Nội quy công ty là sự cụ thể hóa các quy định chưa được thỏa thuận một cách rõ ràng trong hợp đồng lao động cũng như trong quy định của bộ luật lao động, có giá trị bắt buộc áp dụng đối với người lao động và người sử dụng lao động và khi có tranh chấp lao động xảy ra.
1.Nội quy công ty là gì?
Nội quy công ty là sự cụ thể hóa các quy định chưa được thỏa thuận một cách rõ ràng trong hợp đồng lao động cũng như trong quy định của bộ luật lao động, có giá trị bắt buộc áp dụng đối với người lao động và người sử dụng lao động và khi có tranh chấp lao động xảy ra.
Nội quy công ty (hay còn gọi là nội quy lao động) giúp chuẩn hóa hành vi, ứng xử của cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp; là cơ sở để tiến hành xử lý nếu người lao động không nghiêm chỉnh chấp hành nội quy dẫn đến việc gây ra những thiệt hại cho tổ chức, doanh nghiệp.
Chính vì thế, nội quy công ty có ý nghĩa với cả người lao động và người sử dụng lao động. Nội quy công ty ban hành phải cụ thể, chi tiết và khái quát được tất cả những khả năng vi phạm có thể xảy ra. Bên cạnh đó, người lao động có trách nhiệm phải nghiên cứu kỹ nội quy lao động để tránh việc vi phạm nội quy. Nếu người lao động cảm thấy không hợp lý thì cần phải phản hồi với người sử dụng lao động để có thể xây dựng một bản nội quy công ty phù hợp cho cả người lao động và người sử dụng lao động và mang lại hiệu quả hoạt động cho tổ chức, doanh nghiệp.
Nội quy lao động có thể được soạn một lần và sử dụng không giới hạn thời gian. Chính vì thế, nội quy công ty 2021 sẽ không cần phải thay đổi nếu cả người sử dụng lao động và người lao động không có ý kiến về sự thiếu hợp lý của nội quy.
2.Mục đích của nội quy công ty
Để có thể duy trì kỷ luật trong đơn vị được đảm bảo, doanh nghiệp phải xây dựng nội quy công ty, trong đó phải liệt kê đầy đủ toàn bộ các hành vi vi phạm cùng hình thức xử phạt tương ứng.
Doanh nghiệp chỉ được quyền xử lý kỷ luật nếu họ có hành vi vi phạm được quy định cụ thể trong Nội quy công ty. Trong đó, có ba hình thức xử lý kỷ luật là: khiển trách (bằng miệng và/hoặc văn bản); kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng hoặc cách chức; sa thải.
3.Nội quy công ty có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 119 Bộ Luật lao động năm 2019 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 quy định: Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Để đăng ký nội quy công ty với cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ theo mẫu như sau:
– Mẫu văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động theo quy định đã điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu đơn vị.
– Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
– Biên bản đóng góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại cơ sở.
– Nội quy lao động.
Nội quy công ty 2021 sẽ được đăng ký theo Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019, cụ thể như sau:
– Kể từ ngày ban hành nội quy công ty, trong thời hạn 10 ngày, người sử dụng lao động phải thực hiện nộp hồ sơ đăng ký nội quy công ty.
– Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, nếu nội dung của nội quy công ty có những quy định trái với quy định của pháp luật thì cơ quan chuyên môn sẽ thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung để đăng ký lại.
4.Nội quy công ty gồm những nội dung chính gì?
Nội quy công ty đã không còn xa lạ gì với những người đã và đang làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp kể cả trong nhà nước hay ngoài nhà nước. Giữa các cơ quan nhà nước và các đơn vị tư nhân đều cần có những quy định chung của đơn vị để có sự thống nhất trong toàn đơn vị. Nội dung của nội quy các cơ quan, doanh nghiệp có điểm chung là các nội dung chính của các bản nội quy, thông thường, nội quy trong cơ quan, doanh nghiệp sẽ bao gồm các nội dung chính như sau:
– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi:
+ Thời gian bắt đầu giờ làm việc và thời gian kết thúc ngày ngày làm việc.
+ Thời gian nghỉ trưa trong ngày, thời gian làm việc trong một tuần; các ngày nghỉ lễ, nghỉ tết, nghỉ phép trong năm…
Ví dụ: thời gian làm việc là 8 tiếng một ngày, buổi sáng từ 8h – 12h, buổi chiều từ 12h – 17h, nghỉ trưa 1 tiếng, làm việc 5 ngày/ tuần.
– Trật tự nơi làm việc: Trang phục làm việc, tác phong, nề nếp, đi lại, tuân thủ sự điều động nhân sự của cấp trên…
Ví dụ: Tuân thủ đồng phục theo quy định, tác phong gọn gàng, sạch sẽ, nhanh nhẹn; nhân viên không được làm việc riêng trong giờ làm việc trừ những trường hợp có liên quan đến công việc…
– An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Quy định về những quy tắc bảo hộ trong quá trình thực hiện công việc tránh những tai nạn đáng tiếc xảy ra, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ tại khu vực làm việc…
Ví dụ: Cấm nhân vien mang hung khí sắc nhọn, vật dụng dễ cháy nổ vào công ty; trong giờ làm việc nếu có nhu cầu ra ngoài phải thông báo về thời gian, lý do với cấp trên; không hút thuốc, uống rượu bia, ăn vặt, bài bạc trong khuôn viên công ty.
– Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động. Một số đơn vị sẽ yêu cầu người lao động cam kết về việc bảo mật thông tin của doanh nghiệp để tránh sự trục lợi cá nhân và gây thất thoát kinh tế cho doanh nghiệp…
Ví dụ: Không được mang tài sản của công ty ra ngoài khuôn viên công ty nếu chưa được sự đồng ý của cấp trên; không được tiết lộ bí mật của công ty ra bên ngoài, không được tự ý sử dụng tài sản của cá nhân khác khi chưa được sự đồng ý của chủ sở hữu; nhân viên phải có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản chung của công ty.
– Quy định về các hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động, các hình thức xử lý kỷ luật lao động, các trách nhiệm vật chất như quy định cụ thể về một hành vi nhất định sẽ bị xử lý kỷ luật như thế nào, đánh giá vi phạm, mức độ nghiệm trọng để đưa ra những hình thức xử phạt cho phù hợp.
Hiện nay, pháp luật không có nội dung quy định về mẫu nội quy công ty 2021 cụ thể mà nội dung của nội quy sẽ phụ thuộc vào từng cơ quan, đơn vị và không có nội quy trái với quy định của pháp luật.
5.Có bắt buộc Thông báo về việc thực hiện nội quy công ty?
Việc thông báo về việc thực hiện nội quy công ty là bắt buộc để toàn thể nhân viên, người lao động… trong công ty hiểu quy định và thực hiện đúng theo quy định, việc thông báo có thể thực hiện bằng hình thức gửi thông báo trực tiếp đến người lao động, gửi qua email hoặc dán trực tiếp tại nơi hoạt động kinh doanh (nơi làm việc).
6.Mẫu nội quy công ty mới nhất 2021
Nội quy công ty phụ thuộc theo ý chí của người sử dụng lao động và có sự đồng ý, đóng góp của đại diện tập thể người lao động và người lao động. Nội quy công ty 2021 thông thường vẫn giữ nguyên những nội dung chính như đã nêu ở trên và có sự khác biệt giữa các đơn vị, doanh nghiệp khác nhau.
+ Mẫu nội quy nội bộ công ty
Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi
1/ Thời giờ làm việc:
– Thời gian làm việc trong tuần:
+ Số giờ: 40 giờ/tuần
+ Số ngày: 05 ngày
+ Ngày cụ thể: Từ thứ Hai đến thứ Sáu
– Thời gian làm việc trong ngày:
+ Số giờ: 08 giờ/ngày
+ Sáng: Từ 8:30 đến 12:00
+ Chiều: Từ 13:00 đến 17:30
2/ Thời giờ nghỉ ngơi:
– Nghỉ trưa: Từ 12:00 đến 13:00
– Nghỉ hàng tuần: Thứ Bảy và Chủ nhật.
Thời gian làm việc có thể được điều chỉnh dựa trên yêu cầu công việc hoặc điều kiện thực tế. Việc điều chỉnh sẽ được thông báo trước tới người lao động.
Trường hợp do tính chất công việc phải làm việc trong những ngày nghỉ tuần và giờ nghỉ thì sẽ được bố trí nghỉ luân phiên vào thời gian thích hợp.
Nghỉ ngày lễ
Người lao động được nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương 10 ngày lễ trong năm, cụ thể:
+ Tết Dương lịch: 01 ngày (ngày 01/01 dương lịch)
+ Tết Nguyên đán: 05 ngày (ngày 01/01 âm lịch)
+ Giỗ Tổ Hùng Vương: 01 ngày (mùng 10/3 âm lịch)
+ Ngày Chiến thắng: 01 ngày (30/4 dương lịch)
+ Ngày Quốc tế Lao động: 01 ngày (01/5 dương lịch)
+ Ngày Quốc Khánh: 01 ngày (02/9 dương lịch).
Nếu những ngày nghỉ trên trùng vào ngày nghỉ hàng tuần thì người lao động được nghỉ bù vào ngày tiếp theo hoặc theo sự sắp xếp của Giám đốc Công ty.
Nghỉ phép năm
1/ Người lao động có đủ 12 tháng làm việc tại công ty thì được nghỉ 12 ngày phép năm hưởng nguyên lương.
2/ Đối với trường hợp làm không đủ năm (làm việc dưới 12 tháng):
Lấy số ngày nghỉ hàng năm cộng với số ngày được nghỉ tăng thêm theo thâm niên (nếu có), chia cho 12 tháng, nhân với số tháng làm việc thực tế trong năm để tính thành số ngày được nghỉ hàng năm.
Kết quả phép tính lấy tròn số hàng đơn vị, nếu phần thập phân lớn hơn hoặc bằng 0,5 thì làm tròn lên 01 đơn vị.
3/ Cứ 05 năm làm việc tại công ty thì số ngày nghỉ hàng năm được tăng thêm 01 ngày.
4/ Lịch nghỉ phép hàng năm:
– Mỗi tháng người lao động được nghỉ 01 ngày, nếu không nghỉ thì ngày phép đó sẽ cộng dồn vào những tháng sau. Nhân viên cũng có thể sử dụng một lần phép năm nếu không ảnh hưởng đến công việc.
– Khi người lao động muốn nghỉ phép phải làm đơn xin phép và được sự đồng ý của người quản lý trực tiếp hoặc Giám đốc. Nếu có bất kỳ thay đổi nào ảnh hưởng đến lịch nghỉ phép, người lao động phải thông báo ngay cho người quản lý trực tiếp hoặc Giám đốc. Bất kỳ sự thay đổi nào về số ngày phép đã được chấp thuận trước đó sẽ phải tuân thủ theo trình tự nộp đơn xin nghỉ phép/duyệt phép giống như lần xin phép ban đầu.
– Trong các trường hợp nghỉ từ 05 ngày trở lên thì phải làm đơn xin phép trước 02 tuần.
– Trường hợp khẩn cấp, xin nghỉ trong ngày, người lao động có thể thông báo bằng điện thoại cho cấp trên của mình trước 8 giờ sáng hôm đó.
5/ Khi nghỉ hàng năm, nếu người lao động đi bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hàng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm.
6/ Cách giải quyết số ngày phép chưa nghỉ hết trong năm:
– Trường hợp chưa sử dụng hết thì những ngày nghỉ này sẽ được chuyển sang cho năm kế tiếp. Tuy nhiên người lao động phải nghỉ hết ngày phép của mình trước Quý I của năm sau, tức là trước ngày 30 tháng 3 năm sau.
– Người lao động do thôi việc, bị mất việc làm hoặc vì các lý do khác mà chưa nghỉ hàng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hàng năm thì được thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ.
+ Mẫu nội quy công ty sản xuất
Công ty sản xuất thường là những công ty có quy mô nhân sự lớn bởi số lượng công nhân phục vụ cho dây chuyền sản xuất thường rất nhiều. Chính vì thế, việc ban hành nội quy để thống nhất về thời gian làm việc, trang phục, tác phong của người lao động là rất cần thiết. Do có nhiều nhân sự, việc quản lý cũng không hề đơn giản nên việc ban hành nội quy quy định rõ về hành vi vi phạm và hình thức xử lý sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình và nhanh chóng giải quyết các trường hợp vi phạm.
+ Mẫu nội quy công ty thương mại
Công ty thương mại thường sẽ cung cấp các dịch vụ đến người tiêu dùng, xây dựng nội quy, quy chế làm việc khoa học, nghiêm túc sẽ giúp công ty tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và từ đó nâng cao hiệu quả công việc của công ty trong lĩnh vực kinh doanh.
