新しく設立された企業にとって、労働者のための社会保険の初期申告および登録は非常に重要で義務的なステップです。しかし、書類の準備や法的手続きを行う際に、多くの企業が困難に直面しています。本記事では、現行法に基づいた最新の規定に従い、社会保険の初期登録手続きの詳細な流れをガイドし、企業がスムーズに法令を遵守できるようサポートします。
初回の社会保険登録とは？
初回の社会保険登録の定義
初回の社会保険登録とは、企業が初めて従業員のために義務的な社会保険（BHXH）への加入手続きを行うことを指します。これは、労働および社会保険に関する法律を遵守する重要なステップであり、従業員が年金、病気、出産、労働災害、職業病といった権利を保障されるための基盤となります。
この登録手続きは、1ヶ月以上の労働契約を締結しているすべての組織・企業に義務づけられており、設立初期に登録を怠ると、行政処分の対象となるほか、従業員の権利にも悪影響を及ぼす可能性があります。
初回登録が必要な対象者
以下のような事業者および労働者は、初回の社会保険登録を行う必要があります：
- 労働者を雇用している企業、協同組合、個人事業主、組織
- 1ヶ月以上の労働契約を結んで働くベトナム国籍の労働者
- 有効な労働許可証を持ち、ベトナムで働く外国人労働者
現行の法的根拠
初回社会保険登録は、以下の法律・政令・通達などに基づいて実施されます：
- 2014年 社会保険法（最近の改正を含む）
- 決定595/QĐ-BHXH（社会保険料の徴収手続きに関するガイドライン）
- 政令115/2015/NĐ-CPおよび政令12/2022/NĐ-CP（労働・社会保険に関する行政処分規定）
- 決定888/QĐ-BHXH（申請書類のフォーマットに関する指針）
いつ初回登録を行うべきか？
企業は、従業員と1ヶ月以上の労働契約を結んだ日から30日以内に社会保険に加入しなければなりません。期限内に登録を行わない場合、政令12/2022/NĐ-CPに基づいて行政罰を科される可能性があります。
期限内に初回登録を行うメリット
- 法律を遵守し、罰則を回避できる
- 従業員に安心感と信頼を提供できる
- 企業の信頼性とプロフェッショナリズムを高められる
- 従業員の将来の権利を保障し、リスク時に備えることができる
- 今後の社会保険の定期手続き、修正、退職時の手続きなどの基盤を構築できる
初回の社会保険登録に必要な書類とは？
社会保険登録のために必要な申請様式一覧
企業が初回の社会保険（BHXH）登録を適切に行うためには、社会保険機関（BHXH）によって指定された以下の申請書類を準備する必要があります：
- 様式 TK1-TS：従業員の個人情報申請書
- 様式 TK3-TS：企業情報申請書（事業所の登録情報）
- 様式 D01-TS：社会保険に加入する従業員の名簿
- 様式 D02-TS、D05-TS：労働者の増減など変更がある場合に使用
様式 TK1-TS（個人情報申請書）と記入方法
TK1-TS では、従業員が以下の個人情報を記入します：氏名、性別、生年月日、身分証明書番号（CMND/CCCD）、居住地、社会保険番号（既に取得している場合）。この様式には従業員の署名と、雇用者の確認印が必要です。企業は記入ミスを防ぐために、記入方法をしっかり指導する必要があります。
様式 TK3-TS（雇用者情報申請書）
TK3-TS は、企業が初めて社会保険に登録する際に提出する様式です。内容には、会社名、税コード、事業所住所、業種、法人形態、法定代理人の情報などが含まれます。この様式には法人代表者の署名と会社印（赤印）が必要です。
企業が準備すべき法的書類
上記の様式に加え、企業は以下の法的書類も準備しなければなりません：
- 公証済みの「事業登録証明書」（登記簿謄本）
- 採用決定書または有効な労働契約書
- 代理人が提出する場合は委任状
従業員リスト様式（D01-TS, D02-TS）
D01-TS は、社会保険に加入するすべての従業員の情報を記載した名簿で、氏名、職位、社会保険番号、保険料算定給与、加入開始日などを含みます。
D02-TS は、登録後の労働者の増減などの変更がある場合に使用されます。
これらのリストは明確かつ正確に作成され、企業の代表者の確認印が必要です。
企業における初回の社会保険登録手続き
社会保険初回登録の手順
企業が社会保険（BHXH）に初めて登録する際には、以下の明確な手順に従って手続きを進める必要があります：
- 社会保険機関（BHXH）から指定された様式と法的書類を含む完全な申請書類を準備する。
- 申請書類を電子取引システムまたは事業所所在地の区・郡レベルの社会保険機関に直接提出する。
- BHXHシステムまたは担当者からの通知を通じて処理状況を確認し、不備がある場合は追加提出を行う。
- 承認後、「事業所コード」「社会保険手帳」「健康保険証（BHYT）」を受け取る。
このプロセスを正確に実施することで、企業はリスクを最小限に抑え、時間を節約し、法的義務を効率よく果たすことができます。
電子ポータルによる社会保険登録の方法
現在、電子申請は社会保険機関によって推奨されている一般的な手段です。企業はまずBHXHと電子取引アカウントを登録し、次に以下のようなソフトウェア（EFY-eBHXH、TS24、IVAN、VNPT BHXHなど）を使用して、申請書を作成・電子署名し、オンラインで提出します。
このシステムにより、申請状況の追跡、フィードバックの受信、修正・追加提出が可能です。
電子申請は、印刷費や移動コストの削減、行政手続きの透明性と正確性の向上に役立ちます。
初回登録の期限
ベトナム社会保険法 第99条に基づき、労働契約の発効日から 30日以内 に企業は社会保険への登録を完了する必要があります。
この期限を超えると、違反の程度や労働者数、状況に応じて 500万VND〜7500万VND の行政罰が科される可能性があります。
そのため、企業は最初の労働者を雇用した段階で、速やかに社会保険登録の計画を立てるべきです。
社会保険機関の処理プロセス
申請書を受け取った後、社会保険機関は書類の完全性・正確性を確認します。
不備がない場合、5営業日以内 に承認されます。
不足がある場合、BHXHは補足指示を文書で通知します。企業は電子取引ポータルやメールで連絡を確認し、迅速に対応する必要があります。
この透明な手続きにより、企業は安心して登録作業を進めることができます。
結果の受け取り：社会保険手帳・健康保険証の交付
申請が承認されると、BHXHは以下を5営業日以内に発行します：
- 事業所コード
- 社会保険手帳（Sổ BHXH）
- 健康保険証（Thẻ BHYT）
企業は以下の方法で受け取ることが可能です：
- 電子取引：電子データおよび印刷ファイルの受信
- 郵送：企業の住所宛てに紙書類を送付
- 直接受け取り：電子取引を利用しない場合は、社会保険機関で直接受領
これらの書類を正しく保管・配布することで、労務管理を効率化し、従業員の信頼を高めることができます。
初回の社会保険登録で注意すべきポイント
提出期限を守ることが重要
企業は、労働契約の発効日から 30日以内 に初回の社会保険（BHXH）登録と申請手続きを完了する義務があります。
この期限を過ぎると、政令 12/2022/NĐ-CP に基づき、500万VND〜7500万VND の行政罰が科される可能性があります（違反の程度や労働者数に応じて）。
また、遅延は法的リスクにとどまらず、従業員の医療・出産・労災時の給付権利にも悪影響を与えるおそれがあります。
初回登録でよくあるミス
多くの企業が初回登録時に以下のようなミスをしやすいです：
- 従業員の 社会保険番号（BHXH番号） を誤って記入（特に以前別の職場で加入していた場合）
- 様式 TK1-TS または TK3-TS に必要情報が記入されていない
- 提出先を誤って 省レベルのBHXHに提出（正しくは区・郡レベル）
- 代表者の 印鑑・署名の漏れ
こうした小さなミスでも、書類が拒否され、全体の手続きが遅れる原因になります。
従業員情報の正確な更新
従業員の個人情報（住所、身分証明書番号、給与、職位など）に変更があった場合、企業は 速やかに更新 しなければなりません。
更新には 様式 D07-TS または C13-TS を使用し、BHXHデータベースとの整合性を保ちます。
情報更新が遅れると、従業員が給付を受け取る際に問題が生じる可能性があります。
社会保険番号と事業所コードの違い
- 社会保険番号：各従業員に付与される個別番号で、多くの場合、身分証番号と一致します。
- 事業所コード：企業ごとにBHXHが付与する番号で、申請・報告・照会に使用します。
この2つの番号を混同しないよう注意が必要です。
電子申告システムを活用する
EFY、VNPT、TS24 などの電子申告ソフトを利用することで、次のようなメリットがあります：
- 処理時間の短縮
- 書類管理や進捗確認が容易
- 申請期限のリマインダー機能によるミスの防止
電子化は業務効率化だけでなく、行政手続きの透明性向上にもつながります。
社会保険の初回登録は、企業にとって法的義務であると同時に、従業員への責任を果たす重要なステップです。
正しく・期限内に手続きを行うことで、罰金を回避し、企業の信頼性と専門性を高めることができます。
この記事では、初回登録に必要な概念、書類、手続き、注意点について詳しく解説しました。
ミスや遅延によって企業・従業員双方の不利益が生じる前に、信頼できる外部サービスに相談するのも有効な手段です。
もっと見る: 会社設立後の手続き代行サービス
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