Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử, căn cước điện tử – Mẫu TK01 ban hành theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP.
- Hộ chiếu
- GPKD, email, số điện thoại cá nhân đăng ký chính chủ.
- Các thông tin mà người nước ngoài muốn được tích hợp vào ứng dụng định danh quốc gia.
1.2.2 Quy trình thực hiện
Trực tiếp đến Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an hoặc Công an cấp tỉnh theo giờ hành chính các ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của pháp luật) để nộp hồ sơ đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử.
Bước 1: Lấy số thứ tự để chụp hình
Bước 2: Chụp ảnh chân dung tại nơi tiếp nhận
Bước 3: Khi đến số thứ tự: điền form TK01, nộp các hồ sơ đã chuẩn bị, lấy dấu vân tay sinh trắc học.
Sau khi hệ thống xác nhận, sẽ gửi thông tin tài khoản định danh mức độ 2. Người nộp hồ sơ nhận thông báo qua SMS hoặc email
Quy trình sẽ mất từ 3 đến 7 ngày làm việc.
Bước 2: Định Danh Tổ Chức Trên App VnEID
Đọc thêm: Hướng dẫn định danh cho doanh nghiệp nước ngoài FDI
Bước 3: Ủy Quyền Chức Năng Cho Nhân Viên (Trường hợp người đứng đầu tổ chức không cư trú tại Việt Nam)
Để tránh gặp các bất cập trong quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp (Báo cáo thuế, bảo hiểm xã hội, dịch vụ công…) có thể lập giấy ủy quyền cho một cá nhân khác (nhân viên, dịch vụ kế toán, cá nhân) đang sinh sống tại Việt Nam để đại diện nộp hồ sơ đăng ký định danh tổ chức. Người được ủy quyền phải là người có tài khoản VNeID cá nhân cấp độ 2, đáp ứng điều kiện xác thực qua Căn cước công dân gắn chip hoặc hộ chiếu/thẻ cư trú (nếu là người nước ngoài). Họ được ủy quyền để thay thế Giám đốc thực hiện các thủ tục.
*Lưu ý:
Nếu giám đốc ký giấy ủy quyền ở nước ngoài, văn bản cần được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam về công chứng.
Phương án: Đổi đại trên Giấy phép kinh doanh (ERC) thành cá nhân người Việt Nam Người đại diện pháp luật là người ký các quyết định quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm định danh tổ chức.
Nếu đổi từ giám đốc người nước ngoài sang người Việt Nam, Tổ chức/Doanh nghiệp đang thay đổi chủ thể pháp lý chịu trách nhiệm trước pháp luật
- Người Việt Nam mới sẽ được định danh tổ chức thay cho người nước ngoài.
- Người nước ngoài không còn là người thực hiện định danh tổ chức, nhưng vẫn là cổ đông nếu giữ vốn.
Quy trình thực hiện
Bước 1: Thay đổi người đại diện pháp luật trong giấy đăng ký doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ thay đổi Giám đốc/Người đại diện pháp luật tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký.
- Hồ sơ gồm:
+ Thông báo thay đổi người đại diện pháp luật (mẫu do Sở cung cấp)
+ Quyết định của công ty về việc bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới
+ Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật mới (CMND/CCCD/Hộ chiếu)
Bước 2: Định danh tổ chức.
Sau khi thay đổi đại diện thành công, tiến hành định danh tổ chức theo người đại diện pháp luật mới.
Bước 3: Ủy quyền nếu cần
Nếu người đại diện pháp luật mới muốn ủy quyền cho kế toán hoặc đơn vị hỗ trợ, vẫn thực hiện quy trình ủy quyền trên VNeID như bình thường.
Quy trình ủy quyền kế toán hoặc đơn vị hỗ trợ.
Bước 1. Thêm tài khoản nhân viên vào Tổ chức.
1: Truy cập vào ứng dụng VNeid (tài khoản Giám đốc) vào phần “Định danh tố chức”
2: Truy cập vào tổ chức
3: Vào phần “Thêm thành viên”.
4: Nhấn vào icon thêm thành viên ở góc phải màn hình
5: Nhập thông tin thành viên
6: Chọn phần quản trị:
– Tích chọn vào phần: “Phân quyền thực hiện các dịch vụ trực tuyến”
– Sau đó chọn: Tôi xác nhận thêm thành viên vào trong tổ chức”
Bước 2: Thành biên xác nhận tham gia tổ chức.
1. Thành viên đăng nhập vào ứng dụng VNeid sau đó vào phần “thông báo”
2. Nhấn vào thông báo “Xác nhận tham gia tố chức”
3. Nhấn vào phần “Xác nhận” để tham gia Tổ chức
Bước 3: Phân quyền cho tài khoản Thành viên
1. Giám đốc truy cập vào ứng dụng VNeid.
2. Vào lại phần “ Định danh tố chức” và ấn vào Tổ chức đã phần quyền cho thành viên.
3. Vào phần “Phân quyền thực hiện các giao dịch trực tuyến”
4. “Chọn Thành viên”.
5. Thêm các phân quyền cho thành viên sau đó bấm “Tôi xác nhận phân quyền” và Xác nhận
6. Nhập mã code
Bước 4: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử
1. Thành viên thực hiện truy cập vào trang: Thuedientu.gdt.gov.vn. Chọn Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử. Sau đó chọn Tổ chức đăng nhập
2. Tích vào “Tôi đã đọc và hiểu rõ mục đích” sau đó bấm Xác nhận chia sẽ.
Truy cập vào link: https://ebh.vn/tin-tuc/dang-ky-chu-ky-so-ca-nhan-tren-vneid. Video sẽ hướng dẫn cụ thể về quy trình Ủy Quyền Chức Năng Cho Thành Viên
Quy trình định danh tổ chức qua các bước trên không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định của pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình xử lý các thủ tục hành chính và giao dịch trực tuyến. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng một hệ thống quản lý doanh nghiệp minh bạch và hiệu quả.
Trong các bài viết sau, chúng tôi sẽ đi vào chi tiết từng bước quy trình định danh, cách thức thực hiện cụ thể và những lưu ý cần thiết để doanh nghiệp có thể thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay tới Dịch vụ kế toán Wacontre theo Hotline (028) 3820 1213 hoặc gửi mail qua hòm thư tư vấn info@wacontre.com để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Wacontre luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách nhiệt tình và hiệu quả nhất. (Đối với khách hàng Nhật Bản có thể liên hệ qua Hotline: (050) 5534 5505)
Nhấn đăng ký ngay để nhận mẫu hồ sơ
