ベトナムにおいて、組織識別プロセスはデータ管理とセキュリティ規定への遵守を確保する上で重要な手続きです。このプロセスは、組織が情報を確認するだけでなく、オンライン行政手続きと電子取引を円滑に進めるための必須条件となります。以下は、組織の識別における3つの基本的なステップです。
ステップ1：法定代表者の個人識別（電子身分証明）
組織識別プロセスの最初のステップは、事業主または組織の法定代表者の個人識別です。このステップでは、電子身分証明アプリケーションを使用して識別手続きを行う必要があります。具体的には、識別手続きは2つのレベルに分かれています。
1.1 ベトナム国籍者の個人識別
1.1.1 レベル1識別：基本情報認証
レベル1識別は、法定代表者の基本的な個人情報を確認するプロセスです。
- この手続きでは、登録者に国民身分証明書または有効な公的身分証明書の提示を求めます。
- 認証完了後、ユーザーはオンライン行政サービスにアクセスでき、企業登録や電子取引の実行が可能になります。
1.1.2 レベル2識別：強化認証
レベル2識別は、セキュリティを強化し、重要情報の真正性を確認するための高度な認証手続きです。このプロセスでは、デジタル署名認証および銀行関連システムを通じて、事業主の財務状況を確認します。
識別完了後、事業主は電子識別アカウントを取得でき、オンラインで行政手続きや契約の電子署名が可能になります。
1.2 外国籍法定代表者の個人識別
外国籍の法定代表者の場合、識別手続きはパスポートまたは母国の有効な身分証明書に基づいて実施されます。外国籍者は単一の認証手続きを行うだけで足り、その後ベトナムの関係機関から公式認証を受けます。
1.2.1 必要書類一覧
- 電子識別アカウント申請書（第69/2024/NĐ-CP法令に基づくTK01様式）
- 有効なパスポートまたは国際旅行書類
- 企業登録証明書、メールアドレス、個人の電話番号
- 外国籍法定代表者が提供する統合情報
1.2.2 申請手続きの流れ
移民管理局または省警察に直接訪問し、電子識別アカウント申請書を提出してください。
ステップ1：写真撮影用番号を取得。
ステップ2：受付で顔写真を撮影。
ステップ3：番号呼び出し後、TK01様式に記入し、準備した書類を提出して指紋採取を行う。
システム確認終了後、レベル2識別アカウント情報がメールまたはショートメッセージで通知されます。
処理期間は3～7営業日となります。
ステップ2：電子身分証明アプリケーションによる組織識別
ステップ3：従業員への権限委譲（法定代表者がベトナム在住でない場合）
組織運営上の問題を回避するため（税務申告、社会保険手続き、公的サービス利用など）、ベトナム国内に在住する別の個人（従業員、会計サービス提供者など）に権限を委譲して、組織識別に関する書類を提出させることが可能です。
権限を委譲された者は、電子身分証明アプリケーションでレベル2認証を完了し、国民身分証明書またはパスポート/一時滞在許可証を通じて認証を受ける必要があります。
注意：法定代表者が海外で委任状に署名する場合、当該文書はベトナムの公証法に基づき、領事認証または領事認証を受けた合法化手続きが必要です。
別の選択肢：企業登録証明書上の法定代表者をベトナム国籍者に変更することです。法定代表者は、組織の識別を含む企業の重要な決定に署名する者です。
法定代表者を外国籍から ベトナム国籍に変更する場合、企業は法的主体を変更することになり、これに伴う法的責任を負います。
- 新たに任命されたベトナム国籍の法定代表者が組織識別を実施します。
- 外国籍の前任法定代表者は組織識別を行いませんが、資本を保有している場合は株主として残ります。
法定代表者変更時の実施手続き
ステップ1：企業登録証明書での法定代表者変更申請
企業の登録地管轄の計画投資局の企業登録課に法定代表者変更申請を提出します。
必要な書類は以下の通りです：
- 法定代表者変更通知（当該部局発行の様式）
- 新法定代表者の任命に関する企業決定書
- 新法定代表者の身分証明書（国民身分証明書、パスポート、または旅行許可証）
ステップ2：新法定代表者による組織識別の実施
法定代表者の変更が完了した後、新たに任命された法定代表者に基づいて組織識別を実施します。
ステップ3：必要に応じた権限委譲
新法定代表者が会計担当者またはサポート部門に権限を委譲したい場合は、電子身分証明アプリケーション上で標準的な委譲手続きを実施します。
会計部門またはサポート部門への権限委譲プロセス
ステップ1：電子身分証明アプリケーション（法定代表者のアカウント）にアクセスし、「組織識別」セクションに移動します。
ステップ2：該当する組織にアクセスします。
ステップ3：「メンバーを追加」セクションに移動します。
ステップ4：画面右上のメンバー追加アイコンをクリックします。
ステップ5：メンバーの情報を入力します。
ステップ6：権限設定セクションで次の操作を実施します。
- 「オンライン取引実行権限の付与」を選択します。
- 続いて「メンバーを組織に追加することを確認する」を選択します。
ステップ2：メンバーによる組織参加確認
ステップ1：メンバーは電子身分証明アプリケーションにログインし、「通知」セクションに移動します。
ステップ2：「組織参加の確認」をクリックします。
ステップ3：「確認」をクリックして組織に参加します。
ステップ3：メンバーアカウントへの権限付与
ステップ1：法定代表者は電子身分証明アプリケーションにアクセスします。
ステップ2：「組織識別」セクションに戻り、メンバーに権限を付与する組織をクリックします。
ステップ3：「オンライン取引実行権限の付与」セクションに移動します。
ステップ4：メンバーを選択します。
ステップ5：メンバーに付与する権限を追加し、「権限を確認する」をクリックして確認します。
ステップ6：認証コードを入力します。
ステップ4：電子税務システムへのログイン
ステップ1：メンバーはウェブサイトThuedientu.gdt.gov.vnにアクセスし、「電子識別アカウントでログイン」を選択してから、組織を選択してログインします。
ステップ2：「目的を理解し、確認しました」のチェックボックスをオンにし、情報共有を確認します。
詳細情報は以下のリンクを参照してください：https://ebh.vn/tin-tuc/dang-ky-chu-ky-so-ca-nhan-tren-vneid
メンバーへの権限付与プロセスの詳細は、以下の動画ガイドでご確認いただけます。
上記の手続きを通じて実施する組織識別プロセスは、ベトナムの法令遵守を確保するだけでなく、行政手続きと電子取引の処理を効率化するのに役立ちます。これは、透明で信頼性の高い企業管理体制を構築するための重要な基盤となります。
今後の記事では、識別プロセスの各ステップについて、具体的な実施方法と企業が迅速かつ正確に手続きを進めるために必要な注意点をより詳しく解説する予定です。
ご不明な点やお困りのことがございましたら、いつでもWacontre会計サービスまでお気軽にお問い合わせください。ホットライン：（028）3820 1213 またはメール：[email protected] にて、迅速かつ丁寧にサポートいたします。経験豊富なスタッフが、お客様のご要望に応じて最適なサービスをご提供いたします。（日本からのお問い合わせはホットライン（050）5534 5505 までお願いいたします。）
